De (weerbarstige) praktijk
De passieve acquisitie met behulp van de opgestelde criteria en het stroomschema
werkt goed. Het overgrote merendeel van het hetgeen momenteel aan Rijckheyt
wordt aangeboden kan vrijwel direct (aan de balie) op waarde worden geschat. Een
beargumenteerd oordeel inzake de wenselijkheid om iets als schenking te accepteren
c.q. een bruikleenovereenkomst aan te gaan is relatief snel geveld. In enkele gevallen
blijkt het model te rechtlijnig te zijn en houdt het met enkele bijzondere omstandig
heden onvoldoende rekening. We nemen in die gevallen dan uiteraard ook de vrij
heid om af te wijken van richtlijnen.
Het opgestelde instrumentarium wordt tevens in de praktijk gebracht om archieven
(en ook documentaire collecties) opnieuw te waarderen. In enkele gevallen is
gebleken dat er archieven zijn opgenomen die ver buiten de opgestelde criteria vallen.
Dat kan aanleiding zijn tot afstoting (dequisitie). In dat geval zoekt Rijckheyt altijd
eerst naar een nieuwe bestemming voor het archief. Als collega-instellingen geen
interesse hebben, wordt er contact opgenomen met de bruikleengever, de schenker
of de rechtsopvolgers daarvan. Wanneer ook deze geen interesse hebben in terug
name van het archief, dan wordt het vernietigd.
Dit afstotingstraject doorlopen we zeer zorgvuldig. Zelfs dan liggen hier aanzienlijke
risico's op de loer, zoals Rijckheyt zelf helaas moest ondervinden. Bij de toepassing
van de nieuwe instrumenten voor het acquisitiebeleid selecteerden wij enkele jaren
geleden een aantal archieven die op basis van de regionale spreiding niet tot het
acquisitieprofiel van Rijckheyt behoorden. Twee van deze archieven zijn door een
andere archiefinstelling overgenomen en twee zijn teruggegeven aan de eigenaar.
Voor vijf archieven bleek in het voortraject geen interesse te bestaan bij andere instel
lingen, noch bij de eigenaar of rechtsopvolger. Pas nadat deze waren vernietigd, bleek
er toch een instelling in geïnteresseerd te zijn.
Op basis van dit bijzonder onfortuinlijke voorval is besloten het traject van afstoting
nauwkeuriger te documenteren waarbij ook de gevallen waarbij een instelling,
eigenaar en/ of opvolger het beheer van het archief weigert, worden vastgelegd en
bewaard.
De actieve acquisitie is in de praktijk een ander verhaal. Met name de realisatie van
het register waarin de getallen per categorie en archiefvormer zijn opgenomen,
blijkt te arbeidsintensief te zijn. Met name het voorbereiden en uitvoeren van een
risicoanalyse is te arbeidsintensief. Momenteel wordt gezocht naar oplossingen om
het proces van waardering wat minder arbeidsintensief te laten verlopen. Dat wordt
onder andere gedaan door het weglaten van de risicoanalyse en het niet nader
inventariseren van concrete archiefvormers in een categorie die in de generieke
weegfactor relatief laag scoort.
Aansluiten bij selectie en vernietiging
Een streven van het acquisitiebeleid is om de selectie en het vernietigingsregime van
overheidsarchieven enerzijds en de acquisitie van particuliere archieven anderzijds
beter in balans en meer in samenhang te brengen. Dat zou kunnen betekenen dat er
op basis van de inhoud van te verwerven particuliere archieven bepaalde
permanent te bewaren archiefbescheiden uit het overheidsarchief wél voor vernieti
ging in aanmerking komen. In de praktijk komt dat echter niet van de grond, het
blijkt eerder andersom te werken. Particuliere archieven worden verworven daar
waar de overheidsarchieven hiaten vertonen.
Er zijn twee gevallen waarin door verschillende omstandigheden de overheids
archieven grote hiaten blijken te vertonen. In de eerste plaats betreft dat het archief
van de gemeente Heerlen over de periode 1982 - 1991 en 1992- 2001. De omvang
van beide blokken archief is beneden de verwachting. Diverse reorganisaties en
bezuinigingen op dossierbeheer zullen zeker bijgedragen hebben aan de hiaten in het
archief maar wellicht dat er nog meer redenen zijn. Op basis van de bestaande dos
sierinventaris wordt momenteel een analyse gemaakt op welke taken en terreinen de
grootste hiaten zijn. Wanneer dit bekend is, gaat Rijckheyt actief op zoek naar parti
culiere bedrijven, verenigingen, stichtingen en/of personen die zich op het gebied
van de ontbrekende taak terrein hebben begeven.
Een tweede geval betreft de gemeente Voerendaal. Op 8 december 2010 verwoestte
een felle brand in korte tijd het gemeentehuis. In die brand ging veel archief verloren:
alle dossiers die op de werkvloer en in de paternoster werden bewaard en de registers
van de burgerlijke stand die in een brandkast werden beheerd zijn in vlammen
opgegaan. Archiefbescheiden die in de archiefruimte werden beheerd hebben de
brand wel doorstaan, maar bevinden zich momenteel nog in diepgevroren toestand
nadat de ruimte vol met bluswater is gelopen. Samengevat komt het erop neer dat
vrijwel alle archief dat jonger is dan ca. 6 jaar verloren is gegaan. In 2011, het eerste
jaar na de brand, zijn veel archieven gereconstrueerd op basis van gegevens, kopieën
en afschriften van andere instellingen, bedrijven en personen. Toch zal een aanzien
lijk deel niet meer gereconstrueerd kunnen worden en zal er een hiaat blijven in
het archiefblok 2001 - 2010. Ook hier zullen we op basis van een soortgelijke analyse
als in het geval van het Heerlense archiefblok, kunnen vaststellen waar de hiaten in
het archief zitten. Vervolgens zal ook hier op de grootste hiaten in dat archief actief
naar archiefvormers gezocht gaan worden om dat hiaat vervolgens zoveel mogelijk te
overbruggen.
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
56
GEERT LUYKX EN MARGREET WINDHORST MET VOORBEDACHTEN RADE
57
