Deze nieuwe rol vraagt een flinke tijdsinvestering van de digitale archivaris.
Die investering valt niet alleen te verantwoorden vanuit naadloze en efficiënte
archiveringsstrategieën records continuum')De kennis die de archivaris opdoet
bij het aansturen van het archiefvormingsproces komt goed van pas bij het
bouwen en het beheren van een digitaal archiveringssysteem zoals een digitaal
depot. Hierdoor heeft de digitale archivaris meteen ook zicht op de verschillende
soorten digitale archieven die op termijn in het digitale archief moeten worden
opgenomen.
Besluit
De digitale archivaris is duidelijk niet alleen een gebruiker van de digitale
snelweg, maar tekent als architect ook mee de aanleg en de inrichting. Hij doet
dit niet alleen voor zijn eigen archiveringssysteem, maar ook voor archiefvormen
de bedrijfsapplicaties. Dit laatste is niet alleen een voorwaarde voor een efficiënt
digitaal archiveringsverhaal, maar is ook een voorbeeld van de wijze waarop de
digitale archivaris een toegevoegde waarde aan de informatiemaatschappij kan
leveren. Dit valt samen met de nieuwe verantwoordelijkheden en rollen die de
digitale archivaris binnen het archief en zijn bredere organisatie opneemt.
De digitale archivaris is en blijft in de eerste plaats archivaris. Archiveren blijft
zijn primaire functie, alleen betreft het nu digitale archiefdocumenten. De digi
tale archivaris moet hiervoor over enkele specifieke ICT-gerelateerde competenties
beschikken zonder hiervoor een volwaardige ICT'-er te moeten worden. Zijn com
petenties bevinden zich op de kruising tussen de archiefwetenschap en de ICT.
Als ontwerper van het archiveringsysteem beschikt de digitale archivaris onder
meer over de competenties om:
het management, de proceseigenaren en ICT te sensibiliseren voor de
uitdagingen inzake digitaal documentbeheer en digitale archivering
de proceseigenaren te adviseren bij de inrichting en de optimalisering van
hun archiefvormende- en archiefbeherende applicaties
deze applicaties te inspecteren en de risico's te identificeren
een business en functionele analyse voor een archiveringssysteem te maken
een duurzame informatiearchitectuur voor het archiveringssysteem te
ontwerpen
de metadata van of over analoge en digitale archieven te structureren en
te modelleren
de digitale archiefdocumenten en hun essentiële eigenschappen te
identificeren
De evolutie van archivaris tot digitale informatiearchitect is geen keuze, maar is
een must willen archivarissen blijven instaan voor de duurzame bewaring van
authentieke informatie. Dat die informatie voortaan meer en meer digitaal is,
mag geen excuus zijn om de taken die digitaal documentbeheer en digitale archi
vering met zich mee brengen, uit te besteden. Anders bestaat het risico dat de pro
fessie van archivaris plaats moet ruimen van dat van (analoge) erfgoedbeheerder,
of erger nog, dat archivarissen geleidelijk aan hun bestaansrecht verliezen.
FILIP BOUDREZ EEN INFORMATIE ARCH ITECT MET DIGITALE KENNIS VAN ZAKEN: DE ARCHIVARIS ANNO 2010
69