digitaal archief document fixeren of migreren? enz.) worden vanuit deze invals
hoek benaderd.
De praktijkervaring van enkele archieven die de voorbije jaren een digitaal depot
ontwikkelden (Stadsarchief Antwerpen, Gemeentearchief Rotterdam) leert ook
dat het herdenken van archiveringsoplossingen voor de nieuwe digitale context
rechtstreekse gevolgen heeft voor het analoog archiefbeheer. Een aantal best prac
tices uit de digitale wereld blijkt meer dan interessant om door te voeren voor het
analoog archiefbeheer. Concrete voorbeelden hiervan zijn: het ondersteunen van
het concept dat één en hetzelfde archiefdocument meerdere representaties kan
hebben, het maximaal scheiden van het intellectueel en het logistiek archief
beheer, het toepassen van een gelaagd metadatamodel, het hergebruik van meta
data, enz. Die concepten zijn meer dan de moeite waard om ook toe te passen
voor analoge archiefdocumenten. Voor een efficiënt archiefbeheer binnen dezelf
de archiefinstelling of archiefdienst is het zelfs aangewezen om de verschillende
soorten archieven op dezelfde wijze en binnen hetzelfde archiveringssysteem te
organiseren. Digitale archivering wordt op die manier de trekker of de motor van
een vernieuwd archiefbeheer, waarbij geen onderscheid tussen analoge en digitale
archieven wordt gemaakt.
In de praktijk komt dit in grote mate neer op een verregaande automatisering van
het archiefbeheer, inclusief de analoge archieven. Van de digitale archivaris mag
worden verwacht dat hij mee de bezieler is van deze operatie. Een concrete taak
hierbij is opnieuw die van informatiearchitect. De digitale archivaris levert vanuit
zijn expertise de bouwstenen voor de informatiearchitectuur van het geïntegreerd
archiefbeheer waarbinnen de metadata van zowel de analoge als de digitale
archieven hun plaats hebben. Een andere taak is het modelleren van het archief
beheer en de archiefbewerkingen. Automatisering vraagt voorafgaand een gede
tailleerde tekening van de archiefprocessen. Veelal blijkt op dat moment dat voor
veel activiteiten geen of parallelle procedures te bestaan. Geen van beide situaties
is wenselijk, zodat het nodig is om één procedure uit te tekenen en te consolide
ren. Hier gaat echter wat tijd over want dit houdt een wijziging in de organisatie
van de werkzaamheden in. Voor veel archieven is dit een nieuw gegeven, maar zo
nieuw is dit helemaal niet. Het vernieuwen van de bedrijfsprocessen ('business
process reengineering') gebeurt al vele jaren binnen andere sectoren. In dit opzicht
biedt digitale archivering een prima opportuniteit om de archiefwerkzaamheden
efficiënter te organiseren en te automatiseren.
Aansturing van de archiefvorming
Binnen zijn eigen archiefinstelling of archiefdienst is de digitale archivaris de drij
vende motor achter het geïntegreerd archiefbeheer. Dit is echter niet de enige
nieuwe rol die de digitale archivaris best opneemt. Zijn expertise op het vlak van
digitale archivering stelt de digitale archivaris idealiter ook beschikbaar voor
archiefvormers. Digitale archivering is niet alleen een organisatiebreed probleem,
algemeen wordt aangenomen dat efficiënte digitale archivering pas mogelijk is
wanneer nog voor de implementatie van nieuwe automatiseringssystemen al met
archivering rekening wordt gehouden.
67
FILIP BOUDREZ EEN INFORMATIE ARCH ITECT MET DIGITALE KENNIS VAN ZAKEN: DE ARCHIVARIS ANNO 2010
