Babelse spraakverwarring geleid. Begrippen als 'archiveren' en 'metadata' hebben
binnen de archivistiek en de ICT verschillende betekenissen. Het is niet alleen
belangrijk om te weten welke betekenis de gesprekspartner aan bepaalde begrip
pen geeft, soms is het ook aangewezen om duidelijke terminologische afspraken
te maken.
Archiveren als primair proces
Bij het bouwen en het richten van archiveringsoplossingen is het belangrijk dat
de digitale archivaris de processen digitaal documentbeheer en digitale archive
ring aanstuurt, en dit bijvoorbeeld niet aan anderen binnen de organisatie over
laat. Er zijn natuurlijk raakvlakken met andere beleidsdomeinen zoals
organisatiekunde en ICT, maar archiveren blijft het primaire proces, ook al
betreft het gedigitaliseerde werkprocessen en digitale archiefdocumenten.
Fixeren van documenten, registreren van metadata, waarderen, selecteren,
dossiervorming en contextualiseren van archiefdocumenten blijven de voor
naamste taken van het archiveringssysteem. De archiefwetenschap blijft het
kader waarbinnen het digitale spook aan banden wordt gelegd.
De confrontatie met digitale archiefvorming leidt niet tot het herdenken of her
formuleren van de uitgangspunten van het archivistisch vakgebied, wel integen
deel. De basisprincipes van de archiefwetenschap blijven leidend bij het uitwerken
van strategieën voor digitale archivering. Alleen moeten die basisprincipes in een
andere context worden toegepast. Die gewijzigde context vraagt dat de praktische
toepassing van deze principes op een andere wijze dan in de analoge wereld
gebeurt. Het doel blijft hetzelfde, alleen zullen de methoden verschillen. Dit bete
kent dat de digitale archivaris niet zomaar kan terugvallen op de vaste werkwijzen
en handelingen uit de analoge wereld. De analoge methoden zijn niet zonder
meer overzetbaar naar de digitale wereld en/of zouden niet hetzelfde doel berei
ken. In de plaats daarvan moet de digitale archivaris terugkeren naar de principes
en uitgangspunten van de archivistiek en de ratio die er de basis van vormt. Pas
wanneer de archivaris dit kader ten volle begrijpt, kan hij in de digitale wereld
methoden kiezen die hetzelfde doel bereiken. Digitaal archiveren is in dit opzicht
echt een 'back to basics'. Oplossingen voor analoge en digitale archivering
hebben finaal dezelfde doelstelling ("ongeacht hun vorm"), maar de wijze waarop
de oplossingen in de praktijk worden gebracht zal grondig verschillen.
Binnen het archivistische denkkader nemen de definitie van archief en de ken
merken van een archiefdocument een centrale plaats in. Een correcte toepassing
van deze begrippen is een essentiële stap in het uitdenken van archiverings
oplossingen voor digitaal archief. De functie van de archiefdocumenten moti
veert waarom de archivering noodzakelijk is. Eens deze vraag is beantwoord,
vloeit de identificatie van de archiefdocumenten en hun metadata hieruit voort.
Voor beide vragen is er geen onderscheid tussen papieren en digitaal archief.
Het beantwoorden van beide vragen biedt in de digitale wereld wel het voordeel
dat de archiveringsproblematiek tot zijn essentie wordt herleid. Niet alleen is
hiermee meteen de klassieke selectievraag grotendeels beantwoord, ook nieuwe
vragen inzake de 'capture' van de digitale archiefdocumenten (Wanneer het
archiefdocument en zijn metadata vastleggen? Welke componenten van het
66
PROFESSIE