Met digitale kennis van zaken
Digitale en gedigitaliseerde archiefdocumenten zijn digitaal en zijn bestemd om
een digitaal leven te leiden. Het is evident dat de aard van het materiaal bij het
uittekenen en het uitwerken van digitale archiveringsoplossingen afdoende ver
trouwdheid en kennis van ICT vraagt. Het is echter de vraag over welke ICT-
kennis het gaat en hoe de digitale archivaris zich opstelt ten aanzien van
professionele ICT'-ers.
Van de digitale archivaris wordt algemeen verwacht dat hij over afdoende ICT-
kennis beschikt. Met ICT-kennis worden doorgaans organisatienormen (ISO-
15489, NEN-2082, enz.) en technische standaarden (XML, ODF, enz.) bedoeld4.
Die normen en standaarden worden voor het werkcomfort van de digitale archi
varis veelal vertaald in praktijkgerichte checklists, vragenlijsten en functionele
vereisten5. Deze werkinstrumenten kunnen bij het inrichten en het beoordelen
van archiveringssystemen worden gebruikt.
De normen, standaarden en hun afgeleide werkinstrumenten zijn heel waardevol,
maar blijken nog te weinig resultaten in de praktijk op te leveren. De redenen
hiervoor zijn heel divers en variëren van implementaties zonder betrokkenheid
van de archivaris tot een geringe toepasbaarheid van de normen. In ieder geval
blijkt een vertaling van de achterliggende concepten en uitgangspunten vanuit de
theorie naar de praktijk lang niet altijd mee te vallen. Een theoretische kennis van
de normen en standaarden alleen is onvoldoende.
Aangezien alles staat of valt met de praktische implementatie, is een grote ver
trouwdheid met de digitale praktijk heel belangrijk. Concreet gaat het dan om de
informatiearchitectuur en de werking van applicaties. De digitale archivaris weet
hoe de digitale informatie wordt opgeslagen, gestructureerd en beheerd. De digi
tale archivaris laat zich niet alleen leiden tot gebruikersschermen en heeft geen
schrik om onder de motorkap van applicaties te kijken. Pas wanneer hij begrijpt
hoe ICT-systemen achter de schermen werken, kan de digitale archivaris de func
tionaliteiten ten volle begrijpen en de risico's inschatten. Dit is belangrijk voor
zowel de adviserende als de inspecterende archivaris. De adviserende archivaris
moet in staat zijn om de vereisten voor digitaal documentbeheer en digitale archi
vering concreet te vertalen naar functionele vereisten die gemakkelijk begrijpbaar
zijn voor proceseigenaren en ICT-'ers. Van de inspecterende archivaris mag ver
wacht worden dat hij de risico's kent en deze op een efficiënte wijze binnen con
crete implementaties kan identificeren.
Het bovenstaande vraagt van de digitale archivaris een duik in het ICT-bad.
Archivarissen zijn doorgaans geen informatici en mede uit koudwatervrees wordt
digitale archivering dikwijls intern of extern uitbesteed. Nochtans zijn archivaris
sen de informatieprofessionals die in staat moeten zijn om de conformiteit op de
kaders te inspecteren of de archivering van de archiefwaardige digitale informatie
te regelen. De digitale archivaris is in staat om de functionele vereisten van duur
zame digitaal documentbeheer en digitale archivering heel helder en duidelijk te
PROFESSIE
4 Zie bijvoorbeeld de oproep van Karei Veile uit 2002: "Er zijn in België nog te weinig archivarissen met een gron
dige kennis van ICT. De groep collega's die zich uitsluitend inlaten met het bestuderen van richtlijnen en standaar
den voor elektronisch archiefbeheer is nog te beperkt. De digitale archivering moet een belangrijk aandachtspunt
64
