toon verschoven van het document naar zijn metadata en zijn beheersomgeving.
De (mate van) authenticiteit en de betrouwbaarheid van digitale archiefdocu
menten kan niet meer uit het archiefdocument zelf of uit zijn fysieke plaats
worden afgeleid. Zijn metadata en zijn aantoonbaar onafgebroken beheer in goed
ingerichte archiveringssystemen (RMA, digitaal depot) moeten de geloofwaardig
heid van de digitale archiefdocumenten onderbouwen.
In tegenstelling tot de archivering van analoge archiefdocumenten vraagt digitale
archivering een heel actief preserveringsbeleid. Digitale archivering gaat niet uit
van het ongewijzigd preserveren van de 'originelen', maar digitale archiefdocu
menten zijn herhaaldelijk het onderwerp van preserveringsacties om de leesbaar
heid te garanderen. Op zich is dit geen volledig nieuw gegeven. Ook analoge
archiefdocumenten zijn wel eens het onderwerp van conserverings- en restaura
tieoperaties, alleen zullen in de digitale wereld preserveringsacties als conversies
en migraties met een hogere frequentie én voor alle objecten worden uitgevoerd.
Deze preserveringsacties kunnen een grote impact op de archiefdocumenten
hebben en zijn een risicomoment3. Het spreekt voor zich dat deze preserverings
acties opnieuw in de metadata van de archiefdocumenten worden gedocumen
teerd. Dit verklaart mede waarom het beschrijven van archieven voor digitale
archief documenten nog meer een incremented proces is dan voor analoge
archieven.
Daarnaast moet het digitale archiveringsbeleid niet alleen actief, maar bij voor
keur ook heel proactief zijn. Een efficiënte digitale archiveringsstrategie start
idealiter al vanaf het ontstaan van het digitaal archief. Immers, digitale archief
vorming kan veel verschillende gedaanten aannemen en digitale informatie kan
een heel vluchtig bestaan leiden. Dit vraagt van archivarissen een actieve betrok
kenheid bij het proces van archiefvorming, maar betekent ook dat heel vroeg in
de levenscyclus van archiefdocumenten fundamentele keuzes worden gemaakt.
Opnieuw geldt dit niet exclusief voor digitale archiefdocumenten. Ook voor
analoge archiefdocumenten is het aangewezen om bijvoorbeeld waardering en
selectie zo vroeg mogelijk vast te leggen, alleen is dit in de digitale wereld een
must om op termijn nog authentieke archiefdocumenten te kunnen archiveren.
Nieuw is wel dat de waardering al is vastgesteld nog voor dat een nieuwe bedrijfs-
applicatie in gebruik wordt genomen of een werkproces wordt gedigitaliseerd. Met
andere woorden nog voor de eerste digitale archiefdocumenten zijn aangemaakt,
is best de archivering ervan al geregeld. Dit is zeker van belang voor die bedrijfs-
applicaties waarbinnen de archiefdocumenten en hun metadata een vluchtig
bestaan leiden. Archiefwaardering en -selectie dienen dan proactief te gebeuren.
Aangezien er in de meeste gevallen nog geen digitale documenten aangemaakt
zijn, gebeuren archiefwaardering- en selectie grotendeels op basis van een functio
nele analyse. Voorwerp van die analyse is hoofdzakelijk de ontstaans- en de
beheerscontext van de archiefdocumenten. Bruikbare bronnen voor die analyse
zijn de business en technische analyses die tijdens de analysefase van het ICT-
project worden vastgesteld. Op die manier krijgen we in het digitale tijdperk
een archiefwaardering die grotendeels op de archieffuncties van de informatie
is gebaseerd.
63
FILIP BOUDREZ EEN INFORMATIEARCHITECT MET DIGITALE KENNIS VAN ZAKEN: DE ARCHIVARIS ANNO 2010
3 D. Bearman Moments of Risk: Identifying Threats to Electronic Records, Archivaria 62.