Gevraagd naar sancties voor instellingen die niet voldoen aan de eisen die de wet
gever aan archiefbeheer stelt, gaven de respondenten vooral de voorkeur aan
bestuursdwang, het afnemen van de status van gecertificeerde instelling en het
onthouden van een positieve accountantsverklaring. Van alle in de vragenlijst
aangesneden onderwerpen vonden de respondenten de vormgeving van de
(toezichts-) relatie tussen administratie en erfgoed het belangrijkst. Op de
tweede plaats kwam de invulling van de overheidsverantwoordelijkheid voor
overheidsarchieven.
Open discussies
In januari 2009 kregen de leden van BRAIN en KVAN de gelegenheid met elkaar
en met hun besturen in discussie te gaan over de meest zwaarwegende en weer
barstige vraagstukken die de peiling aan het licht had gebracht. Zo'n zestig KVAN-
leden en dertig BRAIN-leden namen de gelegenheid te baat om hun besturen van
input te voorzien.
Naar één (systeem)verantwoordelijke minister
Over de wens de (systeem)verantwoordelijkheid voor archieven bij één minister
te beleggen, hoefde niet veel gediscussieerd te worden. Het records continuum is
een feit, dus vond men het tamelijk onzinnig om de verantwoordelijkheden nog
langs de lijnen van het levensloopconcept te organiseren. Ingewikkelder en verhit
ter werd de discussie over de toedeling van die verantwoordelijkheid. Bezien
vanuit de huidige organisatie van de rijksoverheid vond men het voor de hand
liggen om de minister van BZK te belasten met de (systeem)verantwoordelijkheid
voor archieven. Het culturele belang legt politiek en bestuurlijk te weinig gewicht
in de schaal om het archiefbeleid goed op de kaart te zetten en te houden.
Bovendien vraagt digitale archiefvorming om sterke sturing op het ontwerp van
ketens, processen en informatiesystemen. Die sturing kan OCW niet geven. BZK
is in beginsel wel in die positie. Toch was geen van de aanwezigen onverdeeld
gelukkig met de keuze voor BZK. Niet alleen vond men dat BZK tot dusver weinig
blijk gegeven heeft van inzicht in en verantwoordelijkheidsbesef voor het totaal
van de overheidsinformatievoorziening; ook vreesde men voor veronachtzaming
van het culturele belang onder de regie van BZK. De aanwezigen droomden eigen
lijk van een ministerie van Informatie, waar de verantwoordelijkheid over de volle
breedte van Archiefwet, WOB, Wbp en overheidsvoorlichting berust. Dat zou ook
de ontwikkeling van de kenniseconomie recht doen en ten goede komen,
meenden velen.
Naar een drastische hervorming van het toezicht
De vormgeving van het toezicht op de kwaliteit van de archiefvorming bij de
overheid kwam uit de ledenraadpleging naar voren als belangrijkste vraagstuk
voor de komende jaren. Daarover werd dan ook uitgebreid gediscussieerd. De
archiefinspecteurs waren opvallend goed vertegenwoordigd tijdens de discussie
bijeenkomsten. De toezichtsfunctie staat onder druk. Veel gemeenten hebben
onvoldoende capaciteit voor de inspectiefunctie. De positie van de provinciale
archiefinspectie is onzeker sinds de commissie Doorlichting Interbestuurlijke
MARGREET WINDHORST BRANCHE EN PROFESSIE: SAMEN STERK
271