communicatie, inbedding (onder andere functieprofielen), organisatie training, middelen/tijd, planning verplichting vrijstelling Om een programma als dit te laten slagen is de rol van het management essen tieel. Als het management er niet achter staat, zal de aandacht snel verslappen, en erger zal de neiging om hieraan niet mee te doen of excuses te verzinnen snel de overhand krijgen. Dat fenomeen doet zich, zoals al even kort aangestipt, ook voor indien de leiding zich er wel sterk voor maakt. Medewerkers ervaren het feit dat ze op training moeten in de regel als een vervelende onderbreking van hun dagelijkse werk en zien het niet als een prioriteit of een waardevolle aanvulling van hun kennis en vaardigheden. Dat is zeker het geval als bijscholing niet inge bakken zit in de organisatiecultuur. Het opzetten van een effectief trainingspro gramma vraagt dus ook aandacht voor de cultuur van niet alleen de medewerkers zelf, maar ook van het management. Belangrijke aspecten daarin zijn dat het management regelmatig laat blijken dat het training belangrijk vindt en ook laat zien dat het voor zichzelf geldt. Door het goede voorbeeld te geven en ervaringen daarin te delen, wordt het mogelijke ontwijkgedrag van medewerkers ondermijnd. Deelname wordt ook bevorderd door positieve berichten over de training zelf. Indien de kwaliteit van de cursus goed is, zal dit gaan rondzingen in de organisa tie (net als trouwens, het tegenovergestelde, met alle negatieve gevolgen van dien...), maakt het mensen nieuwsgierig en wil men erbij horen. Communicatie is een belangrijk aspect in het realiseren van het programma. Het is zaak dat mensen voordurend op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en zich betrokken voelen. Daarmee blijft het onderwerp in de aandacht. Iedereen moet immers. Zo is er voor alle medewerkers een kick-off middag georganiseerd op een 'ludieke' locatie (het Corpus museum in Leiden), waar het trainingsprogramma is gelanceerd. Vrijwel het gehele personeel van ongeveer 180 personen, inclusief ook tijdelijke medewerkers, was daar aanwezig. Om de mensen te stimuleren was daarbij een quiz georganiseerd, waaraan in teams van zo'n 8-10 personen werd deelgenomen. De hoofdprijs was een geheel verzorgd bezoek aan een collega instelling, namelijk Beeld en Geluid. Om de aandacht vast te houden en de medewerkers op de hoogte te stellen van de laatste ontwikkelingen, zodat ze weten wat hen te wachten staat, organiseert het trainingsteam regelmatig informatiebijeenkomsten. Daar wordt men onder andere op de hoogte gebracht van de laatste stand van zaken, de ervaringen tot dan toe en de planning. Voor de individuele medewerker is vooral de vraag van belang, 'wat betekent het voor mij'? Daarnaast is er een interne nieuwsbrief. Ook wordt via discussieonderwerpen op het discussieplatform in Moodle getracht de aandacht levendig te houden en mensen uit te lokken tot het spuien van ideeën en meningen en zo aan het denken te zetten over mogelijke veranderingen. In wezen is het hele trainingsprogramma onderdeel van een breder veranderings proces. Het zal intern leiden tot andere wijze van (samen)werken en communice ren, waarbij de samenhang tussen de verschillende functies van het NA veel sterker zal worden benadrukt. Mutatis mutandis zal ook de functie en rol van het NA extern zich wijzigen. Duidelijk is dat verandering iets blijvends zal zijn of om in termen van web 2.0 te spreken, alles is beta... HANS HOFMAN 'ONTDEK JE DNA* - EEN TRAININGSPROGRAMMA VOOR EEN NIEUWE, DIGITALE WERELD.. 161

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2010 | | pagina 163