communicatie, inbedding (onder andere functieprofielen), organisatie
training, middelen/tijd, planning
verplichting vrijstelling
Om een programma als dit te laten slagen is de rol van het management essen
tieel. Als het management er niet achter staat, zal de aandacht snel verslappen,
en erger zal de neiging om hieraan niet mee te doen of excuses te verzinnen snel
de overhand krijgen. Dat fenomeen doet zich, zoals al even kort aangestipt, ook
voor indien de leiding zich er wel sterk voor maakt. Medewerkers ervaren het feit
dat ze op training moeten in de regel als een vervelende onderbreking van hun
dagelijkse werk en zien het niet als een prioriteit of een waardevolle aanvulling
van hun kennis en vaardigheden. Dat is zeker het geval als bijscholing niet inge
bakken zit in de organisatiecultuur. Het opzetten van een effectief trainingspro
gramma vraagt dus ook aandacht voor de cultuur van niet alleen de medewerkers
zelf, maar ook van het management. Belangrijke aspecten daarin zijn dat het
management regelmatig laat blijken dat het training belangrijk vindt en ook laat
zien dat het voor zichzelf geldt. Door het goede voorbeeld te geven en ervaringen
daarin te delen, wordt het mogelijke ontwijkgedrag van medewerkers ondermijnd.
Deelname wordt ook bevorderd door positieve berichten over de training zelf.
Indien de kwaliteit van de cursus goed is, zal dit gaan rondzingen in de organisa
tie (net als trouwens, het tegenovergestelde, met alle negatieve gevolgen van
dien...), maakt het mensen nieuwsgierig en wil men erbij horen.
Communicatie is een belangrijk aspect in het realiseren van het programma. Het
is zaak dat mensen voordurend op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en zich
betrokken voelen. Daarmee blijft het onderwerp in de aandacht. Iedereen moet
immers. Zo is er voor alle medewerkers een kick-off middag georganiseerd op een
'ludieke' locatie (het Corpus museum in Leiden), waar het trainingsprogramma
is gelanceerd. Vrijwel het gehele personeel van ongeveer 180 personen, inclusief
ook tijdelijke medewerkers, was daar aanwezig. Om de mensen te stimuleren was
daarbij een quiz georganiseerd, waaraan in teams van zo'n 8-10 personen werd
deelgenomen. De hoofdprijs was een geheel verzorgd bezoek aan een collega
instelling, namelijk Beeld en Geluid.
Om de aandacht vast te houden en de medewerkers op de hoogte te stellen van de
laatste ontwikkelingen, zodat ze weten wat hen te wachten staat, organiseert het
trainingsteam regelmatig informatiebijeenkomsten. Daar wordt men onder
andere op de hoogte gebracht van de laatste stand van zaken, de ervaringen tot
dan toe en de planning. Voor de individuele medewerker is vooral de vraag van
belang, 'wat betekent het voor mij'? Daarnaast is er een interne nieuwsbrief. Ook
wordt via discussieonderwerpen op het discussieplatform in Moodle getracht de
aandacht levendig te houden en mensen uit te lokken tot het spuien van ideeën
en meningen en zo aan het denken te zetten over mogelijke veranderingen.
In wezen is het hele trainingsprogramma onderdeel van een breder veranderings
proces. Het zal intern leiden tot andere wijze van (samen)werken en communice
ren, waarbij de samenhang tussen de verschillende functies van het NA veel
sterker zal worden benadrukt. Mutatis mutandis zal ook de functie en rol van het
NA extern zich wijzigen. Duidelijk is dat verandering iets blijvends zal zijn of om
in termen van web 2.0 te spreken, alles is beta...
HANS HOFMAN 'ONTDEK JE DNA* - EEN TRAININGSPROGRAMMA VOOR EEN NIEUWE, DIGITALE WERELD..
161