spelen ze een belangrijke rol op het terrein van het veranderende werkveld van de
DIV als gevolg van voortschrijdende digitalisering en de invoering van het
Document Management Systeem (DMS). Met name zijn zij betrokken bij de
inrichting van het DMS en de koppeling daarvan aan de verschillende door de
diensten gebruikte processystemen. Een drietal ex-trainees organiseerden in 2006
en 2007 een opleidingstraject voor de meer dan honderd medewerkers DIV van de
gemeente. Dit project getiteld: Vhn DIV naar DIM kende uiteraard een belangrijke
(vak)theoretische component, maar minstens zo belangrijk was de aandacht voor
de vakoverstijgende competentieontwikkeling. Voor dit project werd samenge
werkt met SOD, VHIC en Beetsma Van Dijk. Deze laatste met name voor de
onderdelen die in blended learning, een mengvorm van e-learning en klassikale
kennisoverdracht, werden aangeboden.
Verder hadden de trainees de opdracht om voor het einde van het project een
beschrijvende inventaris te maken en het geïnventariseerde archief ook daad
werkelijk over te brengen naar het Haags Gemeentearchief.
Lessons learned
Bij nader inzien was een tweejarig traject misschien beter geweest. Andere trainee
projecten van de gemeente Den Haag kennen ook een duur van twee jaar. Voor de
trainees was er niet alleen rechtspositioneel gezien sprake van een status aparte
gedurende drie jaar. Dit heeft ook wel tot enige spanningen geleid. Dat gold zowel
voor de mentoren als de trainees. Naar aanleiding hiervan is onder leiding van
twee externe adviseurs een werkconferentie georganiseerd voor mentoren en trai
nees gezamenlijk. Deze intensieve bijeenkomst heeft de communicatie en onder
linge samenwerking goed op de rails gezet. Deze aspecten zouden bij een eventuele
herhaling dus meer aandacht moeten krijgen en structureel in het project ingebed
moeten worden.
Een ander aandachtspunt was de instroom van de trainees bij de gemeentelijke
diensten aan het eind van het project. Deze verliep niet altijd even soepel. De trai
nees en de diensten moesten hun voorkeur kenbaar maken. Dit betekende niet in
alle gevallen een perfecte match. Om dit te voorkomen is het van belang om bij de
start van een dergelijk project meteen vast te leggen bij welke dienst de kandida
ten na afloop van het project aangesteld zullen worden.
Conclusie
Is een dergelijk project nu voor herhaling vatbaar, dan wel bruikbaar voor andere
organisaties? Ik zou beide vragen bevestigend willen antwoorden. Voor de
gemeente Den Haag was het een succesvol project. De meerwaarde op het
vakgebied van DIV en Archief is evident. Tussen DIV en Archief is nauwe samen
werking tot stand gekomen en DIV heeft zich binnen de gemeente meer op de
kaart gezet. Er is een, zij het vooralsnog bescheiden, brug geslagen tussen DIV en
ICT binnen de gemeentelijke organisatie. Met de trainees stroomde nieuw bloed
in de DIV-afdelingen. Hiermee ontstond ook binnen de groep van de zittende
DIV-medewerkers veranderingsbereidheid. Zo wordt geanticipeerd op ontwikke
lingen die zich in het vakgebied voltrekken.
PROFESSIONAL
146
