Verloop van het project
Voorbereiding van de werving
De centrale vraag bij de voorgenomen werving was: wat voor type DIV-
medewerker wil de gemeente na afloop van het project in dienst nemen?
Met andere woorden wat is het gewenste competentieprofiel van die
archiefspecialist?
Bepalen van kwaliteiten
Voordat de daadwerkelijke selectieprocedure kon starten, is er voor gekozen om in
de eerste fase, voor het bepalen van de kwaliteiten, gebruik te maken van de syste
matiek van een geautomatiseerd testprogramma (Meurs Personeelsadvies). Een
afweging van de kosten ten opzichte van de baten ligt hieraan mede ten grond
slag. Het gebruikte testprogramma kende een combinatie van intelligentietest en
persoonlijkheidsvragen. Het programma bood de mogelijkheid om (geautomati
seerd) de kandidaat versus de functie te analyseren. Om twee redenen was de
gevolgde methodiek van belang. In de eerste plaats kon het dienen als eerste
geobjectiveerd selectiemiddel voor een groep kandidaten die elke vakkennis en
ervaring op het vakgebied van DIV en archief ontbeerden. Dit was namelijk de
verwachting ten aanzien van de achtergrond van de respondenten. In de tweede
plaats was het van belang dat de trainees, los van de nog te ontwikkelen vakken
nis, zouden beschikken over kwaliteiten die de voorwaarden voor een succesvol
traject waren. Dit vaststellende was het vervolgens van belang te bepalen over
wélke kwaliteiten de Documentair Trainee dan moest beschikken. De eerste stap
in de voorbereiding van de werving was het samenstellen van een selectiecommis
sie. De selectiecommissie bestond uit een afvaardiging van de diensten in de
persoon van de hoofden DIV en een vertegenwoordiging van het Haags
Gemeentearchief. Het doel hierbij was het creëren van een breed draagvlak en het
bereiken van consensus over de gewenste kwaliteiten waarover de te selecteren
kandidaten zouden moeten beschikken.
Met enige goede wil was in de samenstelling van deze selectiecommissie de
Records Continuum-gedachte te herkennen.
De tweede stap was de introductie bij de leden van de selectiecommissie van het
interactieve computerprogramma. Het eerste instrument van dit testprogramma
omvatte het in consensus opstellen van een profielschets. Met behulp hiervan
werd de functie beschreven in een eenduidig functieprofiel. Aan de hand van de
verschillen in de beoordeling van de functie door de leden van de selectiecommis
sie, vond na afloop een bespreking plaats onder leiding van de bedrijfspsycholoog
om tot het zogenaamde consensusprofiel te komen. Het uiteindelijke resultaat
was een door elk van de betrokkenen gedeelde opvatting met betrekking tot de
functie.
Op basis van dit consensusprofiel is een "top-tien" van kwaliteiten samengesteld
om als selectiecriterium te dienen. Uit het consensusprofiel kwam naar voren dat
de Archiefspecialist bij de gemeente Den Haag op de volgende kwaliteiten boven
gemiddeld zou moeten scoren:
algemene en verbale cognitieve capaciteiten
prestatiemotivatie
accuratesse
HENK DUITS DE ARCHIEFSPECIALIST, ZIJN COMPETENTIEPROFIEL EN HET RECORDS CONTINUUM
143
