satie, zou moeten zijn. Nu archief immers opgevat dient te worden als procesge
bonden informatie 3 moet de relatie met het (werk)proces de aandacht krijgen en
niet slechts het eindproduct: de (schriftelijke) neerslag daarvan.
Competentieprofiel
Over competenties en over competentieprofielen is al veel gezegd en geschreven.
In dit artikel wordt het begrip "competentieprofiel" als volgt opgevat:
het samenstel van kwaliteiten en vaardigheden die de Archiefspecialist inzet bij de
succesvolle vervulling van zijn taak.
Hierbij wordt onder "kwaliteiten" verstaan de meer algemene eigenschappen en
bekwaamheden die de functie van Archiefspecialist vereist en niet de specifiek
vakinhoudelijke component van de functie. Onder "vaardigheden" wordt in dit
verband verstaan de vakinhoudelijke component, dat wil zeggen de door vakoplei
ding en vorming verkregen bekwaamheden. Hoewel zich onder kwaliteiten ook
vaardigheden kunnen bevinden en andersom, wordt deze scheiding hier bewust
aangelegd.
Records Continuum
Voor de definitie sluit ik aan bij de definitie van dit begrip zoals geformuleerd in
de Australian Standards in Records Management die luidt:'The whole of a record's
existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the
time of the creation of the records (and before creation, in the design of recordkeeping
systems), through to the preservation and use of records as archives'*. Dit model
beoogt een tegenhanger te zijn van het zogenaamde Life cycle model. Uitgangspunt
van dit laatste model is de gedachte dat archiefbescheiden verschillende stadia
doormaken. In de Nederlandse situatie spreekt men van dynamisch, semi-statisch
en statisch archief. Het Australische Records Continuum model verlaat dit onder
scheid. Thomassen onderscheidt drie fasen in de ontwikkeling van de archivis-
tiek: de voorwetenschappelijke fase, de beschrijvende fase en de fase van de
functionele archivistiek5. In deze laatste fase gaat het niet meer alleen om de ont
sluiting (beschrijving) van het archief, maar staat de procesgebonden informatie
centraal vanaf zijn vorming tot en met het uiteindelijke beschikbaar stellen van
deze informatie. De reden waarom ik het Records Continuum model in het trai
neeproject betrok, was dat het omarmen van deze gedachte preventief zou
kunnen werken op het ontstaan van nieuwe achterstanden in de toekomst.
Het documentair traineeproject sloot in zoverre aan bij het Records Continuum
dat van de trainees die bij de verschillende DIV-eenheden hun plek vonden, werd
verwacht dat zij onder meer in staat zouden zijn om bijvoorbeeld beschrijvende
inventarissen af te leveren. Daarmee bleef de strikte scheiding in dynamisch,
semi-statisch en statisch archief in organisatorische zin nog wel in stand, maar in
vakinhoudelijke zin was het de bedoeling hier een brug te slaan.
Aanleiding en context
De bevindingen van een doelmatigheidsonderzoek naar de functie registratie en
archief, gehouden bij de verschillende diensten van de gemeente Den Haag,
HENK DUITS DE ARCHIEFSPECIALIST, ZIJN COMPETENTIEPROFIEL EN HET RECORDS CONTINUUM
3 Thomassen, T.H.P.M., Een korte introductie in de archivistiek, 's-Gravenhage, 1998, p. 5
4 Introduction to the National Records an Archives Competency Standards, Australia, 1997, p. xxxi
(definitie hier ontleend aan AS 4390, Australian Standards in Records Management, 1996).
5 Thomassen, T.H.P.M., Een korte introductie in de archivistiek, 's-Gravenhage, 1998, p. 12.
141