Een andere consequentie van de verkorting van de overbrengingstermijn zou
kunnen zijn dat er meer voortijdig vernietigd wordt of zelfs niet eens vastgelegd.
Denk maar aan de fotorolletjes van Srebrenica en de uitspraak van de heer
Wiegel: "als dat allemaal openbaar wordt, ga ik maar meer telefoneren."
Of medio 2002 met de stevige brief van de brandweercommandant van
Vierlingsbeek over de problemen met het brandweercorps aldaar. De brief is
geheel verdwenen uit de gemeentelijke administratie. Archivarissen hebben wat
dat betreft weinig zicht op wat er al verdwenen is.
De beperkingen
Bij de overbrenging kunnen beperkingen van de openbaarheid worden vastgesteld.
In 1918 was bij de openbaarheid geformuleerd: behoudens bij de overbrenging
gestelde beperkingen, als ze de bezoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd
en als de materiële staat het niet toelaat; de laatste twee zaken hebben overigens
niet zozeer te maken met openbaarheid als wel met toegankelijkheid. Om welke
beperkingen het bij overbrenging kon gaan was niet expliciet vermeld.
De wet van 1962 kende dezelfde, ongeclausuleerde, beperkingen; ook na over
brenging was beperking mogelijk, maar alleen wanneer het algemeen belang
dit dringend vereiste. Dat was dus heel ruim geformuleerd, een soort elastiek
bepaling.
De beperkingen die nu bij overbrenging kunnen worden gesteld, staan expliciet
genoemd in de wet zelf. Artikel 15 geeft ze aan: de eerbiediging van de persoon
lijke levenssfeer (de privacy); het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van
betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
Bij het stellen van beperkingen bij de overbrenging moet er rekening mee
gehouden worden dat die stukken die vóór overbrenging al openbaar waren op
grond van de WOB, niet onder de Archiefwet gesloten kunnen zijn: eens
openbaar, altijd openbaar.
Beperkingen kunnen achteraf alleen nog gesteld worden als zich na het tijdstip
van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat
tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid
ingevolge de genoemde drie gronden zouden hebben geleid.
De beperkingen kunnen nooit voor langer dan 75 jaar worden vastgesteld
(met uiteraard weer een ontsnappingsclausule: de Minister van OCW, dan wel
Gedeputeerde Staten kunnen anders beslissen). En voor sommige bestanden
gelden aparte regels, zoals voor de notariële archiefbescheiden, rechterlijke
archieven en de gemeentelijke registers van de burgerlijke stand. Bij het over
nemen van particuliere archieven geldt de Archiefwet niet. In principe kan elke
termijn van niet-openbaarheid worden afgesproken. Ook daarbij moet ernaar
gestreefd worden dat geen archieven worden aangenomen die te veel beperkingen
of te lange termijnen kennen. Dit is ook verwoord in de Ethische Code.
Opschorting
Het terugbrengen van de overbrengingstermijn van vijftig naar twintig jaar heeft
uiteraard gevolgen voor de administratie. Niet altijd kan die de stukken dan al
missen. De zorgdrager kan dan ook verzoeken om opschorting van de overbren-
GINEKE VAN DER REE-SCHOLTENS OPENBAARHEID EN ARCHIEVEN
27