Een andere consequentie van de verkorting van de overbrengingstermijn zou kunnen zijn dat er meer voortijdig vernietigd wordt of zelfs niet eens vastgelegd. Denk maar aan de fotorolletjes van Srebrenica en de uitspraak van de heer Wiegel: "als dat allemaal openbaar wordt, ga ik maar meer telefoneren." Of medio 2002 met de stevige brief van de brandweercommandant van Vierlingsbeek over de problemen met het brandweercorps aldaar. De brief is geheel verdwenen uit de gemeentelijke administratie. Archivarissen hebben wat dat betreft weinig zicht op wat er al verdwenen is. De beperkingen Bij de overbrenging kunnen beperkingen van de openbaarheid worden vastgesteld. In 1918 was bij de openbaarheid geformuleerd: behoudens bij de overbrenging gestelde beperkingen, als ze de bezoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd en als de materiële staat het niet toelaat; de laatste twee zaken hebben overigens niet zozeer te maken met openbaarheid als wel met toegankelijkheid. Om welke beperkingen het bij overbrenging kon gaan was niet expliciet vermeld. De wet van 1962 kende dezelfde, ongeclausuleerde, beperkingen; ook na over brenging was beperking mogelijk, maar alleen wanneer het algemeen belang dit dringend vereiste. Dat was dus heel ruim geformuleerd, een soort elastiek bepaling. De beperkingen die nu bij overbrenging kunnen worden gesteld, staan expliciet genoemd in de wet zelf. Artikel 15 geeft ze aan: de eerbiediging van de persoon lijke levenssfeer (de privacy); het belang van de Staat of zijn bondgenoten; het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Bij het stellen van beperkingen bij de overbrenging moet er rekening mee gehouden worden dat die stukken die vóór overbrenging al openbaar waren op grond van de WOB, niet onder de Archiefwet gesloten kunnen zijn: eens openbaar, altijd openbaar. Beperkingen kunnen achteraf alleen nog gesteld worden als zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge de genoemde drie gronden zouden hebben geleid. De beperkingen kunnen nooit voor langer dan 75 jaar worden vastgesteld (met uiteraard weer een ontsnappingsclausule: de Minister van OCW, dan wel Gedeputeerde Staten kunnen anders beslissen). En voor sommige bestanden gelden aparte regels, zoals voor de notariële archiefbescheiden, rechterlijke archieven en de gemeentelijke registers van de burgerlijke stand. Bij het over nemen van particuliere archieven geldt de Archiefwet niet. In principe kan elke termijn van niet-openbaarheid worden afgesproken. Ook daarbij moet ernaar gestreefd worden dat geen archieven worden aangenomen die te veel beperkingen of te lange termijnen kennen. Dit is ook verwoord in de Ethische Code. Opschorting Het terugbrengen van de overbrengingstermijn van vijftig naar twintig jaar heeft uiteraard gevolgen voor de administratie. Niet altijd kan die de stukken dan al missen. De zorgdrager kan dan ook verzoeken om opschorting van de overbren- GINEKE VAN DER REE-SCHOLTENS OPENBAARHEID EN ARCHIEVEN 27

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2006 | | pagina 29