elkaar snel op. Pas met de komst van ondersecretaris J.H. Merivale in 1860 werd
een begin gemaakt met het verbeteren van de structuur in de organisatie van de
administratie en de staf. Merivale was "...heir to a rather free and easy approach to
administration...".37 Dankzij deze easy approach zijn in de beginjaren van de India
Office veel documenten zoals nota's en verkoopboeken als afvalpapier verkocht.
De India Office vernietigde ook een groot deel van de documenten en bewaarde de
bescheiden die mogelijk nog voor officiële doeleinden gebruikt konden worden.
Sir George Birdwoord schreef in 1875 een rapport over de interessante vondst die
hij had gedaan op het Political Department. Hier had hij namelijk een doos met
historisch waardevolle charters van de EIC gevonden. Het rapport dat Birdwood
naar aanleiding van zijn vondst had geschreven, kon Birdwood pas in 1891
publiceren, maar kopieën van het rapport hadden zich voor die tijd al verspreid.
De interesse voor het archief van de EIC groeide hiermee en daarom werd in 1884
in de India Office het nieuwe Records and Registry Department opgericht.38 "Its is a
true pleasure to me to here testify to the wonderful improvement that has been effected
since 1879 in the order and condition of the India Office records"39, schreef Birdwood
in zijn rapport in 1891. Birdwood beschrijft hoe F.C. Danvers is begonnen met
het conserveren en classificeren van de documenten en ze beschikbaar te stellen
aan het publiek. Duizenden documenten werden geïnventariseerd. De koninklijke
charters en andere perkamenten documenten werden bijvoorbeeld uitgevouwen,
schoongemaakt, flattened en opgeborgen in grote ondiepe dozen, waarna ze in een
speciale kast met nog andere special relics van de EIC werden opgeborgen.
Official Secrets Act
In 1889 stelde Groot-Brittannië de Official Secrets Act in, waaronder ook officieel
het archief van de East India Company, dat zich bij de India Office bevond, viel.
In datzelfde jaar werd naast de Official Secrets Act ook de Indian Official Secrets Act
aangenomen, waardoor ambtenaren van de Indiase regeringen eveneens een
geheimhoudingsplicht hadden. Groot-Brittannië kreeg met de invoering van de
Official Secrets Act een van de meest sterke geheimhoudingsculturen in Europa.
Ondanks de openbaarheidbeperking die de Official Secrets Act oplegde, maakte de
India Office toch haar historische archiefbescheiden toegankelijk voor het
publiek. De India Office kon deze toegankelijkheid handhaven omdat het archief
van de EIC niet direct onder de autoriteit van de Public Record Office viel.
De regering voor India had namelijk met de India Act uit 1858 de controle over de
archieven van de EIC naar zich toegetrokken.
Voor inzage in de stukken moesten onderzoekers echter wel eerst toestemming
vragen bij de Superintendent of Records, die de meerwaarde van ieder onderzoek
beoordeelde. De archiefbescheiden van de Political Department en van Indiase
regeringen werden altijd beschouwd als gevoelige geheime informatie.
Onderzoekers mochten soms alleen de indexen op deze stukken bekijken.
Uit het verschijnen van het boek "Guide to the India Office Records 1600-1858" van
William Foster in 1919 blijkt wel dat historisch onderzoek aangemoedigd werd.
HOEZO
OPENBAARHEID
37 A.P. Kaminsky, The India Office, 1880-1910 (London 1986) p. 12
38 W. Foster, 'The archives of the honourable East India Company', Journal of the society of arts
(4 januari 1924) p.106.
39 Birdwood, Report on the old records of the India Office, p. VIII.
196