lende terreinen aanzienlijke voortuitgang is geboekt - onder andere op het gebied van taaltechnologie - zijn in het algemeen de gehoopte resultaten uitgebleven. De mens kan de computer weliswaar instrueren tot logisch redeneren, maar creativiteit, intuitie en denken met de rechter hersenhelft blijven typisch mense lijke eigenschappen. In de jaren negentig van de vorige eeuw heeft zich een minder ambitieuze richting afgesplitst, die zich bezig houdt met de ontwikkeling van kennisintensieve systemen. Daaronder worden verstaan (geautomatiseerde) systemen die gebruik maken van expliciet gemaakte kennis. Het gaat doorgaans om beslissingsondersteunende systemen. Voorbeelden zijn salarissystemen (kennis over salarisgroepen, belastingregels, toeslagen, inhoudingen), helpdesk systemen (kennis over storingen en mogelijke oplossingen), systemen voor het stellen van medische diagnoses (kennis over symptomen en bijbehorende mogelijke oorzaken), systemen voor het accepteren van risicoverzekeringen enz. Zulke systemen vervangen niet de menselijke expert, maar helpen deze bij haar of zijn taak bijvoorbeeld door het heuristisch en redeneerproces te sturen en bij elke redeneer-stap de argumenten aan te dragen waaruit de expert een keuze kan maken. Voor het ontwerp van dergelijke systemen is een speciale methodologie ontwikkeld, waarin de functie en aard van de kennis een eigen plaats in het systeemontwerp hebben. Goed ontworpen en gedocumenteerde kennisintensieve systemen hebben de reputatie goed onderhoudbaar te zijn.5 Kennis is hier een algemeen begrip, dat nader kan worden gespecificeerd. Binnen de kennistechnologie wordt onderscheid gemaakt tussen domeinkennis (materiekennis of productkennis, weten wat) en procedurele kennis (weten hoe); we kunnen daar aan toevoegen kennis over de klanten (weten voor wie of waarom). Voor elk vakgebied is deze globale onderverdeling exacter te benoe men. Voor een archiefdienst bestaat domeinkennis uit institutionele kennis en kennis over de maatschappij binnen het eigen territoir. Aan deze kennis kunnen we toevoegen kennis over bestaande en potentiële gebruikers en hun onderzoeksthema's. Ook specifiek archivistische kennis speelt een rol, zoals over documenttypen en hun functies in bedrijfsprocessen. Procedurele kennis betreft de wettelijke selectieprocedure, vigerende wet- en regelgeving, en de interne procedures. Al deze kennisgebieden zijn relevant voor waardering en selectie. Domeinkennis is daarbij het meest afhankelijk van de institutionele en maat schappelijke context van de archiefdienst; dat maakt het doen van algemeen geldende uitspraken over selectiecriteria dan ook zo moeilijk. Kennistechnologie houdt zich zowel bezig met het opsporen van kennis (kennisacquisitie) als met het formeel vastleggen en verwerken ervan (kennis representatie en interferentie). Voor kennisacquisitie staat een aantal methoden en technieken ter beschikking, zoals het bestuderen van vakliteratuur en regel geving, het interviewen van experts en het waarnemen van professionele activi teiten. Gilland-Swetland hanteerde in haar onderzoek de eerste twee, waarbij ze voor de selectie van relevante literatuur zich weer baseerde op interviews met experts. Lang niet alle kennis is gemakkelijk op te sporen of expliciet te maken. Dat geldt in hoge mate voor inzichten, ervaring, opvattingen, of zelfs emoties. Bijvoorbeeld: hebben de documenten symbolisch-emotionele of bijzondere descriptieve waarde in relatie met een bepaald tijdvak? Illustreren ze een bepaald uitzonderingsgeval? Kennis doet zich voor in een grote variëteit aan verschij ningsvormen. Ook voor kennisrepresentatie, de vorm waarin de kennis wordt uitgedrukt, bestaan verschillende uitdrukkingswijzen: formele regels, patronen, neurale netwerken, beslisbomen etc. Verderop in dit artikel geef ik enkele gestileerde voorbeelden van formele regels. De redeneermethode (interferentie) en wijze van kennisrepresentatie hangen nauw samen. Het zou te ver voeren hierop nader in te gaan. Waardering en selectie als proces Om te kunnen vaststellen welke kennis een rol speelt in het proces van waarde ren en selectie moeten we eerst dat proces nader analyseren en ontleden in deel processen en activiteiten. Kennis wordt immers toegepast bij deze activiteiten, maar niet elke soort kennis is van belang voor elke activiteit. Een voorbeeld: archiefwettelijke kennis is noodzakelijk om te kunnen vaststellen of de procedure van selectie en vernietiging of overbrenging correct verloopt; domeinkennis, in de zin van kennis van de taken en bevoegdheden van de organisatie die het te waarderen archief vormde, is hiervoor van geen direct belang. Die kennis is daar entegen essentieel voor het opstellen van criteria en de toepassing van criteria. Voor de toepassing van de criteria is ook archivistische kennis van dienst, om de structuur van het archief te doorgronden en de selectiebeslissingen aan de juiste bestanddelen te kunnen koppelen. Het proces is in gestyleerde vorm eenvoudig: vaststellen beleid, opstellen criteria, toepassing criteria en uitvoeren.6 Ik beschrijf het geanalyseerde proces van waardering en selectie in natuurlijke taal, aangevuld met stroomschema's. Deze grafische weergave heeft het voordeel in hoge mate taalonafhankelijk te zijn en daardoor beter te vergelijken met buitenlandse concepten en termen. Voor de Engelse term appraisal, bijvoorbeeld, kent het Nederlands niet een eenduidig equivalent; het is zelfs niet eens altijd zeker dat verschillende auteurs er hetzelfde mee bedoelen. Soms lijkt het alsof er het hele proces van waardering, selectie en vernietiging mee wordt bedoeld, soms alsof het een engere betekenis heeft. Alleen met behulp van een taalonafhankelij ke uitdrukkingswijze worden dit soort onduidelijke betekenissen weggenomen; grotendeels althans, want helemaal zonder taal lukt het niet en ook grafische modellen laten ruimte voor eigen interpretatie. In elk geval draagt een dergelijke analyse, onderverdeling en beschrijving bij aan het transparanter maken van het hele proces. Een modelmatige beschrijving van het selectieproces is van recente datum, maar niet helemaal nieuw. Waarschijnlijk zijn Frank Boles en Julia Marks Young de eersten geweest die een poging ondernamen het proces systematisch NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN 5 Eelco Kruisinga en Rob van der Spek, Essentieel Modelleren van Kennisintensieve Informatiesystemen. (Utrecht: Centrum voor Kennistechnologie, 1994). Een voorbeeld is het proefschrift van Luuk Matthijssen Interfacing Between Lawyers and Computers. An Architecture for Knowledge Based Interfaces to Legal Databases. (Dordrecht: Kluwer, 1999). Het onderzoeksterrein was het proces van het afgeven van bouwvergunningen. 194 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE 6 Zoals Agnes Jonker in haar bijdrage over de selectie van digitaal archief laat zien, is zeker de toekomstige werkelijkheid ingewikkelder. Ik laat dat hier buiten beschouwing. 195

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 99