lende terreinen aanzienlijke voortuitgang is geboekt - onder andere op het gebied
van taaltechnologie - zijn in het algemeen de gehoopte resultaten uitgebleven.
De mens kan de computer weliswaar instrueren tot logisch redeneren, maar
creativiteit, intuitie en denken met de rechter hersenhelft blijven typisch mense
lijke eigenschappen. In de jaren negentig van de vorige eeuw heeft zich een
minder ambitieuze richting afgesplitst, die zich bezig houdt met de ontwikkeling
van kennisintensieve systemen. Daaronder worden verstaan (geautomatiseerde)
systemen die gebruik maken van expliciet gemaakte kennis. Het gaat doorgaans
om beslissingsondersteunende systemen. Voorbeelden zijn salarissystemen
(kennis over salarisgroepen, belastingregels, toeslagen, inhoudingen), helpdesk
systemen (kennis over storingen en mogelijke oplossingen), systemen voor het
stellen van medische diagnoses (kennis over symptomen en bijbehorende
mogelijke oorzaken), systemen voor het accepteren van risicoverzekeringen enz.
Zulke systemen vervangen niet de menselijke expert, maar helpen deze bij haar
of zijn taak bijvoorbeeld door het heuristisch en redeneerproces te sturen en bij
elke redeneer-stap de argumenten aan te dragen waaruit de expert een keuze kan
maken. Voor het ontwerp van dergelijke systemen is een speciale methodologie
ontwikkeld, waarin de functie en aard van de kennis een eigen plaats in het
systeemontwerp hebben. Goed ontworpen en gedocumenteerde kennisintensieve
systemen hebben de reputatie goed onderhoudbaar te zijn.5
Kennis is hier een algemeen begrip, dat nader kan worden gespecificeerd.
Binnen de kennistechnologie wordt onderscheid gemaakt tussen domeinkennis
(materiekennis of productkennis, weten wat) en procedurele kennis (weten
hoe); we kunnen daar aan toevoegen kennis over de klanten (weten voor wie of
waarom). Voor elk vakgebied is deze globale onderverdeling exacter te benoe
men. Voor een archiefdienst bestaat domeinkennis uit institutionele kennis en
kennis over de maatschappij binnen het eigen territoir. Aan deze kennis
kunnen we toevoegen kennis over bestaande en potentiële gebruikers en hun
onderzoeksthema's. Ook specifiek archivistische kennis speelt een rol, zoals over
documenttypen en hun functies in bedrijfsprocessen. Procedurele kennis betreft
de wettelijke selectieprocedure, vigerende wet- en regelgeving, en de interne
procedures. Al deze kennisgebieden zijn relevant voor waardering en selectie.
Domeinkennis is daarbij het meest afhankelijk van de institutionele en maat
schappelijke context van de archiefdienst; dat maakt het doen van algemeen
geldende uitspraken over selectiecriteria dan ook zo moeilijk.
Kennistechnologie houdt zich zowel bezig met het opsporen van kennis
(kennisacquisitie) als met het formeel vastleggen en verwerken ervan (kennis
representatie en interferentie). Voor kennisacquisitie staat een aantal methoden
en technieken ter beschikking, zoals het bestuderen van vakliteratuur en regel
geving, het interviewen van experts en het waarnemen van professionele activi
teiten. Gilland-Swetland hanteerde in haar onderzoek de eerste twee, waarbij
ze voor de selectie van relevante literatuur zich weer baseerde op interviews met
experts. Lang niet alle kennis is gemakkelijk op te sporen of expliciet te maken.
Dat geldt in hoge mate voor inzichten, ervaring, opvattingen, of zelfs emoties.
Bijvoorbeeld: hebben de documenten symbolisch-emotionele of bijzondere
descriptieve waarde in relatie met een bepaald tijdvak? Illustreren ze een bepaald
uitzonderingsgeval? Kennis doet zich voor in een grote variëteit aan verschij
ningsvormen.
Ook voor kennisrepresentatie, de vorm waarin de kennis wordt uitgedrukt,
bestaan verschillende uitdrukkingswijzen: formele regels, patronen, neurale
netwerken, beslisbomen etc. Verderop in dit artikel geef ik enkele gestileerde
voorbeelden van formele regels.
De redeneermethode (interferentie) en wijze van kennisrepresentatie hangen
nauw samen. Het zou te ver voeren hierop nader in te gaan.
Waardering en selectie als proces
Om te kunnen vaststellen welke kennis een rol speelt in het proces van waarde
ren en selectie moeten we eerst dat proces nader analyseren en ontleden in deel
processen en activiteiten. Kennis wordt immers toegepast bij deze activiteiten,
maar niet elke soort kennis is van belang voor elke activiteit. Een voorbeeld:
archiefwettelijke kennis is noodzakelijk om te kunnen vaststellen of de procedure
van selectie en vernietiging of overbrenging correct verloopt; domeinkennis, in
de zin van kennis van de taken en bevoegdheden van de organisatie die het te
waarderen archief vormde, is hiervoor van geen direct belang. Die kennis is daar
entegen essentieel voor het opstellen van criteria en de toepassing van criteria.
Voor de toepassing van de criteria is ook archivistische kennis van dienst, om de
structuur van het archief te doorgronden en de selectiebeslissingen aan de juiste
bestanddelen te kunnen koppelen. Het proces is in gestyleerde vorm eenvoudig:
vaststellen beleid, opstellen criteria, toepassing criteria en uitvoeren.6
Ik beschrijf het geanalyseerde proces van waardering en selectie in natuurlijke
taal, aangevuld met stroomschema's. Deze grafische weergave heeft het voordeel
in hoge mate taalonafhankelijk te zijn en daardoor beter te vergelijken met
buitenlandse concepten en termen. Voor de Engelse term appraisal, bijvoorbeeld,
kent het Nederlands niet een eenduidig equivalent; het is zelfs niet eens altijd
zeker dat verschillende auteurs er hetzelfde mee bedoelen. Soms lijkt het alsof er
het hele proces van waardering, selectie en vernietiging mee wordt bedoeld, soms
alsof het een engere betekenis heeft. Alleen met behulp van een taalonafhankelij
ke uitdrukkingswijze worden dit soort onduidelijke betekenissen weggenomen;
grotendeels althans, want helemaal zonder taal lukt het niet en ook grafische
modellen laten ruimte voor eigen interpretatie. In elk geval draagt een dergelijke
analyse, onderverdeling en beschrijving bij aan het transparanter maken van het
hele proces.
Een modelmatige beschrijving van het selectieproces is van recente datum,
maar niet helemaal nieuw. Waarschijnlijk zijn Frank Boles en Julia Marks Young
de eersten geweest die een poging ondernamen het proces systematisch
NIEUWE INSTRUMENTEN EN INZICHTEN
5 Eelco Kruisinga en Rob van der Spek, Essentieel Modelleren van Kennisintensieve Informatiesystemen.
(Utrecht: Centrum voor Kennistechnologie, 1994). Een voorbeeld is het proefschrift van Luuk Matthijssen
Interfacing Between Lawyers and Computers. An Architecture for Knowledge Based Interfaces to Legal Databases.
(Dordrecht: Kluwer, 1999). Het onderzoeksterrein was het proces van het afgeven van bouwvergunningen.
194
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
6 Zoals Agnes Jonker in haar bijdrage over de selectie van digitaal archief laat zien, is zeker de toekomstige
werkelijkheid ingewikkelder. Ik laat dat hier buiten beschouwing.
195