Weet van Waarde:
een kennistechnologische benadering
van waardering en selectie
Inleiding
In 1995 promoveerde Anne Gilliland-Swetland aan de University of Michigan op
een onderzoek naar en ontwikkeling van een expert assistant, een software
applicatie die een archivaris zou kunnen bijstaan bij het waarderen en selecteren
van (digitale) documenten, in het bijzonder e-mail.1 Het ging daarbij om de
keuze of de berichten voor langdurige bewaring in aanmerking zouden moeten
komen. Een onderdeel van haar onderzoek bestond uit het interviewen van een
groep van negen experts - archivarissen werkzaam in verschillende soorten
archiefinstellingen, maar allen met een ruime ervaring in het selecteren van
archiefbestanddelen. Haar doel was een gemeenschappelijke set van selectie
criteria samen te stellen gebaseerd op consensus. Dat lukte niet. Uiteindelijk
bleken de experts het slechts eens te zijn over twee, nogal triviale criteria en
heuristieken: dat bij het waarderen de hele organisatie onderzocht moet worden
en dat informatie die relevant is voor het kennen van de context waarin het
archief is ontstaan voor permanente bewaring in aanmerking komt.2 De overige
bleken sterk afhankelijk te zijn van het beleid van de bewarende instelling of
zelfs van de persoonlijke opvattingen van de selecterende archivaris. Dit laatste
argument vinden we ook terug bij Van Meerendonk in 1985: 'Als ooit ervaring bij
de uitoefening van een beroep vereist werd dan is het wel hier.'3 Maar als dat
waar zou zijn, zowel Gilliland-Swetland's ondervinding als Van Meerendonk's
bewering, hoe kan selectie dan ooit transparant en controleerbaar worden
uitgevoerd? In welke mate maakt de selecteur expliciet duidelijk langs welke
meetlat zij of hij de documenten legt en hoe de redenering plaatsvindt? Een
beroep op een selectielijst is niet voldoende, want veel belangrijker is de vraag
waarop deze lijst zelf gebaseerd is; wat waren de onderliggende argumenten om
categorieën bescheiden het predikaat Vernietigen of Bewaren te geven? Wat was
de grondslag voor de waardering, welke criteria werden gehanteerd en waarom?
Een beroep op ervaring en inzicht van de archivaris, de selecteur, of op de zorg
vuldigheid van de procedure is goed beschouwd weinig bevredigend en heeft dan
ook terecht kritiek gekregen in het debat rond PIVOT met historici als Paul Klep
en Bob de Graaff in de jaren '90. Zou het echt niet mogelijk zijn die ongrijpbare
en nauwelijks toetsbare ervaring en inzicht expliciet te maken in de vorm van
argumenten en regels? Zou er een instrument te ontwikkelen zijn waarmee
institutionele en persoonlijke opvattingen zichtbaar gemaakt kunnen worden?
En kan daarin ook de rol van de procedure bij de kwaliteit en toetsbaarheid van
het waarderings- en selectieproces verwerkt worden? De vraag of zo'n instrument
echt tot betere selectiebeslissingen leidt, blijft daarmee nog onbeantwoord
- misschien is dat zelfs niet eens het geval; het doel is in de eerste plaats het
bereiken van inzichtelijkheid in de criteria en de toepassing daarvan.
Waardering en selectie heeft twee aspecten: een inhoudelijk (het vaststellen en
toepassen van de criteria) en een procedureel aspect (wanneer, door wie, welke
controles). Criteria zijn te zien als kwaliteitsattributen (waarden) die de bewaar
termijn bepalen. Zowel bij het opstellen als bij de toepassing van criteria gaat het
om kennis en/of ervaring. De procedure zorgt ervoor (of moet er voor zorgen)
dat de beslissingen correct en door bevoegde personen verlopen en dat de
uitvoering van de beslissingen conform plaats vindt. Beide aspecten, inhoud en
procedure, hangen met elkaar samen en zijn niet goed los van elkaar te zien.
Ik richt me vooral op het inhoudelijke aspect, maar plaats dat in een procedureel
raamwerk om die samenhang zichtbaar te houden. Beide aspecten vergen
specifieke kennis.
De centrale vraag in dit artikel is of die kennis in kaart is te brengen, dat wil
zeggen: expliciet te maken, en wel zodanig dat in de eerste plaats het proces van
waardering en selectie transparanter en beter controleerbaar kan worden en in
de tweede plaats dat op den duur technologische hulpmiddelen ontwikkeld
zouden kunnen worden ter ondersteuning van de selecteur - expert assistants,4
Deze verwerken als het ware de resultaten van het contextuele onderzoek door
ze te filteren door de zeef van criteria. Ze helpen (of dwingen?) de expert
- de selecteur - zijn keuze te argumenteren zodanig dat belanghebbenden
begrijpen welke beslissing is genomen, waarom en zelfs kunnen controleren
of dat correct is gebeurd.
Ter beantwoording van de onderzoeksvraag zal ik gebruik maken van concepten
en methoden uit kennismanagement en kennistechnologie. Een korte toelich
ting is wellicht nodig: wat is kennistechnologie en wat is het niet. Welke moge
lijkheden biedt ze en met welke beperkingen moeten we rekening houden.
Kennistechnologische benadering
Kennistechnologie is een specialisme binnen de informatietechnologie. Van
oorsprong was ze nauw verbonden met kunstmatige intelligentie en de ontwik
keling van expert systems. Aanvankelijk waren de verwachtingen ten aanzien van
kennistechnologie hooggespannen: op tal van terreinen zou de intelligente
computer taken van menselijke experts kunnen overnemen. Hoewel op verschil-
PETER HORSMAN
1 Anne Jervois Gilliland-Swetland, Development of an Expert Assistant for Archival Appraisal of Electronic
Communications: An Exploratory Study (Dissertation, University of Michigan, 1995). Zoals de meeste
Noord-Amerikaanse dissertaties is ook deze niet gepubliceerd. De bibliotheek van de Archiefschool bezit
een exemplaar.
2 Gilliland, pp. 140-149.
3 H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selektie en vernietiging van archiefbescheiden
('s-G raven ha ge, 1985), p. 23.
192
PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE
4 Een expert assistant of expert system maakt in moderne opvattingen de menselijke expert niet overbodig,
maar ondersteunt deze; eventueel neemt de software een aantal routine taken over waardoor de expert
meer aandacht aan complexe zaken kan besteden. Zo werkt dat bijvoorbeeld bij verzekeringsmaatschap
pijen.
193