Weet van Waarde: een kennistechnologische benadering van waardering en selectie Inleiding In 1995 promoveerde Anne Gilliland-Swetland aan de University of Michigan op een onderzoek naar en ontwikkeling van een expert assistant, een software applicatie die een archivaris zou kunnen bijstaan bij het waarderen en selecteren van (digitale) documenten, in het bijzonder e-mail.1 Het ging daarbij om de keuze of de berichten voor langdurige bewaring in aanmerking zouden moeten komen. Een onderdeel van haar onderzoek bestond uit het interviewen van een groep van negen experts - archivarissen werkzaam in verschillende soorten archiefinstellingen, maar allen met een ruime ervaring in het selecteren van archiefbestanddelen. Haar doel was een gemeenschappelijke set van selectie criteria samen te stellen gebaseerd op consensus. Dat lukte niet. Uiteindelijk bleken de experts het slechts eens te zijn over twee, nogal triviale criteria en heuristieken: dat bij het waarderen de hele organisatie onderzocht moet worden en dat informatie die relevant is voor het kennen van de context waarin het archief is ontstaan voor permanente bewaring in aanmerking komt.2 De overige bleken sterk afhankelijk te zijn van het beleid van de bewarende instelling of zelfs van de persoonlijke opvattingen van de selecterende archivaris. Dit laatste argument vinden we ook terug bij Van Meerendonk in 1985: 'Als ooit ervaring bij de uitoefening van een beroep vereist werd dan is het wel hier.'3 Maar als dat waar zou zijn, zowel Gilliland-Swetland's ondervinding als Van Meerendonk's bewering, hoe kan selectie dan ooit transparant en controleerbaar worden uitgevoerd? In welke mate maakt de selecteur expliciet duidelijk langs welke meetlat zij of hij de documenten legt en hoe de redenering plaatsvindt? Een beroep op een selectielijst is niet voldoende, want veel belangrijker is de vraag waarop deze lijst zelf gebaseerd is; wat waren de onderliggende argumenten om categorie├źn bescheiden het predikaat Vernietigen of Bewaren te geven? Wat was de grondslag voor de waardering, welke criteria werden gehanteerd en waarom? Een beroep op ervaring en inzicht van de archivaris, de selecteur, of op de zorg vuldigheid van de procedure is goed beschouwd weinig bevredigend en heeft dan ook terecht kritiek gekregen in het debat rond PIVOT met historici als Paul Klep en Bob de Graaff in de jaren '90. Zou het echt niet mogelijk zijn die ongrijpbare en nauwelijks toetsbare ervaring en inzicht expliciet te maken in de vorm van argumenten en regels? Zou er een instrument te ontwikkelen zijn waarmee institutionele en persoonlijke opvattingen zichtbaar gemaakt kunnen worden? En kan daarin ook de rol van de procedure bij de kwaliteit en toetsbaarheid van het waarderings- en selectieproces verwerkt worden? De vraag of zo'n instrument echt tot betere selectiebeslissingen leidt, blijft daarmee nog onbeantwoord - misschien is dat zelfs niet eens het geval; het doel is in de eerste plaats het bereiken van inzichtelijkheid in de criteria en de toepassing daarvan. Waardering en selectie heeft twee aspecten: een inhoudelijk (het vaststellen en toepassen van de criteria) en een procedureel aspect (wanneer, door wie, welke controles). Criteria zijn te zien als kwaliteitsattributen (waarden) die de bewaar termijn bepalen. Zowel bij het opstellen als bij de toepassing van criteria gaat het om kennis en/of ervaring. De procedure zorgt ervoor (of moet er voor zorgen) dat de beslissingen correct en door bevoegde personen verlopen en dat de uitvoering van de beslissingen conform plaats vindt. Beide aspecten, inhoud en procedure, hangen met elkaar samen en zijn niet goed los van elkaar te zien. Ik richt me vooral op het inhoudelijke aspect, maar plaats dat in een procedureel raamwerk om die samenhang zichtbaar te houden. Beide aspecten vergen specifieke kennis. De centrale vraag in dit artikel is of die kennis in kaart is te brengen, dat wil zeggen: expliciet te maken, en wel zodanig dat in de eerste plaats het proces van waardering en selectie transparanter en beter controleerbaar kan worden en in de tweede plaats dat op den duur technologische hulpmiddelen ontwikkeld zouden kunnen worden ter ondersteuning van de selecteur - expert assistants,4 Deze verwerken als het ware de resultaten van het contextuele onderzoek door ze te filteren door de zeef van criteria. Ze helpen (of dwingen?) de expert - de selecteur - zijn keuze te argumenteren zodanig dat belanghebbenden begrijpen welke beslissing is genomen, waarom en zelfs kunnen controleren of dat correct is gebeurd. Ter beantwoording van de onderzoeksvraag zal ik gebruik maken van concepten en methoden uit kennismanagement en kennistechnologie. Een korte toelich ting is wellicht nodig: wat is kennistechnologie en wat is het niet. Welke moge lijkheden biedt ze en met welke beperkingen moeten we rekening houden. Kennistechnologische benadering Kennistechnologie is een specialisme binnen de informatietechnologie. Van oorsprong was ze nauw verbonden met kunstmatige intelligentie en de ontwik keling van expert systems. Aanvankelijk waren de verwachtingen ten aanzien van kennistechnologie hooggespannen: op tal van terreinen zou de intelligente computer taken van menselijke experts kunnen overnemen. Hoewel op verschil- PETER HORSMAN 1 Anne Jervois Gilliland-Swetland, Development of an Expert Assistant for Archival Appraisal of Electronic Communications: An Exploratory Study (Dissertation, University of Michigan, 1995). Zoals de meeste Noord-Amerikaanse dissertaties is ook deze niet gepubliceerd. De bibliotheek van de Archiefschool bezit een exemplaar. 2 Gilliland, pp. 140-149. 3 H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selektie en vernietiging van archiefbescheiden ('s-G raven ha ge, 1985), p. 23. 192 PETER HORSMAN WEET VAN WAARDE 4 Een expert assistant of expert system maakt in moderne opvattingen de menselijke expert niet overbodig, maar ondersteunt deze; eventueel neemt de software een aantal routine taken over waardoor de expert meer aandacht aan complexe zaken kan besteden. Zo werkt dat bijvoorbeeld bij verzekeringsmaatschap pijen. 193

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 98