gedachte om alles te bewaren verleidelijk, maar verstandig is het allerminst. Door niet te selecteren, verwordt de aanwas van archief tot ballast. Net als in een traditionele omgeving verstoort niet-selecteren de bruikbaarheid, het verhindert het efficiënt gebruik. Het is onbetaalbaar bovendien: alles blijvend toegankelijk houden is een kostbare zaak. Kernvraagstukken van digitale archiefvorming In de ontwikkeling van digitaal archief staan de conservering - het behoud (preservation)27 - en de authenticiteit van digitale archieven in het brandpunt van de belangstelling.28 Begrijpelijk is dat wel. Uiteenlopende softwareprogram ma's van diverse producenten/leveranciers hebben ons een wirwar aan systemen bezorgd29: zijn die onderling uitwisselbaar en aan de praat te houden? Effectieve methoden om digitale documenten - volgens archivistische normen - duurzaam te bewaren, zijn op dit moment (nog) niet beschikbaar. Vraagstukken als deze, over de digitale duurzaamheid en authenticiteit van archiefbescheiden, worden vanuit verschillende invalshoeken onderzocht.30 Er wordt onder meer gezocht naar oplossingen die, enerzijds, ongevoelig zijn voor technologische veroudering en, anderzijds, open staan voor nieuwe technologi sche vondsten die de toekomst voor ons in petto heeft.31 Wat de archivaris vooral interesseert, is het behoud van de toegankelijkheid voor onbepaalde (langere) tijd en de fysieke en intellectuele onschendbaarheid van archiefbescheiden. Voor elke organisatie is het van belang om te kunnen aantonen dat de inhoud van (digitale) archiefbescheiden betrouwbaar is reliabilityen dat er niet is geknoeid met de stukken (authenticity)Het zal dan ook niet verbazen dat juist onderzoekers uit de archiefwereld zich zijn gaan verdiepen in vraagstukken rond authenticiteit en blijvende toegankelijkheid van elektronische documenten. Één van die onderzoeken is het project InterPARES, een internationaal, multi disciplinair archivistisch onderzoeksproject dat beoogde eisen te formuleren voor het duurzaam behoud van de authenticiteit van documenten en na te gaan of de weg naar waardering, selectie en bewaren aan deze eisen kan voldoen.32 Het theoretisch uitgangspunt van InterPARES is gebaseerd op de archivistische kennis van de oorkondeleer (diplomatics). Oorkondeleer analyseert de ken merken van documenten en is al eeuwenlang een instrument om ontstaan en juridische omgeving van archiefbescheiden te achterhalen. Hoe past een document in een werkproces? De aanname van het InterPARES-onderzoek is dat de concepten en inzichten uit de oorkondeleer uiterst waardevol zijn voor het beheer van digitale archieven. Welke bijzondere eisen stelt het beheer van digitale archiefbescheiden? Wat is een record in informatiesystemen, systemen die complex zijn en voortdurend in beweging doordat data worden verwijderd, gecorrigeerd of toegevoegd? Ontstaan er in een digitale omgeving vormen die wij ook - of, integendeel, misschien juist niet langer - als record moeten bestem pelen? Welke elementen maken deel uit van een record en wat is de bijdrage van elk element aan de authenticiteit van het document? InterPARES De vereisten van authenticiteit zijn, mede op basis van eerdere onderzoekresul taten, in InterPARES gepreciseerd door een van de vier werkgroepen binnen het project, de werkgroep Authenticity.33 Een tweede werkgroep, Appraisal, richtte zich op het vraagstuk van selectie van digitaal archief (born digital - archief dat van ontstaan af in een digitale omgeving bestaat): 'To appraise and carry out disposition of electronic records according to the continuing needs of the creator and society, using the principles of archival science.'34 Voor het beoordelen van de haalbaarheid van overbrengen en bewaren van digi taal archief steunde de werkgroep Appraisal op de resultaten van de werkgroep Preservation. Laatstgenoemde werkgroep analyseerde het te voeren conserverings beleid voor elektronische documenten, omvattende: het overnemen (de over brenging) van elektronische documenten, het behoud van elektronische documenten, het opnieuw tevoorschijn halen van elektronische documenten (het verlangde document reproduceren), het beoordelen van strategieën naar de mate waarin wordt voldaan aan de eisen van authenticiteit, het oormerken van authenticiteit, het specificeren van de bijbehorende informatie over de elektro nische documenten, en informatie over het verloop en de voortgang van het gehele proces. De werkgroep Appraisal heeft zich gebogen over vragen naar de invloed van de digitale technologie op de selectienormen, het moment waarop beslissingen over waarderen en selecteren moeten worden genomen, en de toedeling van DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 27 Het vraagstuk rond duurzaamheid is een punt van zorg in brede kring, onder meer voor digitale biblio theken, wetenschappelijke databestanden - zie bijvoorbeeld http://www.iassistdata.org/ en http://www.historiaeninformatica.org/ en http://www.library.tudelft.nl/e-archive/ - en andere digitale informatiesystemen. Cf. R.J. Morris, 'Electronic documents and the history of the late twentieth century: black holes or warehouses', in: Edward Higgs (ed.) History and electronic artefacts (Oxford, 1998), pp. 31-48. 28 Cf. ICA Study 13-1 Authenticity of Electronic Records: A Report by ICA to UNESCO, 2002 en ICA Study 13-2 Authenticity of Electronic Records: A Report Prepared for UNESCO and the International Council on Archives, 2004. Te vinden onder publications op de ICA website: www.ica.org 29 en ons afhankelijk gemaakt van de computerindustrie. Om het tij te keren is in Nederland, zowel bij de lokale overheid (Vereniging Nederlandse Gemeenten) als in politiek Den Haag, de noodzaak van open-source software herhaaldelijk onder de aandacht gebracht. Zie bijvoorbeeld het rapport Strategische inzet van software in Nederland, ministerie van Economische Zaken (Den Haag, mei 2002). Verder http://www.ososs.nl 30 Een heldere samenvatting van de voornaamste vraagstukken geven David Bearman en Jennifer Trant, 'Electronic records research working meeting May 28-30, 1997. A report from the archives community', D-Lib Magazine (July/August 1997), pp. 1-15. In te zien http://www.dlib.org 184 AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF Een uitstekend overzicht van onderzoekresultaten biedt Charles M. Dollar, Authentic electronic records: strategies for long-term access (Chicago, 2000). De websites Digitale archivering in Vlaamse Instellingen en Diensten (DAVID) http://www.antwerpen.be/david/ en Digitale duurzaamheid http://www.digitaleduurzaamheid.nl/ wijzen de weg naar tal van onderzoeken en publikaties van recenter datum. 31 Een voorbeeld van zo'n oplossing is de collection-based persistent-object preservation method (POP) die NARA e.a ontwikkelen Zie http://www.dlib.org/dlib/february01/thibodeau/02thibodeau.html 32 Onder leiding van Professor Luciana Duranti (School of Library, Archival and Information Studies - University of British Colombia). Het onderzoek (1999-2001) bouwde voort op een eerder project van UBC naar vraagstukken rond het ontstaan creationen het behoud (maintenance) van authentieke en betrouwbare elektronische documenten, The preservation of the integrity of electronic records. Een van de resultaten van het UBC project was de D.o.D. 5015.2 software standaard voor het beheer van elektronische documenten. Zie www.interpares.org en Peter Horsman elders in dit jaarboek. 33 Rapport Authenticity Task Force www.interpares.org. Cf. Anne J. Gilliland-Swetland, 'Testing our truth: delineating the parameters of the authentic archival electronic record', the American Archivist vol. 65/2 (Fall/Winter 2002), pp. 196-215. 34 Wat volgt is een beknopte weergave van het eindrapport van de werkgroep Appraisal. 185

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 94