In 1981 zwengelde F. Gerald Ham13 de discussie aan over de noodzaak selectie
van archief anders aan te pakken. Hij merkte op dat de technologie tot verande
ren dwingt: archivarissen moeten zich veel actiever gaan bezighouden met
selectie en hoognodig hun eigen werkwijzen eens aan een kritisch onderzoek
onderwerpen.14 Het is de nieuwe praktijk die de archivaris dwingt om de strategie
en planning van selectie aan te passen, schreef ook Bailey (1989).15 Zij onder
scheidt daartoe drie fasen. Allereerst dienen waarderen en selecteren op een vroeg
moment te geschieden, kort nadat het digitale archiefstuk is ontstaan. Wanneer
we uitgaan van de levensfasen van een archief (dynamisch, semi-statisch en
statisch), dan betekent dat dat de archivaris bij de wieg moet staan. Tot nu toe
- constateerde Bailey in 1989 - zijn het echter alleen de computerspecialisten die
zich bezig houden met digitale informatie; zij richten hun blik voorwaarts en
hebben wel wat anders aan het hoofd dan er voor te zorgen dat belegen informa
tie en verouderde data in leesbare staat bewaard blijven. Verlies van digitaal
archief is het gevolg. Dat zou kunnen worden voorkomen wanneer waarderen
en selecteren aan de bron plaatsvinden. Ten tweede is meer aandacht vereist voor
de technische en inhoudelijke analyse. Zodra een archiefstuk is afgedaan, is de
vraag aan de orde wat er verder mee gaat gebeuren. Bewaren of vernietigen?
Selectie aan de bron van digitaal archief bevordert dat het kaf (te vernietigen)
eenvoudiger is te scheiden van het koren (te bewaren)Ten derde is het zinnig om
na overbrenging opnieuw - aan de hand van selectiecriteria - kritisch de waarde
van het digitale archief te beoordelen: zijn we dan nog steeds van mening dat het
archief voor blijvende bewaring in aanmerking komt?
Het belangrijkst is de eerste fase. Wanneer niet is voldaan aan deze voorwaarde,
dan kunnen we de rest wel vergeten, waarschuwt Bailey. Die boodschap klinkt
door in een rapport van UNESCO/ICA uit 1990, al lijkt het er op dat de auteur
van het hoofdstuk over selectie, Naugler, waardering van machine-readable data
- een analyse van de informatiewaarde, aangevuld met een technische analyse -
aan het eind van de levensloop situeert.16 Die analyse wijst echter naar de tweede
stap in de beoordeling. Rekening houden met selectie van digitaal archief begint
helemaal vooraan: it is imperative that records schedules for machine-
readable information be established at the system design or planning stage for
new applications or programmes.'17 Nuttige richtlijnen, al menen sceptici:
wat de archivaris ook bedenkt en doet, wat haalt het uit? In elk geval waren Trant
en Bearman, net als Dollar deskundig op het gebied van digitale archivering,
die mening toegedaan. 'Increasingly in the USA at least, it is evident that
government archives will have little impact on electronic recordkeeping in the
1990's just as they had none in the 1980's or 70's. Lots of hand wringing aside,
this probably matters very little since good government recordkeeping is the
exception rather than the norm anyway.'
Wat is selectie?
Selectie is het 'geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende
bewaring en voor vernietiging19 te eniger tijd bestemde archiefbescheiden.'20 Op
de achtergrond en op de lange termijn speelt de culturele functie van archieven.
In Nederland hebben overheidsorganisaties een bewaarplicht en is selectie van
overheidsarchief een taak van de archiefvormer, beter gezegd: een zaak van
beheer voor de vormende organisatie. Verondersteld wordt dat een overheids
organisatie de archiefvorming goed geregeld heeft en dat medewerkers van de
afdeling DIV - documentaire informatieverzorging - aan de hand van goed
gekeurde selectielijsten het archief in goede en geordende staat beheren. Deze
selectielijsten zijn opgesteld in een gemeenschappelijk overleg tussen drie betrok
ken partijen (het zogeheten driehoeksoverleg) en aan externe beoordeling onder
worpen in een wettelijk voorgeschreven procedure. Het driehoeksoverleg staat
uitvoerig stil bij:
1) de belangen die de archiefbescheiden vertegenwoordigen: het administratief
belang (ter ondersteuning van de werkprocessen), het juridisch belang
(voor verantwoording, rechten en bewijs) en het cultuurhistorisch belang;
2) de bewaartermijnen die in acht moeten worden genomen voordat vernieti
ging is toegestaan.
De termijnen voor het overbrengen van overheidsarchieven naar de archiefbe
waarplaats zijn bij de wet geregeld (na twintig jaar).
Selectie en overbrenging zoals hier omschreven, verlopen tussen afzonderlijke
instellingen met elk een eigen verantwoordelijkheid: de vormende organisatie
enerzijds, de ontvangende archiefbewaarplaats anderzijds. Lopen de zaken zoals
de richtlijnen voorschrijven, dan kan de archiefbewaarplaats na overbrenging de
archieven regelrecht naar het depot brengen en de inventaris, de toegang tot het
zojuist ontvangen archief, netjes in de kast plaatsen. De archivaris staat - op de
afgesproken tijd, na twintig jaar of misschien iets later - met open armen aan
het einde van de levensloop van het archief te wachten. Kortom: alleen het
wettelijke aspect van selectie, het driehoeksoverleg over de selectielijsten, vraagt
een inspanning van de kant van de archivaris. Althans, in theorie.
Wat is digitaal archief?
Aan archivarissen de vraag voorleggen wat archief is, mag misschien dwaas
klinken, in het licht van de veranderde technische mogelijkheden is de vraag
alleszins gerechtvaardigd. Weten we het wel zo goed nu archiefbescheiden niet
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
13 Ham, F. Gerald 'Archival Strategies for the post-custodial Era', the American Archivist 44 (Summer 1981),
pp. 207-216.
14 Voor een overzicht: Luciana Duranti, 'The thinking on appraisal of electronic records: its evolution,
focuses, and future directions', JANUS (1997/2), pp.47-67. Alf Erlandsson, Electronic Records Management.
A literature review, ICA Studies, Nr. 10 (1997), Ch. 6 Appraisal of electronic records.
15 Bailey, Catherine 'Archival theory and electronic records', Archivaria 29 (Winter 1989-1990): 180-196.
Opgenomen in de bundel Tom Nesmith (ed.), 'Canadian archival studies and the rediscovery of
provenance' (New York London, 1993, SAA), pp. 421-441.
16 Harold Naugler, 'The archival appraisal of machine-readable records', Selected guidelines for the management
of records and archives: a RAMP reader, (Paris, UNESCO, 1990), punt 6.9.
180
AGNES E.M. JONKER ARCHIEF SCHEPT EEN BAND. SELECTIE EN DIGITAAL ARCHIEF
Te raadplegen op de website van UNESCO
http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9006e/r9006e0g.htm#The%20archival%20apprai-
sal%20of%20machine-readable%20records
17 Idem punt 6.7.
18 David Bearman en Jennifer Trant, 'Electronic records research working meeting May 28-30, 1997 A report
from the Archives Community', D-Lib Magazine (July/August 1997), p.12. In te zien http://www.dlib.org
19 Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat
de informatie hierop niet meer is te lezen of te reconstrueren. Een informatiedrager kan een papieren stuk
zijn, maar ook een computerschijf of CD-ROM. Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de
in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in art. 3 van de Archiefwet 1995.
20 Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen ('s-Gravenhage, 2003).
181
