problemen zullen komen wanneer toekenning van metadata en waardering
en selectie aan de bron niet wordt geëffectueerd. Hoe we dat als handhavers van
de archiefwet voor elkaar kunnen krijgen, is een levensgrote vraag. De eerste
'bijna-ramp' in het Nederlandse openbaar bestuur op dit gebied is al gebeurd
(Arbeidsvoorziening) en lijkt nog niet tot het Grote Wakkerschudden te hebben
geleid. Op het congres dat door de Taskforce Digitale Duurzaamheid in novem
ber 2002 werd georganiseerd, mochten we een A-viertje ontvangen met daarop
een aantal kernachtige uitspraken over de geleerde lessen van Arbeidsvoorziening
waarvan ik u er een aantal niet wil onthouden:
1. bepaal van te voren welke informatie nodig is om achteraf verantwoording
af te leggen
2. delegeer uw wettelijke zorgdragersplicht niet aan een ICT-leverancier
3. blijf zicht houden op de aanwezige informatie in uw organisatie.
Er is een andere adder onder het digitale gras, die hier nog niet aan de orde is
gekomen. Het gaat dan om het feit, dat de archiefbescheiden niet meer allemaal
via de procedures van de papieren registratuur geregistreerd en dus geïdentifi
ceerd worden door de daartoe aangestelde medewerkers, een constatering die
overigens in 1995 ook al werd gedaan in het boekje Het papieren tijdperk voorbij,
een product van het project Machineleesbare Gegevensbestanden (MLG)12.
In het tweede deel van hetzelfde boekje, 'MLG's geteld en gewogen', staat een
weergave van de resultaten van een onderzoek naar soort en aantal MLG's die
bij de overheid te vinden waren op dat moment. Sinds 1995 lijkt er weinig veran
derd, ondanks het feit dat veel overheidsorganisaties ruw met de neus op de
feiten (het ontbreken van overzicht) zijn gedrukt bij de ad-hoc inventarisaties die
gemaakt moesten worden bij het millenniumprobleem. Div-vers missen daardoor
vaak het overzicht over de archiefbescheiden die door de organisatie ontvangen
dan wel opgemaakt worden. Daarom zijn het Documentaire Structuurplan en de
overzichten, zoals voorgeschreven in van de 'Regeling geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden' (namelijk van de niet-digitale én van de digitale archief
bescheiden), van onmisbaar belang. Bij de meeste overheidsorganisaties ont
breekt het nu nog aan een dergelijke plan en een dergelijk overzicht. Veel werk zal
dus moeten worden verricht om de processen te beschrijven, evenals de applica
ties die deze processen bedienen en de archiefbescheiden die deze processen ople
veren13. Daarbij is het goed te realiseren dat ook een aantal andere disciplines in
organisaties baat hebben bij deze procesbeschrijvingen en bij het overzicht van
applicaties.
Denk daarbij aan overzicht dat onontbeerlijk is om te voldoen aan de wettelijke
verplichtingen ten aanzien van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP),
maar ook aan overzichten die onontbeerlijk zijn voor het beoordelen van de
kwaliteit van de informatiebeveiliging en de administratieve organisatie.
Het is dus een goede zaak om aansluiting te zoeken bij deze disciplines op het
gebied van de bedrijfsvoering, om zo samen op te trekken bij het maken van deze
beschrijvingen.
176
Conclusies
1. Heel veel energie zal moeten worden gestoken in het verkrijgen van overzicht
over de archiefbescheiden van iedere overheidsorganisatie, aan het vastleggen
van context- en metagegevens en aan het inrichten van mechanismen die
selectie en vernietiging aan de bron verzorgen. Het lijkt alsof de uitdagingen
ten aanzien van preservering van digitale bestanden in het niet zinken bij de
opgave, waar we nu voor gesteld worden, om te zorgen dat we overzicht
houden. Of, met andere woorden, dat de DIV-er kan blijven eten in plaats
van gegeten te worden en dat de archivaris niet geconfronteerd wordt met
grote gaten in het geheugen van de overheid. Het Documentaire
Structuurplan is daarmee een onmisbaar hulpmiddel geworden om te
kunnen constateren of de volledigheid van het archief gewaarborgd blijft.
2. Een ander leerpunt zijn de vragen die het bestaan van de verschillende
soorten archiefbestanden (analoog en digitaal, waarbij ook de verschillende
soorten bestandsformaten met hun functionaliteiten) stelt aan de waarde
ring. Niet alleen blijkt het niet eenvoudig om een transparant en samenhan
gend archief te maken uit digitale en analoge bescheiden, die elkaar soms
doubleren, maar bovendien moeten keuzes gemaakt worden ten aanzien van
functionaliteiten, bijvoorbeeld van databases, geografische informatiesyste
men en statistische bestanden.
Het Nederlandse archiefveld staat nu (medio 2005) voor een geweldige uitda
ging, omdat de Staatssecretaris om een evaluatie van de regeling 'Geordende en
toegankelijke staat archiefbescheiden' heeft gevraagd. Alle onderwerpen die
hierboven de revue zijn gepasseerd, zullen daarbij aan bod komen en dat zal de
gelegenheid geven een grondige, inhoudelijke, breedgeoriënteerde discussie te
voeren met het hele veld en met de ICT-wereld, die natuurlijk bij een groot aantal
van deze issues betrokken is. Een goede gelegenheid ook om eens te kijken hoe
een en ander in de ons omringende landen wordt aangepakt. Want dat is nu juist
één van de charmes van het vak: we hebben allemaal onze eigen archieven en we
staan allemaal voor dezelfde uitdagingen ten aanzien van het digitaal duurzaam
bewaren. Dat geeft een prachtige uitgangspositie voor intensieve kennisdeling en
samenwerking.
177
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
12 Het 'papieren' tijdperk voorbij.
CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD
13 Zie hiertoe 'Orde op Zaken, Zaken op Orde'; een uitgave van de VNG.