problemen zullen komen wanneer toekenning van metadata en waardering en selectie aan de bron niet wordt geëffectueerd. Hoe we dat als handhavers van de archiefwet voor elkaar kunnen krijgen, is een levensgrote vraag. De eerste 'bijna-ramp' in het Nederlandse openbaar bestuur op dit gebied is al gebeurd (Arbeidsvoorziening) en lijkt nog niet tot het Grote Wakkerschudden te hebben geleid. Op het congres dat door de Taskforce Digitale Duurzaamheid in novem ber 2002 werd georganiseerd, mochten we een A-viertje ontvangen met daarop een aantal kernachtige uitspraken over de geleerde lessen van Arbeidsvoorziening waarvan ik u er een aantal niet wil onthouden: 1. bepaal van te voren welke informatie nodig is om achteraf verantwoording af te leggen 2. delegeer uw wettelijke zorgdragersplicht niet aan een ICT-leverancier 3. blijf zicht houden op de aanwezige informatie in uw organisatie. Er is een andere adder onder het digitale gras, die hier nog niet aan de orde is gekomen. Het gaat dan om het feit, dat de archiefbescheiden niet meer allemaal via de procedures van de papieren registratuur geregistreerd en dus geïdentifi ceerd worden door de daartoe aangestelde medewerkers, een constatering die overigens in 1995 ook al werd gedaan in het boekje Het papieren tijdperk voorbij, een product van het project Machineleesbare Gegevensbestanden (MLG)12. In het tweede deel van hetzelfde boekje, 'MLG's geteld en gewogen', staat een weergave van de resultaten van een onderzoek naar soort en aantal MLG's die bij de overheid te vinden waren op dat moment. Sinds 1995 lijkt er weinig veran derd, ondanks het feit dat veel overheidsorganisaties ruw met de neus op de feiten (het ontbreken van overzicht) zijn gedrukt bij de ad-hoc inventarisaties die gemaakt moesten worden bij het millenniumprobleem. Div-vers missen daardoor vaak het overzicht over de archiefbescheiden die door de organisatie ontvangen dan wel opgemaakt worden. Daarom zijn het Documentaire Structuurplan en de overzichten, zoals voorgeschreven in van de 'Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden' (namelijk van de niet-digitale én van de digitale archief bescheiden), van onmisbaar belang. Bij de meeste overheidsorganisaties ont breekt het nu nog aan een dergelijke plan en een dergelijk overzicht. Veel werk zal dus moeten worden verricht om de processen te beschrijven, evenals de applica ties die deze processen bedienen en de archiefbescheiden die deze processen ople veren13. Daarbij is het goed te realiseren dat ook een aantal andere disciplines in organisaties baat hebben bij deze procesbeschrijvingen en bij het overzicht van applicaties. Denk daarbij aan overzicht dat onontbeerlijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), maar ook aan overzichten die onontbeerlijk zijn voor het beoordelen van de kwaliteit van de informatiebeveiliging en de administratieve organisatie. Het is dus een goede zaak om aansluiting te zoeken bij deze disciplines op het gebied van de bedrijfsvoering, om zo samen op te trekken bij het maken van deze beschrijvingen. 176 Conclusies 1. Heel veel energie zal moeten worden gestoken in het verkrijgen van overzicht over de archiefbescheiden van iedere overheidsorganisatie, aan het vastleggen van context- en metagegevens en aan het inrichten van mechanismen die selectie en vernietiging aan de bron verzorgen. Het lijkt alsof de uitdagingen ten aanzien van preservering van digitale bestanden in het niet zinken bij de opgave, waar we nu voor gesteld worden, om te zorgen dat we overzicht houden. Of, met andere woorden, dat de DIV-er kan blijven eten in plaats van gegeten te worden en dat de archivaris niet geconfronteerd wordt met grote gaten in het geheugen van de overheid. Het Documentaire Structuurplan is daarmee een onmisbaar hulpmiddel geworden om te kunnen constateren of de volledigheid van het archief gewaarborgd blijft. 2. Een ander leerpunt zijn de vragen die het bestaan van de verschillende soorten archiefbestanden (analoog en digitaal, waarbij ook de verschillende soorten bestandsformaten met hun functionaliteiten) stelt aan de waarde ring. Niet alleen blijkt het niet eenvoudig om een transparant en samenhan gend archief te maken uit digitale en analoge bescheiden, die elkaar soms doubleren, maar bovendien moeten keuzes gemaakt worden ten aanzien van functionaliteiten, bijvoorbeeld van databases, geografische informatiesyste men en statistische bestanden. Het Nederlandse archiefveld staat nu (medio 2005) voor een geweldige uitda ging, omdat de Staatssecretaris om een evaluatie van de regeling 'Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden' heeft gevraagd. Alle onderwerpen die hierboven de revue zijn gepasseerd, zullen daarbij aan bod komen en dat zal de gelegenheid geven een grondige, inhoudelijke, breedgeoriënteerde discussie te voeren met het hele veld en met de ICT-wereld, die natuurlijk bij een groot aantal van deze issues betrokken is. Een goede gelegenheid ook om eens te kijken hoe een en ander in de ons omringende landen wordt aangepakt. Want dat is nu juist één van de charmes van het vak: we hebben allemaal onze eigen archieven en we staan allemaal voor dezelfde uitdagingen ten aanzien van het digitaal duurzaam bewaren. Dat geeft een prachtige uitgangspositie voor intensieve kennisdeling en samenwerking. 177 DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 12 Het 'papieren' tijdperk voorbij. CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD 13 Zie hiertoe 'Orde op Zaken, Zaken op Orde'; een uitgave van de VNG.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 90