aangaven of en op welke wijze ze gebruikt waren. Dit is een heel andere keuze
dan de keuze die gemaakt is bij de waardering en selectie van de archieven van
Arbeidsvoorziening, namelijk om in principe de Word-bestanden (met extensie
.doe) te bewaren10. In het artikel dat verslag doet van deze overbrenging wordt
helaas geen aandacht besteed aan de verhouding tussen de papieren en de
digitale bestanden.
E-mail
In het onderzoek dat Albert Meijer (noot 2) deed, constateerde hij de moeilijk
heid om formele van informele e-mail te scheiden. Ook in onze gemeentelijke
praktijk is dat dé uitdaging. Een door de organisatie vastgelegd beleid ten aanzien
van de formaliteit is dan ook een eerste vereiste: anders wordt het gevaar gelopen
dat óf alle e-mails bewaard worden, waardoor selectie en vernietiging (achteraf)
de facto onmogelijk wordt vanwege de hoeveelheid werk daaraan verbonden, óf
(wat natuurlijk vaker de praktijk is) dat de e-mails met enige regelmaat (meestal
gedicteerd door het moment dat de waarschuwing van de volle postbus met het
rode uitroepteken op het scherm verschijnt) worden weggegooid zonder dat dat
misschien al de bedoeling is, of toegestaan. Over de archiefwaarde van e-mails
is veel geschreven; in de gemeentelijke praktijk van dit moment is het met name
het e-mailverkeer tussen bestuurlijke en politieke overheid en burger dat de
meeste uitdagingen stelt. In de praktijk blijkt weer dat het hier enige overredings
kracht kostte om de architecten van een gemeentelijk e-mailsysteem dat in
Amsterdam wordt geïmplementeerd om het e-mailverkeer tussen burgers en
gemeente beter te beheersen, ervan te overtuigen datzo'n systeem niet klaar is
wanneer ervoor is gezorgd dat de e-mail van de burger beantwoord wordt, maar
dat het systeem ook de archivering moet ondersteunen en dat een back-up van
alle correspondentie zeker niet hetzelfde is als een archief.
Wat het beleid ten aanzien van formeel e-mailverkeer met name met de burger
betreft, moet gezegd worden dat onze gemeente daar over het algemeen nog heel
voorzichtig mee is, en veelal onderstrepen disclaimers het feit dat er aan de
inhoud geen rechten kunnen worden ontleend. Voor een organisatie als de over
heid, die het vertrouwen van de burger moet waarmaken, moet dit natuurlijk een
volstrekt onbevredigende praktijk zijn die al helemaal snel tot het verleden zal
behoren wanneer de digitale handtekening een feit is. Gestructureerde en
routinematige correspondentie en transacties, zoals rond het aanvragen van
vergunningen en andere overheidsdocumenten, zullen dan relatief gemakkelijk
(d.w.z. wanneer de functionaliteit daartoe in de systemen is opgenomen)
- 'automatisch', binnen de informatiesystemen zelf - gewaardeerd kunnen
worden. Vooral uit oogpunt van de verantwoording van de overheid is dit van
belang, maar het waarderen van de inhoud van met name ongestructureerd en
onroutinematig e-mailverkeer blijft onderworpen aan 'handmatige' menselijke
beslissingen. Denk bijvoorbeeld aan de e-mailtjes die burgers aan
info@amsterdam.nl sturen; daartussen vinden we correspondentie die het
bewaren waard is, zoals bloemrijk verwoorde klachten van toeristen van buiten
Europa die menen dat zij in Amsterdam niet serieus worden genomen op
grond van hun herkomst.
172
Wat dus de organisatorische aspecten van het inventariseren van e-mail betreft:
we kunnen ook hier niet anders dan concluderen, dat de implementatie van
ondersteuningsmechanismen van de selectie aan de bron hier van het allergroot
ste belang is.
Op de technische aspecten van het beheren, waaronder het blijvend bewaren,
van e-mail en van attachments wil ik hier niet ingaan, maar verwijzen naar het
werk dat op dit gebied onlangs door het Testbed van ICTU is gedaan.
Websites
Websites vormen technologisch gezien misschien nog wel het meest uitdagende
bestandstype als het om archivering gaat. Albert Meijer (noot 2) noemt de links
die vaak tussen websites bestaan, maar daarnaast wordt steeds meer gebruik
gemaakt van databasetechnologie om de websites te vullen en ook de frequente
updates van websites stellen zo hun problemen. Tijdens de inventarisatie van het
archief van Py2k constateerden we, dat de website zo'n belangrijke rol speelde in
kerntaken van het projectbureau (voorlichting, communicatie) dat we besloten
de eerste en laatste versie ervan compleet te bewaren. Voor enkele tussenliggende
versies, namelijk de updates waarbij veel meer of andere informatie aan de site
werd toegevoegd, hetgeen dus een wezenlijke verandering betekende, gold hetzelf
de. Op de CD's was echter maar één complete site aanwezig, plus 33 updates
(d.w.z. alléén de wijzigingen, niet de complete site), zodat we de gewenste versies
moesten reconstrueren door de 33 updates achter elkaar te implementeren.
Het resultaat pakte niet geheel bevredigend uit: niet alle onderdelen van de site
functioneerden. Uiteindelijk hebben we contact gezocht met de bouwer van de
website, in dit geval een klein commercieel ontwerpbureau. Dat voorzag ons van
de eerste versie van de site, en van een werkende laatste versie. Door de korte
periode tussen het ontwerp van de website en de overbrenging ervan naar het
Gemeentearchief was dit vruchtbare contact mogelijk. Evengoed verdwenen in
diezelfde korte periode veel vergelijkbare ICT-bedrijfjes van de aardbodem; en wie
vertelt een archivaris dan nog iets over de website die door zo'n bedrijf is gebouwd
maar die, ook na veel gemopper en ergernis, onmogelijk nog aan de praat te
krijgen is? Overigens weer een bewijs voor het belang van goede documentatie!
Wat betreft hun waarde als archiefbescheid: in de strikte zin des woords
behoeven de meeste sites van de gemeentelijke overheid op dit moment wat hun
administratief en informatief belang betreft niet onder permanent te bewaren
archiefbescheiden in de zin van de archiefwet te worden gerekend, omdat ze over
het algemeen informatie bevatten die ontstaat in andere originele documenten,
zoals burgerinformatie over taken en doelstellingen van de organisaties, organo
grammen, openingstijden en bezoekadressen en over actuele gebeurtenissen of
voornemens, zaken die - voor zover permanent te bewaren - allemaal reeds op
andere originele archiefbescheiden zijn vastgelegd. Overigens is daar natuurlijk
niet mee gezegd dat dit ook zo zal blijven, zeker niet nu de mogelijkheid om ook
transacties via de site te gaan organiseren en afhandelen door de waarschijnlijk
spoedige komst van de digitale handtekening binnen beeld komt11. Op dit
173
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
10 Archievenblad, dec. 2003, p. 19.
CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD
11 Zie voor een uitgebreidere bespreking van de functies die websites bij de overheid kunnen vervullen
Archievenblad, mei 2003, p. 28.
