b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheids
orgaan werd ontvangen of opgemaakt; en
c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte
archiefbescheiden'
Dat betekent juist, dat de archivaris los moet komen van de traditionele vorm
van het document (namelijk als fysieke eenheid: 'archiefbescheiden'), maar
meer moet gaan denken in termen van het document als een verzameling gege
vens die op enigerlei wijze met elkaar samenhangen, in wat voor vorm dan ook.
Hoe echter een archief van dergelijke documenten er precies uit moet zien, dat is
de uitdaging die zich de komende tijd opdringt aan de individuele archieven die
de komende tijd aan de archiefbewaarplaatsen zullen worden overgedragen.
Overbrengingstermijn
Een belangrijk gegeven is dat de overbrengingstermijn voor permanent te
bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen in principe twintig
jaar is, en dat niet alle bestandstypen archiefbescheiden die wettelijk over
gedragen moeten worden, deze leeftijd al bereikt hebben: websites en intelligente
systemen waren er twintig jaar geleden nog helemaal niet, e-mail werd nog maar
op zéér beperkte schaal en dan vooral in Amerika gebruikt, kantoorautomatise
ring was geen gemeengoed (en, voor zover het er was, beperkt tot tekstverwer
king). Alleen databases en statistische systemen werden volop toegepast, maar
vooral in de grotere administratieve omgevingen omdat tot die tijd het gebruik
van computers beperkt was tot mainframe- en minicomputers. Het gebruik van
microcomputers zoals de PC voor andere doeleinden dan spelletjes deed eigenlijk
pas in de tweede helft van de tachtiger jaren zijn intrede.
Maar gezien de specifieke problemen van digitale bewaring én gezien het gemak
waarmee digitale bestanden vermenigvuldigd kunnen worden is het natuurlijk
onverstandig en onnodig om ook voor digitale bestanden de overdrachtstermijn
van twintig jaar aan te houden. Onverstandig: voor de archiefvormers is het niet
vanzelfsprekend om twintig jaar aan te houden omdat zij dan, door de verschil
lende hard- en softwareversies die zich al binnen die termijn voordoen, te maken
krijgen met een substantiële beheersproblematiek. Wat hier aan de orde is, is
vooral om een organisatorisch en beheersmatig probleem, want centraal 'homo
geen' en goed beheren levert veel minder risico's en kosten op dan decentraal
(en op allerlei uiteenlopende manieren) beheren.
Onnodig: is er immers geen noodzaak om te wachten tot die twintig jaar zijn
verstreken door de mogelijkheid van gelijktijdig gebruik door de archiefvormer en
de archiefbewaarplaats. Overigens zal het verkorten van de overbrengingstermijn
de archiefvormer toch niet altijd welgevallig zijn wanneer het gaat om bestanden
die gebruikelijk bij de archiefvormer alleen tegen een legesvergoeding ingezien
mogen worden door het publiek.
De uitdaging om deze nieuwere bestandtypen naar de archiefbewaarplaatsen
te willen laten overbrengen (en wel vervroegd), is dan ook meer dan actueel.
De archiefbewaarplaats heeft er aan de andere kant wel behoefte aan om een
168
overbrengingssystematiek in 'blokken' te handhaven, dat wil zeggen dat archie
ven en collecties zoveel mogelijk volledig worden overgedragen of in 'blokken'
van bepaalde tijdsomvang, omdat overdracht anders niet meer te beheersen is;
ook hier weer: een organisatorisch(e) probleem c.q. uitdaging.
Gegevensbanken of databases
Databases in de begintijd van de automatisering probeerden sommigen
- tevergeefs - om gegevensbank in het spraakgebruik te introduceren) vormen
historisch gezien het eerste bestandstype waarin geautomatiseerde gegevens
gecreëerd, vastgelegd en onderhouden werden, na de oorspronkelijke introductie
van de computer als 'rekentuig'. De mogelijkheden die de automatisering bood
voor het aanleggen, onderhouden en gebruiken van grote databases hebben
registraties en registers opgeleverd die voor een groot deel dezelfde soort, aard en
inhoud hebben als registraties en registers in de papieren omgeving; in beide
gevallen (zowel in papieren als in digitale vorm) zijn veel van deze bestanden
permanent te bewaren archiefbescheiden. Een van de meest voor de hand
liggende - permanent te bewaren - databases is de Gemeentelijke Basisadmini
stratie (GBA) die vanaf 1995 in alle gemeenten van Nederland geautomatiseerd
is. Daarnaast zijn de databases op het gebied van vastgoedregistraties opvallende
belangrijke en permanent te bewaren archiefbescheiden. Het gebruik van
databases beperkt zich echter niet tot deze onderwerpen. In het archief van het
Amsterdamse Projectbureau Jaar 2000 (verder te noemen; Py2k), dat GAA als
pilot heeft geïnventariseerd, werden databases gebruikt voor de inventarisatie
van de geautomatiseerde systemen die bij de gemeente in gebruik waren op het
moment van de millenniumwisseling en van de gegevens die in die systemen
vastgelegd waren en de risico's die het eventueel niet meer beschikbaar zijn van
deze gegevens (ten gevolge van de millenniumbug) met zich mee zou brengen, en
tenslotte van alle apparatuur en programmatuur en de in dit verband relevante
metadata daarover. Belangrijke informatie was uiteraard welke leverancier de
apparatuur en programmatuur leverde en of een betrouwbare verklaring over de
'millennium-bestendigheid' door deze leverancier gegeven was.
Een andere organisatie die al ervaring heeft opgedaan met selectie en vernieti
ging van digitale archieven, waaronder veel databases, is Arbeidsvoorziening6.
Deze overheidsorganisatie is per 1 januari 2002 geliquideerd en een deel van de
voormalige bedrijfsonderdelen is zelfstandig verder gegaan. In november 2003
droeg Arbeidsvoorziening haar digitale archief over aan het Nationaal Archief7.
Bij de bewerking van dit archief bleek - overigens precies als bij de bewerking
door GAA van het archief van Py2k - duidelijk dat integriteit, volledigheid en
toegankelijkheid van dit archief zwaar te lijden hebben van het feit, dat waarde
ring en ordening niet aan de bron heeft plaatsgevonden. Daardoor ontbrak het
vaak aan duidelijkheid of gegevens op papier of elektronisch bewaard zouden
worden (degenen die met de papieren dossiers werkten, dachten dat de gegevens
wel elektronisch bewaard zouden worden, en andersom) en, nog essentiëler, de
hoeveelheid elektronische informatie is nu eenvoudig te groot om ordening en
schoning achteraf een reële optie te laten zijn.
169
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD
6 Archievenblad, mrt 2003, p. 28.
7 Archievenblad, dec. 2003, p. 17.