Digitale archieven
verworven en gewaardeerd
Ervaringen en verwachtingen van
Gemeentearchief Amsterdam
Inleiding
Onder de pakkende titel 'de eerste keer doet altijd pijn1' heeft Marcel van Dijk
de ervaringen van Gemeentearchief Amsterdam (GAA) met de bewerking van
het eerste (gedeeltelijk) digitaal overheidsarchiefje dat naar GAA zal worden
overgebracht, weergegeven. Natuurlijk is het onontkoombaar dat het niet bij die
eerste 'pijnlijke' ervaring blijft en dat menig digitaal archief volgt. In dit artikel
zal, redenerend vanuit de omgeving van GAA, ingegaan worden op het soort
archiefstukken dat in de gemeentelijke archiefomgeving te verwachten is, en op
de daarmee gepaard gaande problematiek - of zullen we van 'uitdaging' spreken?
Het onderwerp van dit artikel zijn dus de digitaal gecreëerde archieven (in het
Engels digitally born) en niet de digitaal gereproduceerde archieven.
De uitdagingen
Albert Meijer laat in het onderzoek dat ten grondslag ligt aan zijn artikel
'Accountability in an Information Age: Opportunities and risks for records
management'2 een expertgroep de gevolgen van het gebruik van ICT benoemen
die naar hun mening de belangrijkste uitdagingen (risico's en kansen) opleveren
om verantwoording in het openbaar bestuur mogelijk te maken. De vraag is
immers: hoe kan het openbaar bestuur zorgen dat de verantwoording niet
in gevaar komt, gezien de specifieke problemen bij het waarderen, selecteren en
bewaren van respectievelijk
e-mail (hoe informele en formele berichten te scheiden?
databases (hoe te zorgen dat de historie wordt bewaard?)
kantoorautomatisering (hoe kan de creatie van archiefbescheiden in deze
omgeving worden beheerst en hoe kan preservering worden zekergesteld)
websites (hoe om te gaan met koppelingen/verwijzingen naar documenten op
andere sites?) en
intelligente systemen (hoe kunnen we die op zo'n manier bewaren dat we hun
functie recht doen; moeten daartoe zowel de beslisregels als de
ingevoerde gegevens bewaard blijven?).
166
Meijer vraagt niet alleen aandacht voor de risico's maar ook voor de kansen die
het inzetten van ICT voor de verantwoording met zich meebrengt. De kansen
liggen (volgens Meijer) vooral op het gebied van de betere 'doorzichtigheid' van
de overheid door een aantal factoren, zoals het feit dat er een neiging is bij over
heidsorganisaties om meer gegevens vast te leggen (en ook om meer per e-mail
te bespreken en af te handelen dan per telefoon) en doordat ICT betere terug-
zoekmogelijkheden en betere controleerbaarheid biedt. Dat is overigens niet
synoniem met betere beheersbaarheid en de bewaarbaarheid van met behulp van
ICT gecreëerde archiefbescheiden, zoals ik hieronder zal proberen te laten zien.
In een onderzoek dat in 1995 gepubliceerd werd in het kader van het project
Machineleesbare Gegevensbestanden (MLG)3, 'MLG's geteld en gewogen', een
weergave van de resultaten van een onderzoek naar soort en aantal MLG's dat
bij de overheid te vinden was op dat moment, worden nog twee andere bestands
typen opgesomd die van belang zijn in het openbaar bestuur, namelijk
digitale kaarten of Geografische Informatie Systemen (GIS-systemen) en
grafische systemen, zoals Computer Aided Design (CAD) (geconstateerde
problematiek in 1995: net als bij databases zijn er in deze systemen geen voor
zieningen opgenomen om de historie te bewaren, er zijn nauwelijks standaarden,
programmatuur is vaak van grote complexiteit, waardoor bestanden niet voor
iedereen even toegankelijk zijn)
statistische bestanden (geconstateerde problematiek in 1995: ontbreken
van standaards).
Aan de hierboven opgesomde bestandsformaten kunnen anno 2005 nog worden
toegevoegd de bestanden met digitale foto's, waar de overheid de laatste jaren in
de sfeer van de ruimtelijke ordening op grote schaal gebruik van is gaan maken.
Waarschijnlijk zullen in de loop der tijd weer nieuwe toepassingen ontstaan,
maar voorlopig lijkt mij de opsomming van bestandsformaten redelijk volledig.
In het vervolg van dit artikel zal ik enige ervaringen samenvatten die door ons
(GAA) en anderen opgedaan zijn met (de voorbereiding van) verwerving en
waardering van verschillende bestandstypen zoals hierboven aangegeven4.
Een belangrijke door ons geleerde les blijkt te zijn, dat de hierboven genoemde
waarderings- en beheersproblematieken van de verschillende bestandsformaten
zeker niet de enige uitdagingen zijn. Het beheer en de waardering van digitale
archiefbestanden roept nog een aantal andere vragen op waarop ik hieronder in
zal gaan. Albert Meijer meent5, dat de archiefwetenschap zich in toenemende
mate zou moeten richten op 'potentiële' documenten, en dat datamining zou
moeten worden toegepast. De 'Regeling, geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden' (ex artikel 12 van het Archiefbesluit 1995) biedt die mogelijk
heid ruim aan, omdat daarin immers bepaald wordt dat 'de zorgdrager ervoor
zorg dient te dragen dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden
vastgesteld:
a. de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, één en ander voor zover de inhoud,
structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende
werkproces; en
167
CAROLIEN SCHÖNFELD
1 Archievenblad, aug. 2002, p. 14.
2 'Accountability in an Information Age: Opportunities and risks for records management',
Archival Science 1, 2001, p. 361-372.
CAROLIEN SCHÖNFELD DIGITALE ARCHIEVEN VERWORVEN EN GEWAARDEERD
3 J. Hofman (red.), Het 'papieren' tijdperk voorbij. Beleid voor een digitaal geheugen van onze samenleving
(Den Haag 1995).
4 ik heb geen ervaringen met intelligente systemen kunnen vinden.
5 In 'Overheid innovatief 2003, nr 4, p. 16.