Samenvatting conclusies
In het bovenstaande heb ik geprobeerd een beeld te geven van de verwerving-
spraktijk bij het Nationaal Archief. En hoewel die praktijk natuurlijk 'iets eigens'
heeft en in velerlei opzicht zal afwijken van die van andere instellingen, zijn er
toch wel wat algemene conclusies te trekken.
Bij verwerving speelt het waarderings- en selectievraagstuk met name bij particu
liere archieven. De vraag öf je iets wil opnemen, is daar nog relevant. Voor over
heidsarchieven ligt het selectiemoment elders, namelijk bij het vaststellen van
het selectiedocument. Daarin wordt immers vastgelegd welke documenten voor
blijvende bewaring in aanmerking komen, daarin staat welke documenten naar
een archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht.
Om willekeur bij verwerving te voorkomen en zowel aan de eigen medewerkers
als aan de buitenwereld (archiefvormers en archiefveld) helderheid te verschaf
fen over het te voeren acquisitiebeleid, is een acquisitieprofiel voor een archief-
beherende instelling noodzakelijk. Daarin dient te worden aangegeven welke
categorieën van archieven voor opname in de collectie in aanmerking komen.
Een acquisitieprofiel hoeft geen lijst van concreet te verwerven archieven te zijn,
maar kan wel aangeven hoe je tot een dergelijk overzicht zou kunnen komen.
Voor een goede onderbouwing van het verwervingsbeleid is het noodzakelijk dat
een archiefbeherende instelling beschikt over een heldere doelstelling en missie.
Deze zijn bepalend voor het acquisitiebeleid.
In een acquisitieprofiel moet ook worden aangegeven welke bestanden om welke
reden prioriteit krijgen binnen de werkzaamheden van een archiefinstelling.
En tenslotte kan een archiefbeherende instelling in een acquisitieplan duidelijk
heid verschaffen over de manier waarop zij bij het verwerven van archieven te
werk wil gaan.
Hoewel de betekenis van een acquisitieprofiel niet absoluut is en gezond verstand
en bedrijfsmatige overwegingen bij het nemen van een verwervingsbeslissing een
rol blijven spelen, is het wel een belangrijk hulpmiddel. En alleen dat al is meer
dan voldoende reden om er tijd en aandacht aan te besteden.
Bijlage 1
Het acquisitieprofiel 2002-2006 van het nationaal archief (samenvatting)
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
140
NICO VAN EGMOND SELECTIE EN VERWERVEN VOOR HET NATIONAAL ARCHIEF
Doelstelling van het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief wil de nationale (cultuur)historie zichtbaar maken. Het richt zich
op het behoud, het beheer en de beschikbaarstelling aan een breed publiek van archieven welke
behoren tot de 'nationale collectie'.
Nationale collectie
Het Nationaal Archief beheert de archieven die afkomstig zijn van de nationale overheid of
daaraan gerelateerd zijn.
Collectievorming
Uitgangspunten
het Nationaal Archief beheert een dynamische collectie ('nieuwe vragen - nieuwe
bronnen'
het Nationaal Archief gaat uit van een actieve benadering van archiefvormers
het Nationaal Archief houdt waar mogelijk rekening met de verlangens van de
onderzoekers
Het Nationaal Archief verwerft historische bronnen afkomstig van
overheidsinstellingen
volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995
archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan
20 jaar, afkomstig van rijksoverheidsorganen, waarvan de functies zich over het gehele
rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt
van particulieren
afkomstig van rechtspersonen, natuurlijke personen en families die van landelijke
betekenis zijn of zijn geweest
betrekking hebben op de navolgende onderwerpen:
de politieke geschiedenis van de 19deen 20ste eeuw;
het koloniale handelsverleden: Nederland en de wereld;
de bevolking van Nederland;
het landschap van Nederland.
Activiteiten in het kader van verwerving
archieven van overheidsinstellingen
actief benaderen van de zorgdragers
jaarlijks vragen om overzichten van over te dragen archieven
aangeven welke archieven het Nationaal Archief met voorrang wil overnemen
(op basis van periode of thema)
opstellen van overzichten van hiaten in de collectie
archieven van particulieren
actief benaderen van zorgdragers
opstellen van overzichten van te verwerven archieven en collecties
per aandachtsgebied thema
vaststellen van verwervingsthema's voor een periode van twee jaar
verzorgen van voorlichtingscampagnes om de gekozen verwervingsthema's onder de
aandacht van archiefvormers te brengen
lezingen
artikelen in allerlei periodieken
informatie via de website
141