archieven geldt in wezen hetzelfde wat voor overheidsarchieven in de hardheids
clausule geldt: in bijzondere gevallen en onder bijzondere omstandigheden moet
van een op grond van het acquisitieprofiel logisch lijkende selectiebeslissing
kunnen worden afgeweken, zowel in positieve als in negatieve zin.
Ter illustratie van dit punt kom ik nog even terug op het in de inleidende
paragraaf genoemde voorbeeld van het archief van Theo Hendriks. Als je naar het
acquistieprofiel van het Nationaal Archief kijkt en naar de programma's
waaraan het in de komende jaren aandacht wil besteden, past het archief van
Hendriks naadloos in de collectie. En dan niet zozeer omdat de maatschappelijke
betekenis van Hendriks zo groot is, maar omdat zijn archief kan dienen als bron
voor het onderzoek naar de opkomst en ondergang van belangen- of 'one-issue'
partijen. Dat het archief uiteindelijk niet is opgenomen hangt dan ook niet
samen met het collectieprofiel, maar met heel andere zaken, namelijk met het
feit dat het Nationaal Archief geen overeenstemming met Hendriks kon bereiken
over de voorwaarden van opneming. Andere dan inhoudelijke gronden gaven in
dit geval dus de doorslag.
Acquisitieplan
In een acquisitieprofiel wordt in het algemeen slechts aangegeven welke catego
rieën van historische bronnen voor opname in een collectie in aanmerking
komen. Hoe een archiefbeherende instelling bij het verwerven van bestanden te
werk wil gaan, blijft daarin meestal in het midden. In het 'Acquisitieprofiel
2002-2006' echter, besteedt het Nationaal Archief ook aandacht aan dat laatste
aspect. In een apart hoofdstuk benoemt het de activiteiten die het in het kader
van zijn collectievorming wil ondernemen. Die activiteiten betreffen niet alleen
de bronnen afkomstig van particulieren, maar ook die van de rijksoverheid.
Met het benoemen van verwervingsactiviteiten is het acquisitieprofiel eigenlijk
meer dan alleen maar een profiel, het is ook een acquisitieplan.
Ook in een acquisitieplan maakt een archiefbeherende instelling keuzes.
Uitgangspunt is dat de beschikbare middelen maar één keer kunnen worden
ingezet en dat deze meestal niet toereikend zijn om alles te kunnen doen wat een
instelling graag zou willen doen.
actief verwervingsbeleid
Het Nationaal Archief staat - zoals gezegd - een 'actief verwervingsbeleid' voor.
Dit houdt in dat het geen afwachtende houding (meer) wil aannemen ('niet
alleen kijken wat er aangeboden wordt'), maar actief op zoek wil gaan naar
bestanden die in zijn collectie thuishoren. Archiefvormers - zowel die van de
overheid als particulieren - zullen door hem direct worden benaderd.
verwervingscampagnes naar aanleiding van thema's
Om aan die actieve verwerving concreet gestalte te geven en het acquisitieproces
effectief te laten verlopen, zal het Nationaal Archief binnen de in zijn beleids
plan opgenomen programma's een aantal bijzondere thema's benoemen, waarop
het zich gedurende periodes van telkens twee jaar zal richten. Daarbij kunnen die
periodes elkaar overlappen (het eerste jaar wordt besteed aan de voorbereiding
van een thema en de daarop gerichte verwervingscampagne; het tweede jaar aan
de uitvoering van de in het eerste jaar voorbereide campagne, alsmede aan de
voorbereiding van een tweede thema, enz.). Verder kunnen er - afhankelijk van
de omvang - meerdere thema's tegelijk aan de orde komen. Met die thema's
wordt aansluiting gezocht bij de vraag van de gebruikers. Ook (de herdenking
van) bijzondere gebeurtenissen (kan) kunnen bij de bepaling van de thema's
een rol spelen.
Voor elk thema zal in beeld worden gebracht welke de belangrijkste actoren zijn
- overheid en particulier. Ook de vraag of hun archieven wellicht al in een
archiefbewaarplaats berusten - in eigen huis of elders - moet dan worden
beantwoord. Het verzamelen van de noodzakelijke gegevens gebeurt met behulp
van uiteenlopende bronnen - bij voorbeeld overzichten van (particuliere)
actoren in de rapporten institutioneel onderzoek (PIVOT), staats- en andere
almanakken, wetenschappelijke publicaties, kranten, tijdschriften, internet etc.
Resultaat is een lijst van relevante en nog te verwerven archieven.
Om de gekozen thema's onder de aandacht van bekende en nog niet bekende de
archiefvormers te brengen (niet alle relevante archiefvormers op een bepaald
terrein zullen bij de start van een verwervingsactie bekend zijn) zijn uitgebreide
publiciteitscampagnes nodig. Door middel van lezingen, berichten in periodie
ken en via internet zullen per thema doelgroepen 'warm' gemaakt moeten
worden. Archiefvormers die binding hebben met het geselecteerde thema en
waarvan de gegevens bekend zijn, zullen direct worden benaderd. Dit alles moet
resulteren in de verwerving van een groot aantal archieven die op het gekozen
thema betrekking hebben.
In het kader van de actieve verwerving zal aan de Hoge Colleges van Staat en de
departementen van algemeen bestuur worden gevraagd jaarlijks opgave te doen
van de bestanden die zij in het volgende kalenderjaar aan het Nationaal Archief
willen overdragen. Zelf zal het Nationaal Archief aangeven welke categorieën van
overheidsarchieven het bij voorkeur wil overnemen. Het Nationaal Archief zal
verder inventariseren of er opvallende hiaten zijn in zijn collectie overheids
archieven. Bekeken zal worden of er archieven of delen van archieven ontbreken.
Het Nationaal Archief zal proberen de zorgdragers ertoe te bewegen die nog bij
hen berustende, in de collectie van het Nationaal Archief ontbrekende bestanden
met voorrang te (laten) bewerken en over te dragen.
ook passieve verwerving
Voor de goede orde: naast het actieve verwervingsbeleid blijft er natuurlijk ook
het passieve. Het Nationaal Archief gaat ervan uit dat het altijd archieven aan
geboden zal krijgen waarom het niet direct heeft gevraagd. En met dat aanbod zal
iets moeten worden gedaan. Eerste afweging is dan: behoort het aangeboden
bestand tot de Nationale Collectie? Als die vraag positief wordt beantwoord, is de
volgende vraag: past het archief binnen de vier programma's die centraal staan
in de activiteiten van het Nationaal Archief? Als ook dat het geval is, zal een
bestand direct worden overgenomen. Als dat niet het geval is, bestaat de
mogelijkheid dat aan de archiefvormer wordt meegedeeld dat overbrenging even
op zich moet laten wachten, dat die pas op termijn zal kunnen plaatsvinden.
Op deze laatste regel zijn natuurlijk wel weer uitzonderingen mogelijk, bij voor
beeld wanneer een bestand verloren dreigt te gaan als het niet direct wordt
opgenomen.
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
138
NICO VAN EGMOND SELECTIE EN VERWERVEN VOOR HET NATIONAAL ARCHIEF
139