archieven geldt in wezen hetzelfde wat voor overheidsarchieven in de hardheids clausule geldt: in bijzondere gevallen en onder bijzondere omstandigheden moet van een op grond van het acquisitieprofiel logisch lijkende selectiebeslissing kunnen worden afgeweken, zowel in positieve als in negatieve zin. Ter illustratie van dit punt kom ik nog even terug op het in de inleidende paragraaf genoemde voorbeeld van het archief van Theo Hendriks. Als je naar het acquistieprofiel van het Nationaal Archief kijkt en naar de programma's waaraan het in de komende jaren aandacht wil besteden, past het archief van Hendriks naadloos in de collectie. En dan niet zozeer omdat de maatschappelijke betekenis van Hendriks zo groot is, maar omdat zijn archief kan dienen als bron voor het onderzoek naar de opkomst en ondergang van belangen- of 'one-issue' partijen. Dat het archief uiteindelijk niet is opgenomen hangt dan ook niet samen met het collectieprofiel, maar met heel andere zaken, namelijk met het feit dat het Nationaal Archief geen overeenstemming met Hendriks kon bereiken over de voorwaarden van opneming. Andere dan inhoudelijke gronden gaven in dit geval dus de doorslag. Acquisitieplan In een acquisitieprofiel wordt in het algemeen slechts aangegeven welke catego rieën van historische bronnen voor opname in een collectie in aanmerking komen. Hoe een archiefbeherende instelling bij het verwerven van bestanden te werk wil gaan, blijft daarin meestal in het midden. In het 'Acquisitieprofiel 2002-2006' echter, besteedt het Nationaal Archief ook aandacht aan dat laatste aspect. In een apart hoofdstuk benoemt het de activiteiten die het in het kader van zijn collectievorming wil ondernemen. Die activiteiten betreffen niet alleen de bronnen afkomstig van particulieren, maar ook die van de rijksoverheid. Met het benoemen van verwervingsactiviteiten is het acquisitieprofiel eigenlijk meer dan alleen maar een profiel, het is ook een acquisitieplan. Ook in een acquisitieplan maakt een archiefbeherende instelling keuzes. Uitgangspunt is dat de beschikbare middelen maar één keer kunnen worden ingezet en dat deze meestal niet toereikend zijn om alles te kunnen doen wat een instelling graag zou willen doen. actief verwervingsbeleid Het Nationaal Archief staat - zoals gezegd - een 'actief verwervingsbeleid' voor. Dit houdt in dat het geen afwachtende houding (meer) wil aannemen ('niet alleen kijken wat er aangeboden wordt'), maar actief op zoek wil gaan naar bestanden die in zijn collectie thuishoren. Archiefvormers - zowel die van de overheid als particulieren - zullen door hem direct worden benaderd. verwervingscampagnes naar aanleiding van thema's Om aan die actieve verwerving concreet gestalte te geven en het acquisitieproces effectief te laten verlopen, zal het Nationaal Archief binnen de in zijn beleids plan opgenomen programma's een aantal bijzondere thema's benoemen, waarop het zich gedurende periodes van telkens twee jaar zal richten. Daarbij kunnen die periodes elkaar overlappen (het eerste jaar wordt besteed aan de voorbereiding van een thema en de daarop gerichte verwervingscampagne; het tweede jaar aan de uitvoering van de in het eerste jaar voorbereide campagne, alsmede aan de voorbereiding van een tweede thema, enz.). Verder kunnen er - afhankelijk van de omvang - meerdere thema's tegelijk aan de orde komen. Met die thema's wordt aansluiting gezocht bij de vraag van de gebruikers. Ook (de herdenking van) bijzondere gebeurtenissen (kan) kunnen bij de bepaling van de thema's een rol spelen. Voor elk thema zal in beeld worden gebracht welke de belangrijkste actoren zijn - overheid en particulier. Ook de vraag of hun archieven wellicht al in een archiefbewaarplaats berusten - in eigen huis of elders - moet dan worden beantwoord. Het verzamelen van de noodzakelijke gegevens gebeurt met behulp van uiteenlopende bronnen - bij voorbeeld overzichten van (particuliere) actoren in de rapporten institutioneel onderzoek (PIVOT), staats- en andere almanakken, wetenschappelijke publicaties, kranten, tijdschriften, internet etc. Resultaat is een lijst van relevante en nog te verwerven archieven. Om de gekozen thema's onder de aandacht van bekende en nog niet bekende de archiefvormers te brengen (niet alle relevante archiefvormers op een bepaald terrein zullen bij de start van een verwervingsactie bekend zijn) zijn uitgebreide publiciteitscampagnes nodig. Door middel van lezingen, berichten in periodie ken en via internet zullen per thema doelgroepen 'warm' gemaakt moeten worden. Archiefvormers die binding hebben met het geselecteerde thema en waarvan de gegevens bekend zijn, zullen direct worden benaderd. Dit alles moet resulteren in de verwerving van een groot aantal archieven die op het gekozen thema betrekking hebben. In het kader van de actieve verwerving zal aan de Hoge Colleges van Staat en de departementen van algemeen bestuur worden gevraagd jaarlijks opgave te doen van de bestanden die zij in het volgende kalenderjaar aan het Nationaal Archief willen overdragen. Zelf zal het Nationaal Archief aangeven welke categorieën van overheidsarchieven het bij voorkeur wil overnemen. Het Nationaal Archief zal verder inventariseren of er opvallende hiaten zijn in zijn collectie overheids archieven. Bekeken zal worden of er archieven of delen van archieven ontbreken. Het Nationaal Archief zal proberen de zorgdragers ertoe te bewegen die nog bij hen berustende, in de collectie van het Nationaal Archief ontbrekende bestanden met voorrang te (laten) bewerken en over te dragen. ook passieve verwerving Voor de goede orde: naast het actieve verwervingsbeleid blijft er natuurlijk ook het passieve. Het Nationaal Archief gaat ervan uit dat het altijd archieven aan geboden zal krijgen waarom het niet direct heeft gevraagd. En met dat aanbod zal iets moeten worden gedaan. Eerste afweging is dan: behoort het aangeboden bestand tot de Nationale Collectie? Als die vraag positief wordt beantwoord, is de volgende vraag: past het archief binnen de vier programma's die centraal staan in de activiteiten van het Nationaal Archief? Als ook dat het geval is, zal een bestand direct worden overgenomen. Als dat niet het geval is, bestaat de mogelijkheid dat aan de archiefvormer wordt meegedeeld dat overbrenging even op zich moet laten wachten, dat die pas op termijn zal kunnen plaatsvinden. Op deze laatste regel zijn natuurlijk wel weer uitzonderingen mogelijk, bij voor beeld wanneer een bestand verloren dreigt te gaan als het niet direct wordt opgenomen. DE TOEPASSINGSPRAKTIJK 138 NICO VAN EGMOND SELECTIE EN VERWERVEN VOOR HET NATIONAAL ARCHIEF 139

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 71