De ontwerp-Archiefwet, waarin inderdaad de zorg en het toezicht op de archief
bescheiden beter geregeld waren, werd in 1962 vastgesteld en trad in 1968 in
werking. De vernietiging werd, aldus artikel 2 lid 2, bij algemene maatregel van
bestuur geregeld. Een novum in de Archiefwet was de instelling van de Archief-
raad, welke de minister onder andere diende te horen over vast te stellen vernieti-
gingslijsten. Waarschijnlijk was de instelling van de Archiefraad geïnspireerd
door voorbeelden uit het buitenland.37
De Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit 1968 vormden de aanleiding voor het
houden van een studiedag, georganiseerd door de Rijksarchiefdienst en de VAN,
over vernietiging en acquisitie. In vervolg van de studiedag werd een commissie
voor het opstellen van een Handleiding voor selectie en vernietiging van archief
bescheiden opgericht. De eerst ingestelde commissie kwam nauwelijks tot werk
zaamheid. De tweede ingestelde commissie werd breed van samenstelling en gaf
aan H.J. van Meerendonk, hoofd van de rijksarchiefinspectie, de opdracht een
Handleiding samen te stellen. Een eerste ontwerp werd verspreid onder de leden
van de VAN, de Stichting Overheidsdocumentatie (SOD) en andere belangstel
lenden. Na verwerking van de binnengekomen kritiek en bespreking in de
commissie kon de handleiding in 1985 worden gedrukt.
De Handleiding van Van Meerendonk
In de Handleiding van Van Meerendonk wordt een aantal denkbeelden over de
noodzaak van vernietiging van archief verder uitgewerkt. Die noodzaak was al
eerder onderstreept door toenmalig algemeen rijksarchivaris A.E.M. Ribberink in
zijn leuze 'Slechts wie vernietigt kan bewaren. Slechts wie vernietigt kan toegan
kelijk houden'38
Zowel in de Handleiding als door Ribberink wordt de selectie en vernietiging van
archieven direct gekoppeld aan de toegankelijkheid van archieven. De omvang
van de niet geschoonde archieven was zo groot dat het onmogelijk leek om
daarin nog onderzoek te plegen. Daarmee gaan zij een stap verder dan hun voor
gangers, voor wie het belangrijkste was dat door vernietiging van het waardeloze
materiaal de waardevolle stukken op te sporen zouden blijven. Daarnaast rang
schikt de Handleiding onder motieven voor vernietiging doelmatigheidvereisten
en kostenoverwegingen. Ten eerste moeten de bestaande middelen voor archief
beheer vooral aangewend worden voor de archiefbescheiden die bewaard blijven.
Ten tweede schept men door de vernietiging en verwijdering van vernietigbare
stukken ruimte in de archiefbewaarplaatsen voor de acquisitie van particuliere
archieven, aldus de Handleiding.
Onder maatstaven - of criteria - ziet de Handleiding de taak en plaats van een
orgaan binnen de overheidsorganisatie als grondslag voor de selectie. Het moet
mogelijk blijven om de hoofdlijnen van het handelen van een overheidsorgaan te
reconstrueren. In ieder geval dienen de stukken betreffende de doelstelling, de
organisatie en het functioneren van het overheidsorgaan bewaard te blijven. Een
andere maatstaf vormt de vraag of gegevens in het archief van een orgaan ook
elders aanwezig waren, dus niet noodzakelijk in een archief. Vervolgens dienen
de belangen van de gegevens in het archief voor het overheidsorgaan, de recht
en bewijszoekende burgers en historisch onderzoek in aanmerking te worden
genomen. Zoals de Handleiding beschrijft zijn de belangen van de organisatie en
van de recht- en bewijszoekende burger vaak van tijdelijke aard. Ten aanzien van
het belang voor historisch onderzoek constateert de Handleiding dat het onmoge
lijk is een regel te geven voor het bewaren van bescheiden voor historisch onder
zoek en volstaat met het aangeven van een aantal voorbeelden en de vermaning
geen beslissing te nemen zonder overleg met alle belanghebbende partijen en
andere 'terzake kundige gebruikers van het archief'.39
Toch geeft de Handleiding enige criteria voor vernietiging. Zo wordt gesteld: 'De
te vernietigen bescheiden moeten vooral worden gezocht in de dossiers en series
betreffende routinezaken die bij de uitvoering van wettelijke regelingen en het
opstellen van financiële verantwoordingen zijn ontstaan.'40 Hieronder schaart
de Handleiding series dossiers van belastingaanslagen of patiëntendossiers. De
Handleiding bepleit wel de bewaring van een zekere steekproef, zodat 'gevallen
van onderzoek' mogelijk blijft. Ook bij series die veel onverwerkte gegevens
bevatten, zou voorzichtigheid op zijn plaats moeten zijn.
Ook voor niet-vernietigen geeft de Handleiding maatstaven. Deze liggen in het
verlengde van de grondslag voor selectie, namelijk de aard en taken van het
orgaan. Bescheiden die het beleid van een overheidsorgaan 'ten principale' weer
geven dienen van de routinestukken te worden onderscheiden en voor blijvende
bewaring te worden aangewezen. Ook bescheiden met gegevens omtrent de
identiteit van de mens, zijn gezinsverband en de gemeenschap waartoe hij
behoort en die 'een doorsnee van het maatschappelijk gebeuren weergeven'
dienen te worden beschermd. Tot de laatste categorie rekent de Handleiding de
archieven van de Staten-Generaal, de ministerraad, het Kabinet der Koningin.41
Algemene richtlijnen voor het vernietigen van archiefbescheiden
Voor de uitvoering van de Archiefwet en het Archiefbesluit werden algemene
richtlijnen voor het vernietigen van archiefbescheiden vastgesteld. In deze richt
lijnen werd vastgelegd dat de taak van het overheidsorgaan en de relatie van het
overheidsorgaan met andere overheidsorganen in acht diende te worden
genomen. Ook diende het blijvend belang van de stukken voor de administratie,
de recht- en bewijszoekende burger en voor historisch onderzoek in acht te
worden genomen. De laatste twee belangen: recht- en bewijszoekende burgers en
historisch onderzoek, waren op voorstel van een commissie van de VAN onder
voorzitterschap van dr. W.J. van Hoboken opgenomen.42
Daarnaast bevatte de algemene richtlijnen een belangrijke wijziging in de
procedure voor de vaststelling van vernietigingslijsten. In een overleg tussen de
archivaris en vertegenwoordigers van het overheidsorgaan (de zorgdrager), het
zogenoemde driehoeksoverleg, diende de lijst in ontwerp te worden vastgesteld.
Daarnaast werd de zorg voor de vernietiging aan de zorgdragers zelf opgedragen.
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
37 A.E.M. Ribberink, 'De kern van de zaak. voordracht studiedagen voor archiefambtenaren, 15 en 16 oktober
1970', Nederlands Archievenblad 74 (1970), p. 339.
38 Stellingen 4 en 5 van Ribberink in zijn voordracht voor de studiedagen oktober 1970.
118
NOOR SCHREUDER HISTORISCH OF ADMINISTRATIEF? DE SELECTIE VAN ARCHIEVEN GEWOGEN
39 Van Meerendonk, Handleiding, p. 55.
40 Ibidem, p. 66.
41 Ibidem, p. 74.
42 Prae-advies van de Commissie Hoboken, ingesteld door het bestuur van de VAN om te adviseren over de
'Schets van regelen ter uitvoering van artikel 3, eerste lid van het Archiefbesluit', Nederlands Archievenblad
74 (1970), p. 88.
119