Ontwikkeling van selectiecriteria
Naarmate de archivarissen zich meer bezig hielden met de selectie en vernieti
ging van contemporaine archieven, diende zich ook het vraagstuk van de criteria
aan. Bij de werkzaamheden in en met de 'oude archieven', meestal de archieven
van voor 1850, zag de archivaris zich niet geplaatst voor het vraagstuk op basis
van welke criteria er uit de archieven vernietigd zou worden. De oude archieven
maakten meer dan de moderne archieven deel uit van het historisch erfgoed.
Hun waarde was al bepaald in de ontwikkeling van 'de historische canon',
waarin de oude archieven hun plaats hadden verworven, met hulp van bronnen
uitgaven, als context van de topstukken, als archieven van onbetwist historisch
belangrijke personen en instellingen etc. Nu de selectie archieven betrof die net
gevormd waren, of nog gevormd moesten worden, werd vaststellen van criteria
van belang, omdat de waarde van deze archieven binnen het historisch erfgoed
nog niet was ontwikkeld.
Een van de eersten die zich expliciet bezig hield met criteria voor bewaring was
Carel Bloemen. In zijn artikel in het Nederlandsch Archievenblad32 betoogde
Bloemen dat het niet mogelijk is een objectief historisch criterium te vinden.
Ten eerste bestaat er niet zo iets als 'historische objectiviteit'. Als er al bij de
geschiedschrijving sprake is van interpretatie van het bronmateriaal, hoe zal dan
de archivaris objectief de archieven kunnen schiften op grond van de historische
waarde, zo vroeg Bloemen zich af. De archivaris kan niet vooruitzien welke
stukken voor het toekomstig historisch onderzoek van waarde zullen zijn.
Bloemen vond dat de archivaris gebruik moet maken van een ander, meer objec
tiveerbaar criterium dan het historische. In aansluiting op dit artikel formuleer
de S.J. Fockema Andrea, als rijksarchivaris aan het Algemeen Rijksarchief
verbonden, een aantal regels voor de vernietiging van nieuwe archiefbestandde
len.33 Fockema Andreae bouwde voort op de denkwijze van Graswinckel: men
diende de kern van het archief te bewaren. Bij archieven, die in hun opbouw
'zo ongeveer het geraamte van lintworm vertonen', zou men de schifting tussen
bewaring en vernietiging moeten doen op grond van onderwerpen, wil men niet
gedwongen zijn alle archiefbescheiden afzonderlijk op basis van hun inhoud te
beoordelen. Hij meende dat het mogelijk was op basis van onderwerpen formele
criteria te formuleren. De eerste scheiding zou dan moeten zijn die tussen alles
wat van algemene aard is en/of betrekking heeft op algemene maatregelen en het
incidentele en/of de toepassing in bijzondere gevallen. Het algemene moest
worden bewaard, het incidentele kon verder worden onderscheiden in te
bewaren en te vernietigen onderwerpen, waarbij zaken van ernstige aard grotere
kans zouden bieden op historisch belang, dan de 'dagelijkse kleinigheden'
De voornaamste gebeurtenissen en de ingrijpende handelingen van de overheids
organen dienden bewaard te blijven. Onder het laatste verstond Fockema
Andreae de burgerlijke stand, het kadaster, notariële archieven en registers van
rechtspersonen. Wat betreft de beleidsvaststelling was Fockema Andreae van
mening dat de meest centrale regeringsarchieven volledig bewaard dienden te
blijven. Hoe verder van het centrum vandaan, hoe meer materiaal vernietigbaar
was te achten. Financiële en personeelsadministratie kon in zijn visie vrijwel
helemaal vernietigd worden, evenals alle regelmatige rechters- en uitvoerings
verrichtingen in 'dagelijkse gevallen'. Hij pleitte ervoor dat de archivarissen zich
meer zouden inleven in de positie van de ambtenaren die in dynamische archie
ven van de overheid werkzaam waren en waarschuwde hen ervoor 'hun geen
onbenaderbaar 'Historisch Belang' als lichtelijk verbijsterend ideaal voor ogen
houden, en ervan afzien een vernietigingsregeling, die eenvoudig kan zijn,
onbruikbaar te maken door tussenvoegsels van wanneer's, indien's, tenzij's en
behalve's om het andere woord.'
Uit de opstelling van Fockema Andreae - en eerder van Graswinckel - blijkt nog
een zekere schatplichtigheid aan de Handleiding, met name aan paragraaf 20.
Deze stelt: 'bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de beschei
den, die de handelingen van het bestuur of een zijner ambtenaren ex officio
behelzen, het geraamte van het archief vormen'. In de toelichting stellen de
auteurs vast dat met het geraamte de series worden bedoeld, resoluties, notulen,
protocollen, etc. De omschrijving van de kern van het archief, die bewaard moet
worden zoals toegelicht door Graswinckel, behelsde eveneens dezelfde soort
series als de Handleiding.
J.H. de Vey Mesdagh borduurde in zijn voordracht voor de Vereniging van
Wetenschappelijke Archiefambtenaren in overheidsdienst voort op de denkbeel
den van Fockema Andreae.35 Hij beval aan bij de beoordeling van de bijzonder
heden van elk geval een aantal zaken in acht te nemen: de positie van het orgaan
in de administratieve hiërarchie, het karakter van de functies van het overheids
orgaan en het karakter van de activiteiten in het kader van de functies. Men zou
nu zeggen dat de beoordeling vooral binnen de historische institutionele context
moest plaatsvinden. De Vey Mesdagh opperde eveneens de mogelijkheid dat, na
nauwkeurig onderzoek, de archieven van bepaalde overheidsorganen in hun
totaliteit voor vernietiging in aanmerking zouden kunnen komen. De beoorde
ling zou moeten geschieden op basis van de graad van autonomie, van de
zelfstandige beslissingsmacht en het belang van de opgedragen taken. Zowel
Fockema Andreae als De Vey Mesdagh waren ervan overtuigd dat selectie door
middel van het doornemen van alle stukken onbruikbaar was.
Voorbereiding en totstandkoming van de Archiefwet 1962
en het Archiefbesluit 1968
Na de oorlog werd ook de voorbereiding van een vernieuwing van de Archiefwet
ter hand genomen. Een herziening was noodzakelijk, omdat de Archiefwet 1918
te weinig wettelijke grondslag leverde voor de bemoeienis van het archiefwezen
met de moderne archieven vanaf 1813. In een voordracht voor de ledenvergade
ring van de VAN in 1949 bepleitte Panhuysen een regeling van de zorg voor de
archieven en van de inspectie van de archieven van alle overheidsorganen door
archivarissen.36 Door middel van de inspectie zou het mogelijk zijn om verwaar
lozing van archieven met alle gevolgen, zoals onberedeneerde vernietiging, tegen
te gaan en de archieven te behouden voor historisch onderzoek.
DE TOEPASSINGSPRAKTIJK
32 C. Bloemen, 'Het historisch motief als criterium voor de vernietiging van archivalia', Nederlands
Archievenblad 51 (1946-47), pp. 112-119.
33 S.J. Fockema Andreae, 'Regels voor de vernietiging van nieuwe archiefbestanddelen', Nederlands
Archievenblad 52 (1947-1948), pp. 43-45.
116
NOOR SCHREUDER HISTORISCH OF ADMINISTRATIEF? DE SELECTIE VAN ARCHIEVEN GEWOGEN
34 Ibidem, p. 45.
35 De Vey Mesdagh, 'Archiefselectie in de loop der tijden', Nederlands Archievenblad 66 (1962), pp. 66-82.
36 G.W.A. Panhuysen, 'Het respect en de zorg van de archivaris en van de overheid ook voor moderne archie
ven', Nederlands Archievenblad 54 (1949-1950), p. 18-30.
117