bedrijfsvoering en externe verantwoording door het betrokken overheidsorgaan - dat een zware hand heeft in de vaststelling van de BSD - dankzij de RIO's zeer goed zelf kon worden voorbereid, maar vond dat de ministeries (en PIVOT) zowel het belang van de burger als dat van het toekomstig historisch onderzoek niet voldoende consequent en grondig aanpakten. Evenwel, gebrek aan geld maakte systematisch onderzoek, bijvoorbeeld naar de structuur en inhoud van de aanwezige concrete informatie, niet mogelijk. Hoe kon dan een cultuurhistorisch verantwoorde selectie plaats vinden? De Rijkscommissie voor de archieven wist waar ze het over had. Immers, een belangrijk procedureel element voor de toetsing van het historisch belang in selectielijsten vormde het advies van de Rijkscommissie voor de Archieven zelf. Hierin zaten ook historici. Maar hoe kon dit advies worden gegeven aan de hand van lijsten handelingen van de overheid, zonder specificatie van de archivalia en de informatie die in de werkprocessen van deze handelingen werden voort gebracht? Tijd en geld voor concreet informatie-onderzoek ter plekke en voor ondersteunend maatschappelijk context-onderzoek was er niet. Dit bleek een serieus probleem. De laatste ontwikkeling inzake PIVOT laat echter zien dat er vanwege het Nationaal Archief een nieuw soort hulponderzoekingen zal worden opgezet: de Archiefanalyse (AA) en de Historisch Maatschappelijke Analyse (HMA).16 De Archiefanalyse laat zien welke concrete archivaliacollecties gerelateerd zijn aan de BSD zodat die ook werkelijk raadpleegbaar zijn. Zoals hiervoor reeds is opgemerkt is van groot belang voor de culturele selectie dat aan het institutio neel onderzoek een nader 'informatie-onderzoek' wordt toegevoegd. De AA lijkt hiervoor zeer geschikt. Hierin zou een formele en inhoudelijke beschrijving van de informatie plaats kunnen vinden zoals die zich voordoet in de archivalia van de werkprocessen van de overheid.17 Pas door deze informatiekennis over handelingen is uiteindelijk een goede 'documentation strategy' voor de selectie mogelijk.18 Dit geldt zowel voor handelingen van de overheid als voor particuliere personen of organisaties. De HMA moet inzicht gaan geven in inhoudelijk-historische ontwikkelingen op het beleidsterrein van het desbetreffende BSD. Hier wordt mijns inziens een zeer belangrijke opening geboden naar een waardering van materiaal die gerelateerd is aan maatschappelijke aspecten, gebeurtenissen en ontwikkelingen. Wel is nog belangrijk hoe deze HMA in de praktijk precies wordt uitgevoerd. Het is de bedoeling dat onderzoek wordt gedaan naar historische gebeurtenissen en ontwikkelingen op het beleidsterrein van het BSD. Dit kan leiden tot een hoogst waardevolle ondersteuning van de culturele selectie. De selectiedoelstelling in de reeds eerder genoemde Selectielijst voor archief bescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen lijkt een al even fundamenteel etatistische grondslag te hebben als in de PIVOT benadering. Ter compensatie zijn daar criteria aan toegevoegd. Gesteld wordt immers dat archief bescheiden die het gevoerde beleid kunnen karakteriseren dienen te worden bewaard. Stukken die betrekking hebben op de uitvoering zullen in het algemeen niet voor bewaring in aanmerking komen, zo wordt opgemerkt. Dat betekent dat de archieven met betrekking tot de ambtelijke relatie tussen overheid en indi viduele burger in beginsel wordt vernietigd. Interessant is echter dat vervolgens expliciet wordt gesteld dat een aantal categorieën archiefbescheiden uit het materiaal dat in principe voor vernietiging in aanmerking komt dient te worden bewaard: a. Betreffende bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen b. Betreffende beeldbepalende objecten c. Betreffende bijzondere personen d. Samenvattende documenten (jaarverslagen, overzichten en statistieken) e. Steekproeven uit massamateriaal (in concrete databestanden en dossiers). Deze uitzonderingen geven een zekere maatschappelijk tegenwicht tegen de toch nog altijd centraal staande etatistische visie op het bewaren van archieven. Helaas wordt niet omschreven hoe en door wie deze categorieën nader zullen worden bepaald en welke vormen van ondersteunend onderzoek daarbij zullen worden uitgevoerd, maar misschien bestaan intussen terzake al veel praktijken en plannen. Misschien is nog belangrijk op te merken dat als gevolg van het Institutioneel Onderzoek en de BSD's er een geheel nieuw soort 'archiefinventarissen' in aantocht is, de zogenaamde Institutionele Toegangen. Niet langer staat de archiefvormer centraal en worden de documenten gegroepeerd in naar hun aard gelijksoortige archivalia. De nieuwe IT's gaan uit van beleidsterreinen en specificeren daarbinnen overheidshandelingen en archiefcollecties voor zover die worden bewaard. Zo worden bijvoorbeeld op het beleidsterrein van de Sociale Voorzieningen liefst 80 overheidsactoren onderscheiden en 518 verschillende overheidshandelingen. De evolutie van de achterliggende archivistische visie De dominantie van een selectiedoelstelling gericht op 'reconstructie van beleid' die de facto altijd in Nederland heeft bestaan maar zeer pregnant naar voren werd gebracht rond 1990, beroerde zowel archivarissen als historici. De historici hebben begin jaren '90 uitvoerig bepleit dat een evenwaardige cultureel gerichte selectie zou plaats vinden, niet als uitzondering. Of het veel geholpen heeft valt te bezien. Nog onlangs heeft Heerma van Voss, een specialist op het terrein van de sociale geschiedenis, zich er opnieuw over beklaagd dat de PIVOT-criteria (zie voorgaand schema) overmatige nadruk leggen op bewaring van de vorming en totstandkoming van beleid. Onderzoek dat in de richting van beleids uitvoering gaat zou het in de toekomst wel eens heel moeilijk kunnen krijgen, zo merkt hij op. Het is niet duidelijk wat de hierboven bedoelde selectiedoelstelling en selectie criteria mutatis mutandis 'aanrichten' of aangericht hebben in de particuliere archieven die door de openbare archiefbewaarplaatsen worden verworven. Er zijn voorbeelden bekend van het vernietigen van de 'uitvoering van het beleid' in de archieven van dergelijke organisaties en bedrijven: handelscorrespondentie, personeelszaken en financiële administratie. Dit is wel wat schrijnend natuurlijk omdat zij met de overheid de realiteit delen dat hun loutere bestaan afhankelijk is van de uitvoering ten behoeve van concrete individuen en andere bedrijven en organisaties. 95 WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 16 Zie een notitie van Roelof Hol t.b.v. het Symposium KNHG-Nationaal Archief 26 juni 2002. 17 P.M.M. Klep, 'Informatie-analyse van archiefbestanden', Nederlands Archievenblad, 98,1 (1994), 23: figuur 2. In deze bijdrage wordt een breed onderzoek voorgesteld dat aan de selectie voorafgaat: de parallelle opbouw van Institutioneel Onderzoek en Informatie-onderzoek. 18 Zie over de 'institutional functional analysis' en de daarop volgende 'documentation strategy' de benade ring van Helen Samuels: Terry Cook',What is Past is prologue', 48-49. 94 PAUL M.M. KLEP VERSCHUIVENDE VISIES EN PRAKTIJKEN. ARCHIEVEN BEWAREN VOOR ONDERZOEK EN CULTUUR

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 49