bedrijfsvoering en externe verantwoording door het betrokken overheidsorgaan
- dat een zware hand heeft in de vaststelling van de BSD - dankzij de RIO's zeer
goed zelf kon worden voorbereid, maar vond dat de ministeries (en PIVOT) zowel
het belang van de burger als dat van het toekomstig historisch onderzoek niet
voldoende consequent en grondig aanpakten. Evenwel, gebrek aan geld maakte
systematisch onderzoek, bijvoorbeeld naar de structuur en inhoud van de
aanwezige concrete informatie, niet mogelijk. Hoe kon dan een cultuurhistorisch
verantwoorde selectie plaats vinden?
De Rijkscommissie voor de archieven wist waar ze het over had. Immers, een
belangrijk procedureel element voor de toetsing van het historisch belang in
selectielijsten vormde het advies van de Rijkscommissie voor de Archieven zelf.
Hierin zaten ook historici. Maar hoe kon dit advies worden gegeven aan de hand
van lijsten handelingen van de overheid, zonder specificatie van de archivalia
en de informatie die in de werkprocessen van deze handelingen werden voort
gebracht? Tijd en geld voor concreet informatie-onderzoek ter plekke en voor
ondersteunend maatschappelijk context-onderzoek was er niet. Dit bleek een
serieus probleem.
De laatste ontwikkeling inzake PIVOT laat echter zien dat er vanwege het
Nationaal Archief een nieuw soort hulponderzoekingen zal worden opgezet:
de Archiefanalyse (AA) en de Historisch Maatschappelijke Analyse (HMA).16
De Archiefanalyse laat zien welke concrete archivaliacollecties gerelateerd zijn
aan de BSD zodat die ook werkelijk raadpleegbaar zijn. Zoals hiervoor reeds is
opgemerkt is van groot belang voor de culturele selectie dat aan het institutio
neel onderzoek een nader 'informatie-onderzoek' wordt toegevoegd. De AA lijkt
hiervoor zeer geschikt. Hierin zou een formele en inhoudelijke beschrijving van
de informatie plaats kunnen vinden zoals die zich voordoet in de archivalia van
de werkprocessen van de overheid.17 Pas door deze informatiekennis over
handelingen is uiteindelijk een goede 'documentation strategy' voor de selectie
mogelijk.18 Dit geldt zowel voor handelingen van de overheid als voor particuliere
personen of organisaties.
De HMA moet inzicht gaan geven in inhoudelijk-historische ontwikkelingen op
het beleidsterrein van het desbetreffende BSD. Hier wordt mijns inziens een zeer
belangrijke opening geboden naar een waardering van materiaal die gerelateerd
is aan maatschappelijke aspecten, gebeurtenissen en ontwikkelingen. Wel is nog
belangrijk hoe deze HMA in de praktijk precies wordt uitgevoerd. Het is de
bedoeling dat onderzoek wordt gedaan naar historische gebeurtenissen en
ontwikkelingen op het beleidsterrein van het BSD. Dit kan leiden tot een hoogst
waardevolle ondersteuning van de culturele selectie.
De selectiedoelstelling in de reeds eerder genoemde Selectielijst voor archief
bescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen lijkt een al even
fundamenteel etatistische grondslag te hebben als in de PIVOT benadering. Ter
compensatie zijn daar criteria aan toegevoegd. Gesteld wordt immers dat archief
bescheiden die het gevoerde beleid kunnen karakteriseren dienen te worden
bewaard. Stukken die betrekking hebben op de uitvoering zullen in het algemeen
niet voor bewaring in aanmerking komen, zo wordt opgemerkt. Dat betekent
dat de archieven met betrekking tot de ambtelijke relatie tussen overheid en indi
viduele burger in beginsel wordt vernietigd. Interessant is echter dat vervolgens
expliciet wordt gesteld dat een aantal categorieën archiefbescheiden uit het
materiaal dat in principe voor vernietiging in aanmerking komt dient te worden
bewaard:
a. Betreffende bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen
b. Betreffende beeldbepalende objecten
c. Betreffende bijzondere personen
d. Samenvattende documenten (jaarverslagen, overzichten en statistieken)
e. Steekproeven uit massamateriaal
(in concrete databestanden en dossiers).
Deze uitzonderingen geven een zekere maatschappelijk tegenwicht tegen de
toch nog altijd centraal staande etatistische visie op het bewaren van archieven.
Helaas wordt niet omschreven hoe en door wie deze categorieën nader zullen
worden bepaald en welke vormen van ondersteunend onderzoek daarbij zullen
worden uitgevoerd, maar misschien bestaan intussen terzake al veel praktijken
en plannen.
Misschien is nog belangrijk op te merken dat als gevolg van het Institutioneel
Onderzoek en de BSD's er een geheel nieuw soort 'archiefinventarissen' in
aantocht is, de zogenaamde Institutionele Toegangen. Niet langer staat de
archiefvormer centraal en worden de documenten gegroepeerd in naar hun aard
gelijksoortige archivalia. De nieuwe IT's gaan uit van beleidsterreinen en
specificeren daarbinnen overheidshandelingen en archiefcollecties voor zover
die worden bewaard. Zo worden bijvoorbeeld op het beleidsterrein van de Sociale
Voorzieningen liefst 80 overheidsactoren onderscheiden en 518 verschillende
overheidshandelingen.
De evolutie van de achterliggende archivistische visie
De dominantie van een selectiedoelstelling gericht op 'reconstructie van beleid'
die de facto altijd in Nederland heeft bestaan maar zeer pregnant naar voren
werd gebracht rond 1990, beroerde zowel archivarissen als historici. De historici
hebben begin jaren '90 uitvoerig bepleit dat een evenwaardige cultureel gerichte
selectie zou plaats vinden, niet als uitzondering. Of het veel geholpen heeft valt
te bezien. Nog onlangs heeft Heerma van Voss, een specialist op het terrein van
de sociale geschiedenis, zich er opnieuw over beklaagd dat de PIVOT-criteria
(zie voorgaand schema) overmatige nadruk leggen op bewaring van de vorming
en totstandkoming van beleid. Onderzoek dat in de richting van beleids
uitvoering gaat zou het in de toekomst wel eens heel moeilijk kunnen krijgen,
zo merkt hij op.
Het is niet duidelijk wat de hierboven bedoelde selectiedoelstelling en selectie
criteria mutatis mutandis 'aanrichten' of aangericht hebben in de particuliere
archieven die door de openbare archiefbewaarplaatsen worden verworven. Er zijn
voorbeelden bekend van het vernietigen van de 'uitvoering van het beleid' in de
archieven van dergelijke organisaties en bedrijven: handelscorrespondentie,
personeelszaken en financiële administratie. Dit is wel wat schrijnend natuurlijk
omdat zij met de overheid de realiteit delen dat hun loutere bestaan afhankelijk
is van de uitvoering ten behoeve van concrete individuen en andere bedrijven en
organisaties.
95
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
16 Zie een notitie van Roelof Hol t.b.v. het Symposium KNHG-Nationaal Archief 26 juni 2002.
17 P.M.M. Klep, 'Informatie-analyse van archiefbestanden', Nederlands Archievenblad, 98,1 (1994), 23: figuur
2. In deze bijdrage wordt een breed onderzoek voorgesteld dat aan de selectie voorafgaat: de parallelle
opbouw van Institutioneel Onderzoek en Informatie-onderzoek.
18 Zie over de 'institutional functional analysis' en de daarop volgende 'documentation strategy' de benade
ring van Helen Samuels: Terry Cook',What is Past is prologue', 48-49.
94
PAUL M.M. KLEP VERSCHUIVENDE VISIES EN PRAKTIJKEN. ARCHIEVEN BEWAREN VOOR ONDERZOEK EN CULTUUR