Schema selectiecriteria overheidarchieven
Selectiedoelstelling
Selectiecriteria
Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)
Algemeen selectiecriterium Toelichting
Zoals eerder al opgemerkt werden juist voor de toepassing van het uitzonderings
criterium stappen gezet richting externe adviseurs. Zo zijn in talloze gevallen nog
elementen uit vernietigbare overheidshandelingen voor bewaring in aanmerking
gebracht, terwijl soms ook bepaalde additionele categorieën informatie worden
aangeduid ter bewaring. Deze toevoegingen volgden niet logisch of systematisch
uit de centrale selectiedoelstelling en de zes, later zeven, selectiecriteria. Dit
gebeurde bij wijze van uitzondering en als laatste toetsing van de selectielijst aan
de wettelijke criteria. De toepassing van het verder ongespecificeerde uitzonde
ringscriterium was de facto in belangrijke mate in handen van historici die deel
uitmaakten van (subcommissies van) de Archiefraad, of die - na opheffing
daarvan - gevraagd werden door het Koninklijk Nederlands Historisch
Genootschap, later het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis.15
Dit alles betekent dat er ter wille van het historisch belang bij de opstelling van
selectiedocumenten door de overheid in de jaren negentig geen zelfstandige maar
uitzonderlijke en aanvullende beoordeling plaats vond. Hoewel de selectiedoel
stelling intussen sterk is verbreed en meer maatschappelijk is gefundeerd vindt
men de beleidsselectiecriteria nog altijd primair aanwezig. Dit is mijns inziens
niet toevallig: ik zal dadelijk ingaan op de archivistische achtergrond hiervan.
In de loop van de tijd nam het verzet tegen de aanvankelijk sterk etatistische
aanpak toe. Reeds in 1994 werd door de toenmalige Rijkscommissie voor de
archieven in advies nr. 436 gepleit voor een betere beoordeling van de in het
geding zijnde drie belangen. Allereerst vond de commissie dat bij de selectie van
archieven de drie in het geding zijnde belangen op hun eigen merites en dus
zelfstandig dienden te worden beoordeeld en niet te worden afgeleid van het
belang van de overheid. De commissie vond dat het bewaren omwille van
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is
dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden
gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijks
overheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-
maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te
reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in het BSD
toegepast op het betreffende beleidsterrein.
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997
door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en
KNHG.
i. Handelingen die betrekking hebben op
voorbereiding en bepaling van beleid
op hoofdlijnen
2. Handelingen die betrekking hebben op
evaluatie van beleid op hoofdlijnen
3. Handelingen die betrekking hebben op
verantwoording van beleid op
hoofdlijnen aan andere actoren
4. Handelingen die betrekking hebben
op (her)inrichting van organisaties
belast met beleid op hoofdlijnen
5. Handelingen die bepalend zijn voor de
wijze waarop beleidsuitvoering op
hoofdlijnen plaatsvindt
6. Handelingen die betrekking hebben op
beleidsuitvoering op hoofdlijnen en
direct zijn gerelateerd aan of direct
voortvloeien uit voor het Koninkrijk
der Nederlanden bijzondere
tijdsomstandigheden en incidenten
Hieronder wordt verstaan agendavor
ming, het analyseren van informatie, het
formuleren van adviezen met het oog op
toekomstig beleid, het ontwerpen van
beleid of het plannen van dat beleid,
alsmede het nemen van beslissingen over
de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en
specificeren van de doeleinden en de
instrumenten.
Hieronder wordt verstaan het beschrijven
en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden
niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
Hieronder valt tevens het uitbrengen van
verslag over beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren of ter publicatie.
Hieronder wordt verstaan het instellen,
wijzigen of opheffen van organen,
organisaties of onderdelen daarvan.
Onder beleidsuitvoering wordt verstaan
het toepassen van instrumenten om de
gekozen doeleinden te bereiken.
Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele
verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand,
staat van beleg of toepassing van
noodwetgeving.
92
PAUL M.M. KLEP VERSCHUIVENDE VISIES EN PRAKTIJKEN. ARCHIEVEN BEWAREN VOOR ONDERZOEK EN CULTUUR
Naast de algemene criteria kunnen door
dezorgdrager(s) en het Nationaal
Archief, eveneens binnen het kader van
de selectiedoelstelling, gezamenlijk
beleidsterrein-specifieke criteria worden
geformuleerd.
Overigens verlangt art. 5, onder e, van
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276)
dat selectielijsten de mogelijkheid bieden
om neerslag die met een V (=vernietigen)
is gewaardeerd in speciale gevallen te
bewaren op grond van een uitzonderings
criterium.
Deze criteria worden doorlopend
genummerd, waarbij wordt aangesloten
bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).
Hiertoe wordt de volgende formule in
het BSD opgenomen: Ingevolge artikel 5,
onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan
neerslag van bepaalde, als te vernietigen
gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van
bijzonder cultureel of
maatschappelijk belang, van vernietiging
worden uitgezonderd.
Bron: Productbeschrijving Nationaal Archief. Vastgestelde versie, maart 2004
15 Voor ervaringen van historici met de BSD's: zie o.m.: M. van Faassen, 'Het Basis Selectie Document van
Buitenlandse zaken besproken', in: Jaarboek Buitenlandse Zaken, 4(1997) 108-120; H. de Valk, 'Sociale voor
zieningen 1940-1996: notities bij een PIVOT-inventaris', in: Th. Thomassen, B. Looper, J. Kloosterman
(red.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (Den Haag 2001), 180-193;
93
