Zulke selectieregels zijn ook voor het gemeentelijk niveau in een lijst vastgelegd: de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2002. In deze selectielijst staat precies beschreven wat bewaard en wat vernietigd wordt. Veel wordt vrij snel vernietigd, na een jaar of na vijf jaar, dus nog op het moment waarop die archieven bij de administratie zijn en nog helemaal niet bij de archivaris zijn aangekomen. Voor het Rijk en speciaal de ministeries waar vele archieven worden gevormd zijn speciale, zorgvuldig opgebouwde en gepubliceerde selectielijsten beschikbaar, de zogenaamde BSD's. Begin jaren negentig is door het toenmalige Algemeen Rijksarchief in nauwe samenwerking met de departementen een totaal nieuwe selectiemethode ontwikkeld. Dat was ook hard nodig want er moesten honder den kilometers materiaal versneld van de ministeries af. Niet langer werden individuele dossiers beoordeeld maar er werd gekeken naar overheidshandelingen met de daarvan afhangende archieven. Hiermee werd de selectie op een ander, namelijk institutioneel niveau gebracht. Deze oriëntatie op overheidshandelingen in plaats van reeksen dossiers was begin jaren negentig een nieuwe aanpak, die ook internationaal aansloot op archivistische ontwikkelingen. Een stevige grondslag voor deze zogenaamde macroselectie was wel nodig omdat de overheidsorganen steeds weer veranderen de taakstellingen en terreinen kenden en vele organen ook nogal eens hervormd werden. Daarom werd uitgegaan van beleidsterreinen waarop de overheid werkzaam is. Om een nauwkeurig beeld hiervan te krijgen werden en worden omvangrijke institutionele onderzoekingen naar de evolutie van overheidsfuncties en -taken ingesteld, die leiden tot de Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO's). Er zijn middels meer dan 120 van dergelijke rapporten verschenen, die telkens een bepaald beleidsterrein beslaan. De verdere procedure is dan dat in overleg met het ministerie het bepalende selectiedocument wordt vervaardigd, de zogenaam de BSD. Daarin worden de taken op het beleidsterrein kort omschreven en wordt aangegeven welke handelingen (en dus het bijbehorend materiaal) bewaard blijven. Welke concrete dozen met archivalia en databestanden daarbij horen wordt in de BSD niet gespecificeerd. Dit is soms wel een probleem in de praktijk. De RIO's en BSD's dragen in hoge mate een normatief karakter. Het is als het ware een macroschema dat jarenlang mee kan gaan omdat het eerder handelin gen beschrijft dan archiefcollecties. De selectielijsten worden ter inzage gelegd en historici wordt om advies gevraagd om eventueel als vernietigbaar aangewezen handelingen vooralsnog te bewaren.13 Na advies door de Raad voor Cultuur worden deze BSD's in de Staatscourant gepubliceerd. Ze gelden voor een bepaalde periode en bepalen voor de administratie de manier van doen inzake selectie en vernietiging. Hetzelfde geldt mutatis mutandis voor de gemeentelijke lijst. Selectiedoelstellingen en criteria Welke selectiedoelstellingen werden en worden in deze documenten gespecifi ceerd en hoe werken ze uit in concrete criteria? De minister zegt hierover in 1992: 'gewaarborgd moet zijn dat reconstructie van het overheidsbeleid mogelijk is én dat voldoende materiaal voor later historisch onderzoek behouden blijft'.14 Dat dateerde nog uit een expliciet etatistische fase van de selectie. Op het niveau van de selectie van ministeriële archieven speelde het bekende PIVOT-project (1992-2001; intussen verlengd) een zeer grote rol. Hoe ziet in het geval van PIVOT de omgang met het wettelijk voorgeschreven 'historisch belang' er dan uit? Ik verraad geen geheim als ik zeg dat de concrete waardering van archieven vanuit het historisch of cultureel belang altijd nogal omstreden is geweest - soms tot op het passionele. In de publieke discussie van de jaren negen tig bleek uit de tekst van de BSD's dat PIVOT de selectiedoelstelling vertaalde (en nog altijd vertaalt) in een praktijk waarin primair de archieven rond de beleids vorming worden bewaard. De selectiedoelstelling luidde in het begin van de jaren negentig: met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid. De selectiecriteria bepaalden zich tot de mate en de aard waarin handelingen met beleid te maken hadden. Zoals men in het hiernavolgende schema (dat dateert uit maart 2004) kan zien is dit principe nooit verlaten. De uitvoerings kant van het beleid - dus met name de contacten tussen ambtenaar en individu ele burger - wordt in deze regelgeving voor het overgrote deel vernietigbaar geacht. De mogelijkheid van een uitzonderingscriterium bestaat echter. Aanvankelijk meende men binnen PIVOT eigenlijk dat daarmee de klus af was en dat daarmee voldoende tegemoet gekomen werd aan het historisch belang. Na veel discussie werd in 1997 de selectiedoelstelling uitgebreid: Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofd lijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelin gen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Het lijstje toe te passen criteria onderging weinig verandering maar werd gebreid met: Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzon dere tijdsomstandigheden en incidenten. Erg ver gaat dit criterium niet. De typisch staatsrechtelijke inslag blijkt uit de toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministe riele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoe stand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Voor zover deze toelichting door de ministeries en gemeenten wordt gevolgd kan dit criterium - althans voor de periode na 1945 - gewoon worden overgeslagen. Voor het realiseren van het administratief belang van de desbetreffende over heidsorganen (en de verantwoording naar het parlement) bleek de selectiedoel stelling goed te werken; voor het cultureel belang kon met deze doelstelling niet voldoende worden bereikt. Vandaar dat de Archiefwet van 1995 voorzag in de mogelijkheid een uitzonderingscriterium toe te passen. Hierdoor kon in beginsel neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende perso nen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van ver nietiging worden uitgezonderd. WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 13 Dit laatste punt is al geruime tijd praktijk, maar wordt niet expressis verbis op de website van het Nationaal Archief vermeld. 90 PAUL M.M. KLEP VERSCHUIVENDE VISIES EN PRAKTIJKEN. ARCHIEVEN BEWAREN VOOR ONDERZOEK EN CULTUUR 14 Investeren in cultuur. Nota Cultuurbeleid 1993-1996, 104. 91

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 47