5 Toegevoegde waarde
Elk te acquireren document dient een toegevoegde informatieve en/of kwalita
tieve (in de zin van artistieke kwaliteit) waarde te hebben ten opzichte van de al
aanwezige archieven en collecties. Doublures dienen te worden vermeden, tenzij
de materiële staat daartoe aanleiding geeft.
Tijdens een interne bespreking van dit acquisitieprofiel kwam de wens naar
voren om het begrip kwalitatief in de zin van artistieke, kunsthistorische
kwaliteit meer expliciet naar voren te brengen als criterium bij de acquisitie.
Overwogen wordt om deze waarde in een apart criterium op te nemen.
6 Dragers
Het Gemeentearchief Amsterdam acquireert en beheert documenten op
papieren, perkamenten, audiovisuele en machinaal leesbare informatiedragers,
negatieven en dia's.
7 Eigen opdrachtverstrekking.
Op grond van de missie van het GAA kunnen intern of extern opdrachten ver
strekt of samenwerkingsverbanden aangegaan worden met als doel Amsterdam te
documenteren op gebieden waar anderen dat niet of onvoldoende doen.
De belangrijkste categorie waarbij het GAA zelf opdracht verleend is het vastleg
gen van het veranderend beeld van de stad. Eigen fotografen hebben een functie
bij het documenteren van de veranderingen van de stad, omdat we er vanuit
gaan dat dit door andere partijen onvoldoende wordt gedaan in de zin van
dekkend voor de hele stad. Maar de stad is groot en de veranderingen veelvuldig.
Om alleen al de ontwikkelingen langs de IJ-oevers, de aanleg van de Noord-
Zuidlijn, het Zuid-as gebied en de vernieuwing van de Bijlmer bij te houden is
voor de eigen fotografen ondoenlijk. Vandaar dat zoveel mogelijk gezocht wordt
naar samenwerkingsverbanden met betrokken gemeentelijke diensten of stads
delen om het veranderend beeld veilig te stellen. Recentelijk voltrekken zich op
dit gebied belangrijke wijzigingen. Waar voorheen gemeentelijke diensten als
Volkshuisvesting en Ruimtelijke ordening met eigen fotografen belangrijke foto
archieven creëerden, wordt deze documentaire taak één voor één afgestoten.
De foto-opdrachten die gemeentelijke diensten nu geven hebben een incidenteel
karakter en de foto's komen meestal niet en zeker niet rechtenvrij in hun archief.
De eerste fotograaf die in opdracht van enkele gemeentelijke diensten gefotograf
eerd heeft, heeft zich al bij het GAA gemeld met de vraag of wij zijn archief willen
overnemen, kopen wel te verstaan. Over weerbarstige praktijk gesproken.
8 Afstemming met andere erfgoedinstellingen
Materiaal dat bij het GAA wordt aangeboden maar behoort tot het terrein van
andere erfgoedinstellingen die een deel van de 'Collectie Amsterdam' beheren,
komt niet voor acquisitie in aanmerking, daar waar het vertrouwen is dat
anderen het verwerven en ter beschikking stellen.
In het kielzog van de ontwikkeling van het acquisitiebeleid zijn gesprekken
gevoerd met verschillende collega-instellingen. Soms is overlap onvermijdelijk
76
zoals met het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis. Hoewel zij zich
voor wat betreft sociale bewegingen voornamelijk landelijk oriënteren, is het
onvermijdelijk dat er Amsterdamse initiatieven zijn met een landelijke uitstraling
die zowel binnen hun collectieprofiel passen als binnen dat van het GAA.
Natuurlijk is er ook nog zoiets als de keuze van een archiefvormer voor een bewa
rende instelling, maar bij de afweging waar een archief of collectie uiteindelijk
het best bewaard kan worden spelen zeker factoren een rol als 'waar verwacht het
publiek het aan te treffen' en 'waar zit de meeste deskundigheid voor de ontslui
ting in huis'.
Een collega attendeerde ons op een oud archivistisch probleem dat ook bij pro
vincie en rijk voor Amsterdam relevante archieven of stukken kunnen zitten die
lokaal de moeite van het bewaren waard zijn, maar op het andere niveau in aan
merking komen voor vernietiging. Die kant verdient zeker aandacht, maar is tot
nu toe niet ter hand genomen.
Ten aanzien van dit criterium is gesproken over de noodzaak om vaste afspraken
te maken met collega-instellingen. Uiteindelijk vonden we dat geen reëel uit
gangspunt omdat afspraken staan of vallen met het onderlinge vertrouwen en
zich in de toekomst ook weer veranderingen kunnen voordoen waardoor de
afspraken kunnen wijzigen. Een goed collegiaal contact met professionele, op
continuïteit gerichte instellingen vormt de basis voor dit criterium.
9 Bezoekersvraag
De bezoekersvraag, onder meer vast te stellen aan de hand van bezoekersonder-
zoeken en geautomatiseerde systemen en zoals verwoord door de Gebruikersraad,
bepaalt mede de acquisitie.
De bezoeker, het publiek van het archief, is lange tijd veronachtzaamd.
Geleidelijk aan maken archieven een vertaalslag naar een meer publieksgerichte
organisatie. Maar in hoeverre strekt dit zich uit tot acquisitie. In hoeverre
moeten we ons bij de acquisitie laten leiden door de vraag van het publiek. De
leden van het projectteam waren hierover niet eensgezind. De een vond dat de
vraag van het publiek medebepalend moest zijn, de ander vond dat we daarmee
het risico liepen teveel met modes mee te gaan. Een interessant voorbeeld in
relatie tot de publieksvraag is de collectie romans in de bibliotheek. Het GAA ver
zamelt alle romans waarin Amsterdam als locatie een substantiële rol speelt. Als
blijkt dat niemand die romans in het archief leest, zou je dan met de verwerving
van dit type document kunnen stoppen, is een logische vraag die gesteld werd.
Nee, want er is ook nog zoiets als het opbouwen van een bijzondere collectie die
met de tijd zijn waarde zal bewijzen. We werken niet alleen voor het huidige
publiek, maar ook voor toekomstig publiek. Ook hier toont de beeldbank z'n
kracht. Het digitale contact tussen archief en klant biedt in de analyse een schat
aan gegevens over welke pagina' s het meest bezocht en welke onderwerpen
favoriet zijn. In de toekomst kan dit een belangrijke graadmeter worden om de
wensen vanuit het publiek te formuleren. Op dit moment echter weten we nog te
weinig van het publiek om het vanuit het perspectief van acquisitie maatgevend
te laten zijn. Desondanks hebben we de publieksvraag toch als medebepalend
criterium opgenomen, omdat we waar mogelijk naar het publiek willen luisteren
(en dat in de huidige praktijk ook al doen.)
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
ALICE VAN DIEPEN HET ULTIEME INSTRUMENT VOOR EEN TOETSBAAR ACQUISITIEBELEID?
77