5 Toegevoegde waarde Elk te acquireren document dient een toegevoegde informatieve en/of kwalita tieve (in de zin van artistieke kwaliteit) waarde te hebben ten opzichte van de al aanwezige archieven en collecties. Doublures dienen te worden vermeden, tenzij de materiële staat daartoe aanleiding geeft. Tijdens een interne bespreking van dit acquisitieprofiel kwam de wens naar voren om het begrip kwalitatief in de zin van artistieke, kunsthistorische kwaliteit meer expliciet naar voren te brengen als criterium bij de acquisitie. Overwogen wordt om deze waarde in een apart criterium op te nemen. 6 Dragers Het Gemeentearchief Amsterdam acquireert en beheert documenten op papieren, perkamenten, audiovisuele en machinaal leesbare informatiedragers, negatieven en dia's. 7 Eigen opdrachtverstrekking. Op grond van de missie van het GAA kunnen intern of extern opdrachten ver strekt of samenwerkingsverbanden aangegaan worden met als doel Amsterdam te documenteren op gebieden waar anderen dat niet of onvoldoende doen. De belangrijkste categorie waarbij het GAA zelf opdracht verleend is het vastleg gen van het veranderend beeld van de stad. Eigen fotografen hebben een functie bij het documenteren van de veranderingen van de stad, omdat we er vanuit gaan dat dit door andere partijen onvoldoende wordt gedaan in de zin van dekkend voor de hele stad. Maar de stad is groot en de veranderingen veelvuldig. Om alleen al de ontwikkelingen langs de IJ-oevers, de aanleg van de Noord- Zuidlijn, het Zuid-as gebied en de vernieuwing van de Bijlmer bij te houden is voor de eigen fotografen ondoenlijk. Vandaar dat zoveel mogelijk gezocht wordt naar samenwerkingsverbanden met betrokken gemeentelijke diensten of stads delen om het veranderend beeld veilig te stellen. Recentelijk voltrekken zich op dit gebied belangrijke wijzigingen. Waar voorheen gemeentelijke diensten als Volkshuisvesting en Ruimtelijke ordening met eigen fotografen belangrijke foto archieven creëerden, wordt deze documentaire taak één voor één afgestoten. De foto-opdrachten die gemeentelijke diensten nu geven hebben een incidenteel karakter en de foto's komen meestal niet en zeker niet rechtenvrij in hun archief. De eerste fotograaf die in opdracht van enkele gemeentelijke diensten gefotograf eerd heeft, heeft zich al bij het GAA gemeld met de vraag of wij zijn archief willen overnemen, kopen wel te verstaan. Over weerbarstige praktijk gesproken. 8 Afstemming met andere erfgoedinstellingen Materiaal dat bij het GAA wordt aangeboden maar behoort tot het terrein van andere erfgoedinstellingen die een deel van de 'Collectie Amsterdam' beheren, komt niet voor acquisitie in aanmerking, daar waar het vertrouwen is dat anderen het verwerven en ter beschikking stellen. In het kielzog van de ontwikkeling van het acquisitiebeleid zijn gesprekken gevoerd met verschillende collega-instellingen. Soms is overlap onvermijdelijk 76 zoals met het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis. Hoewel zij zich voor wat betreft sociale bewegingen voornamelijk landelijk oriënteren, is het onvermijdelijk dat er Amsterdamse initiatieven zijn met een landelijke uitstraling die zowel binnen hun collectieprofiel passen als binnen dat van het GAA. Natuurlijk is er ook nog zoiets als de keuze van een archiefvormer voor een bewa rende instelling, maar bij de afweging waar een archief of collectie uiteindelijk het best bewaard kan worden spelen zeker factoren een rol als 'waar verwacht het publiek het aan te treffen' en 'waar zit de meeste deskundigheid voor de ontslui ting in huis'. Een collega attendeerde ons op een oud archivistisch probleem dat ook bij pro vincie en rijk voor Amsterdam relevante archieven of stukken kunnen zitten die lokaal de moeite van het bewaren waard zijn, maar op het andere niveau in aan merking komen voor vernietiging. Die kant verdient zeker aandacht, maar is tot nu toe niet ter hand genomen. Ten aanzien van dit criterium is gesproken over de noodzaak om vaste afspraken te maken met collega-instellingen. Uiteindelijk vonden we dat geen reëel uit gangspunt omdat afspraken staan of vallen met het onderlinge vertrouwen en zich in de toekomst ook weer veranderingen kunnen voordoen waardoor de afspraken kunnen wijzigen. Een goed collegiaal contact met professionele, op continuïteit gerichte instellingen vormt de basis voor dit criterium. 9 Bezoekersvraag De bezoekersvraag, onder meer vast te stellen aan de hand van bezoekersonder- zoeken en geautomatiseerde systemen en zoals verwoord door de Gebruikersraad, bepaalt mede de acquisitie. De bezoeker, het publiek van het archief, is lange tijd veronachtzaamd. Geleidelijk aan maken archieven een vertaalslag naar een meer publieksgerichte organisatie. Maar in hoeverre strekt dit zich uit tot acquisitie. In hoeverre moeten we ons bij de acquisitie laten leiden door de vraag van het publiek. De leden van het projectteam waren hierover niet eensgezind. De een vond dat de vraag van het publiek medebepalend moest zijn, de ander vond dat we daarmee het risico liepen teveel met modes mee te gaan. Een interessant voorbeeld in relatie tot de publieksvraag is de collectie romans in de bibliotheek. Het GAA ver zamelt alle romans waarin Amsterdam als locatie een substantiële rol speelt. Als blijkt dat niemand die romans in het archief leest, zou je dan met de verwerving van dit type document kunnen stoppen, is een logische vraag die gesteld werd. Nee, want er is ook nog zoiets als het opbouwen van een bijzondere collectie die met de tijd zijn waarde zal bewijzen. We werken niet alleen voor het huidige publiek, maar ook voor toekomstig publiek. Ook hier toont de beeldbank z'n kracht. Het digitale contact tussen archief en klant biedt in de analyse een schat aan gegevens over welke pagina' s het meest bezocht en welke onderwerpen favoriet zijn. In de toekomst kan dit een belangrijke graadmeter worden om de wensen vanuit het publiek te formuleren. Op dit moment echter weten we nog te weinig van het publiek om het vanuit het perspectief van acquisitie maatgevend te laten zijn. Desondanks hebben we de publieksvraag toch als medebepalend criterium opgenomen, omdat we waar mogelijk naar het publiek willen luisteren (en dat in de huidige praktijk ook al doen.) WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN ALICE VAN DIEPEN HET ULTIEME INSTRUMENT VOOR EEN TOETSBAAR ACQUISITIEBELEID? 77

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 40