Juist in het schemergebied bij de selectie van overheidsarchieven (dus daar waar in de wetgeving niet wordt voorzien of interpretatie mogelijk is) blijkt het belang rijk een relatie te kunnen leggen met een integraal acquisitiebeleid. Andersom kan zo'n beleid het schemergebied juist zichtbaar maken. De beslissing om subsidiedossiers te bewaren van de afdeling welzijn van een stadsdeel met soms unieke informatie over migrantenorganisaties is genomen binnen de context van een bredere aandacht voor migrantenerfgoed en vanuit de, in de praktijk van acquisitie opgedane, kennis dat deze informatie zelden of nooit elders in archieven bewaard wordt. Bij de formulering van het criterium is er vervolgens nadrukkelijk voor gekozen om de verwerving van particuliere archieven en collecties niet uitsluitend als een afgeleide van de overheidsarchieven te omschrijven, zoals we dat vaak in beleids stukken van collega-instellingen tegenkwamen, maar een accent te leggen op de zelfstandige betekenis hiervan. Niet alleen willen we hiermee een signaal afgeven voor de betekenis van particuliere archieven en collecties maar ook wijst de verwervingspraktijk uit dat deze acquisitie zelden of nooit tegen de achtergrond van aanwezige overheidsarchieven beoordeeld wordt, maar dat naast archief- technische criteria vooral gekeken wordt naar de cultuurhistorische betekenis binnen de context van de geschiedenis van Amsterdam. Interessant om te vermelden is de relatie met de overheidsarchieven na de start van de nieuwe afdeling Verwerving Inspectie in het GAA veel nadrukkelijker naar voren kwam dan vóór de reorganisatie. Nu werd bijvoorbeeld zichtbaar dat meer dan eens voorlichtingsmateriaal van gemeentelijke diensten wel aange boden werd aan wat voorheen heette de bibliotheek, maar in principe niet of nauwelijks in de overheidsarchieven terecht komt. Het ging dan om brochures, foto's, video's etc. Afdelingen DIV, maar ook onze eigen inspecteurs, bleken hier weinig aandacht voor te hebben, en dat terwijl dit nu juist materiaal betreft dat de communicatie tussen de overheid en de burger belicht.6 Hoewel de archiefwet spreekt over archiefbescheiden ongeacht de vorm, blijkt in de praktijk een hard nekkige voorkeur voor 'echt' archiefmateriaal te bestaan. Door de korte lijnen binnen de afdeling kon dit direct door de inspecteurs als aandachtspunt in het contact met de gemeentelijke diensten worden meegenomen. Een soortgelijke ervaring die we met voorlichtingsmateriaal opdeden, deed zich ook voor bij fotomateriaal van gemeentelijke diensten. In dit geval zorgde de beeldbank, het drukst bezochte onderdeel van de website van het Gemeente archief, voor opschudding binnen de inspectiegelederen. De kwaliteit en omvang van de beeldbank wierp namelijk onmiddellijk de vraag op bij gemeentelijke dien sten met beeldbestanden of die niet veel eerder dan de voorgeschreven 20 jaar kunnen 'aanhaken'. Andersom zag met name de afdeling Publieksdiensten in dit medium een unieke kans om stadsbreed ook recente fotografie toegankelijk te maken waarmee de ambitie om hét historisch en actueel informatiecentrum van de stad te zijn nog beter waargemaakt kan worden. Het eerste stadsdeel heeft zich inmiddels gemeld wat allerlei vragen over het al dan niet vervroegd overbrengen tot gevolg heeft. De mogelijkheid om in een veel eerder stadium overheidsdocu menten, in dit geval digitale of gedigitaliseerde foto's, openbaar te maken dwingt ons naast de juridische en administratieve legitimatie voor het bewaren van over heidsarchieven veel meer naar het historisch en cultureel belang te kijken. Die combinatie van overwegingen zou wat mij betreft sowieso veel sterker ingebed mogen worden bij de selectie van overheidsarchieven. Wat dat betreft sluit ik me graag aan bij het pleidooi van Paul M.M. Klep in zijn artikel in deze bundel om de huidige etatistische grondslag voor het selecteren en bewaren van archieven overboord te zetten en in overeenstemming met de praktijkontwikkeling te kiezen voor een maatschappelijke grondslag met een socio-culturele rechtvaardi ging.7 We moeten bij de selectie van overheidsarchieven niet in de valkuil stappen te denken dat het door de archiefwet te volgen allemaal goed voor elkaar komt. Ook hier komt het aan op onderscheidingsvermogen, de bereidheid nieuwe ontwikkelingen met open vizier tegemoet te treden en flexibiliteit in het omgaan met procedures en afspraken, zelfs met regelgeving. 3 Representativiteit De te acquireren archieven en collectieonderdelen dienen kenmerkend te zijn in het kader van de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke of topografische ontwikkeling van de stad Amsterdam, (intern aangeduid met de term 'inhoudelijk Amsterdam') Er wordt gestreefd naar het verwerven van datgene waarin Amsterdam landelijk gezien bijzonder is. Het uitgangspunt 'representativiteit' bleek het meest lastige uitgangspunt te zijn. Wanneer is iets representatief of kenmerkend voor de Amsterdamse ontwikkelin gen en wat is nu precies 'representativiteit' in het kader van acquisitie? Bij de afweging om al dan niet tot acquisitie over te gaan speelt dit begrip een belang rijke rol. Centraal staat de vraag in hoeverre een archief, een collectie of een document een goede afspiegeling vormt van dat wat sociaal, economisch, cultu reel of politiek belangrijk was in de stad, afgezet tegen de aanwezigheid van dat wat er in het Gemeentearchief of elders bewaard wordt. De huidige praktijk van verwerving is dat bij oudere bronnen (negentiende- eeuws en ouder) minder snel getwijfeld wordt aan de representativiteit en de neiging bestaat sneller tot acquisitie over te gaan. (Het criterium 'schaarsheid' speelt hierbij een rol; mooi dat het bewaard gebleven is). Des te recenter de bron, des te kritischer de verwerver. De meeste archieven en collecties die aangeboden worden dateren uit de twintigste eeuw en met name de tweede helft van die eeuw. De toename van historische bronnen maakt een strengere selectie nood zakelijk. Enkele van de acquisitieplannen van collega-instellingen proberen grip te krijgen op het criterium 'representativiteit' door een bestandsanalyse te maken van dat wat in huis is op basis waarvan acquisitieprioriteiten kunnen worden geformuleerd. Ook voor de archieven van het GAA is hier in 1993 een begin mee gemaakt.8 Op basis van een kwantitatieve analyse van de aanwezige archieven, ingedeeld in een classificatiesysteem' werden 21 rubrieken benoemd die ondervertegenwoordigd waren en daarom in aanmerking kwamen voor een sectorsgewijze acquisitiecampagne, waaronder notariskantoren, bouwbedrijven, bioscopen en textielbedrijven. De zwakte in deze benadering is erin gelegen dat WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 6 Als niet-archivaris verbaasde ik mij over de aanwezige desinteresse voor dit type materiaal. In mijn verbazing bleek ik niet alleen te staan. Al in eerdere stukken is gewezen op de Canadese archivarissen die een duidelijke visie ontwikkelden op het bewaren van de interactie tussen overheid en burger. Zie: Terry Cook, 'What is Pastis prologue', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek ('s-Gravenhage 1999), 50 72 ALICE VAN DIEPEN HET ULTIEME INSTRUMENT VOOR EEN TOETSBAAR ACQUISITIEBELEID? 7 Paul M.M. Klep, 'Archieven bewaren voor onderzoek en cultuur.' 8 J. van Oss, 'Analyse van lacunes in het archievenbestand GAA', 1993 en J. van Oss, 'Van lacune tot speerpunt', 1995. 9 Zoals samengesteld door een werkgroep van het Centraal Register voor Particuliere Archieven. 73

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 38