Juist in het schemergebied bij de selectie van overheidsarchieven (dus daar waar
in de wetgeving niet wordt voorzien of interpretatie mogelijk is) blijkt het belang
rijk een relatie te kunnen leggen met een integraal acquisitiebeleid. Andersom
kan zo'n beleid het schemergebied juist zichtbaar maken. De beslissing om
subsidiedossiers te bewaren van de afdeling welzijn van een stadsdeel met soms
unieke informatie over migrantenorganisaties is genomen binnen de context van
een bredere aandacht voor migrantenerfgoed en vanuit de, in de praktijk van
acquisitie opgedane, kennis dat deze informatie zelden of nooit elders in
archieven bewaard wordt.
Bij de formulering van het criterium is er vervolgens nadrukkelijk voor gekozen
om de verwerving van particuliere archieven en collecties niet uitsluitend als een
afgeleide van de overheidsarchieven te omschrijven, zoals we dat vaak in beleids
stukken van collega-instellingen tegenkwamen, maar een accent te leggen op de
zelfstandige betekenis hiervan. Niet alleen willen we hiermee een signaal afgeven
voor de betekenis van particuliere archieven en collecties maar ook wijst de
verwervingspraktijk uit dat deze acquisitie zelden of nooit tegen de achtergrond
van aanwezige overheidsarchieven beoordeeld wordt, maar dat naast archief-
technische criteria vooral gekeken wordt naar de cultuurhistorische betekenis
binnen de context van de geschiedenis van Amsterdam.
Interessant om te vermelden is de relatie met de overheidsarchieven na de start
van de nieuwe afdeling Verwerving Inspectie in het GAA veel nadrukkelijker
naar voren kwam dan vóór de reorganisatie. Nu werd bijvoorbeeld zichtbaar
dat meer dan eens voorlichtingsmateriaal van gemeentelijke diensten wel aange
boden werd aan wat voorheen heette de bibliotheek, maar in principe niet of
nauwelijks in de overheidsarchieven terecht komt. Het ging dan om brochures,
foto's, video's etc. Afdelingen DIV, maar ook onze eigen inspecteurs, bleken hier
weinig aandacht voor te hebben, en dat terwijl dit nu juist materiaal betreft dat
de communicatie tussen de overheid en de burger belicht.6 Hoewel de archiefwet
spreekt over archiefbescheiden ongeacht de vorm, blijkt in de praktijk een hard
nekkige voorkeur voor 'echt' archiefmateriaal te bestaan. Door de korte lijnen
binnen de afdeling kon dit direct door de inspecteurs als aandachtspunt in het
contact met de gemeentelijke diensten worden meegenomen.
Een soortgelijke ervaring die we met voorlichtingsmateriaal opdeden, deed zich
ook voor bij fotomateriaal van gemeentelijke diensten. In dit geval zorgde de
beeldbank, het drukst bezochte onderdeel van de website van het Gemeente
archief, voor opschudding binnen de inspectiegelederen. De kwaliteit en omvang
van de beeldbank wierp namelijk onmiddellijk de vraag op bij gemeentelijke dien
sten met beeldbestanden of die niet veel eerder dan de voorgeschreven 20 jaar
kunnen 'aanhaken'. Andersom zag met name de afdeling Publieksdiensten in dit
medium een unieke kans om stadsbreed ook recente fotografie toegankelijk te
maken waarmee de ambitie om hét historisch en actueel informatiecentrum van
de stad te zijn nog beter waargemaakt kan worden. Het eerste stadsdeel heeft zich
inmiddels gemeld wat allerlei vragen over het al dan niet vervroegd overbrengen
tot gevolg heeft. De mogelijkheid om in een veel eerder stadium overheidsdocu
menten, in dit geval digitale of gedigitaliseerde foto's, openbaar te maken dwingt
ons naast de juridische en administratieve legitimatie voor het bewaren van over
heidsarchieven veel meer naar het historisch en cultureel belang te kijken. Die
combinatie van overwegingen zou wat mij betreft sowieso veel sterker ingebed
mogen worden bij de selectie van overheidsarchieven. Wat dat betreft sluit ik me
graag aan bij het pleidooi van Paul M.M. Klep in zijn artikel in deze bundel om
de huidige etatistische grondslag voor het selecteren en bewaren van archieven
overboord te zetten en in overeenstemming met de praktijkontwikkeling te
kiezen voor een maatschappelijke grondslag met een socio-culturele rechtvaardi
ging.7 We moeten bij de selectie van overheidsarchieven niet in de valkuil
stappen te denken dat het door de archiefwet te volgen allemaal goed voor elkaar
komt. Ook hier komt het aan op onderscheidingsvermogen, de bereidheid
nieuwe ontwikkelingen met open vizier tegemoet te treden en flexibiliteit in het
omgaan met procedures en afspraken, zelfs met regelgeving.
3 Representativiteit
De te acquireren archieven en collectieonderdelen dienen kenmerkend te zijn in
het kader van de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke of
topografische ontwikkeling van de stad Amsterdam, (intern aangeduid met de
term 'inhoudelijk Amsterdam') Er wordt gestreefd naar het verwerven van
datgene waarin Amsterdam landelijk gezien bijzonder is.
Het uitgangspunt 'representativiteit' bleek het meest lastige uitgangspunt te zijn.
Wanneer is iets representatief of kenmerkend voor de Amsterdamse ontwikkelin
gen en wat is nu precies 'representativiteit' in het kader van acquisitie? Bij de
afweging om al dan niet tot acquisitie over te gaan speelt dit begrip een belang
rijke rol. Centraal staat de vraag in hoeverre een archief, een collectie of een
document een goede afspiegeling vormt van dat wat sociaal, economisch, cultu
reel of politiek belangrijk was in de stad, afgezet tegen de aanwezigheid van dat
wat er in het Gemeentearchief of elders bewaard wordt.
De huidige praktijk van verwerving is dat bij oudere bronnen (negentiende-
eeuws en ouder) minder snel getwijfeld wordt aan de representativiteit en de
neiging bestaat sneller tot acquisitie over te gaan. (Het criterium 'schaarsheid'
speelt hierbij een rol; mooi dat het bewaard gebleven is). Des te recenter de bron,
des te kritischer de verwerver. De meeste archieven en collecties die aangeboden
worden dateren uit de twintigste eeuw en met name de tweede helft van die
eeuw. De toename van historische bronnen maakt een strengere selectie nood
zakelijk. Enkele van de acquisitieplannen van collega-instellingen proberen grip
te krijgen op het criterium 'representativiteit' door een bestandsanalyse te
maken van dat wat in huis is op basis waarvan acquisitieprioriteiten kunnen
worden geformuleerd. Ook voor de archieven van het GAA is hier in 1993 een
begin mee gemaakt.8 Op basis van een kwantitatieve analyse van de aanwezige
archieven, ingedeeld in een classificatiesysteem' werden 21 rubrieken benoemd
die ondervertegenwoordigd waren en daarom in aanmerking kwamen voor een
sectorsgewijze acquisitiecampagne, waaronder notariskantoren, bouwbedrijven,
bioscopen en textielbedrijven. De zwakte in deze benadering is erin gelegen dat
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
6 Als niet-archivaris verbaasde ik mij over de aanwezige desinteresse voor dit type materiaal. In mijn
verbazing bleek ik niet alleen te staan. Al in eerdere stukken is gewezen op de Canadese archivarissen die
een duidelijke visie ontwikkelden op het bewaren van de interactie tussen overheid en burger.
Zie: Terry Cook, 'What is Pastis prologue', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.),
Naar een nieuw paradigma in de archivistiek ('s-Gravenhage 1999), 50
72
ALICE VAN DIEPEN HET ULTIEME INSTRUMENT VOOR EEN TOETSBAAR ACQUISITIEBELEID?
7 Paul M.M. Klep, 'Archieven bewaren voor onderzoek en cultuur.'
8 J. van Oss, 'Analyse van lacunes in het archievenbestand GAA', 1993 en J. van Oss, 'Van lacune tot
speerpunt', 1995.
9 Zoals samengesteld door een werkgroep van het Centraal Register voor Particuliere Archieven.
73