Het ultieme instrument voor een toetsbaar acquisitiebeleid? Naar een integraal acquisitiebeleid voor het Gemeentearchief Amsterdam Inleiding Archieven zijn de grootste 'verzamelaars' van alle erfgoedinstellingen. Als bewijs daarvoor getuigt hun rekeneenheid voor de omvang van archieven en collecties. Deze wordt uitgedrukt in meters. Een potentiële schenker van een archief of collectie reageert altijd een beetje verbaasd als ik vraag naar de omvang van het aangebodene in strekkende meters. Men denkt in stuks, aantallen dozen, maar zelden in strekkende meters, in planklengte. Grote verzamelaars dus, maar als relatieve nieuwkomer in het archiefwezen valt mij op dat er over het algemeen weinig aandacht is voor de beleidskant van het verzamelen van met name parti culiere archieven en collecties. Archieven stellen zich meer op als ontvangers van hetgeen (door maatschappelijke organisaties, bedrijven, handel of particulieren) aangeboden wordt dan dat ze zelf actief bepalen wat ze willen verwerven. Een ander aspect dat opvalt in dit verband is het denken in gescheiden werelden: aan de ene kant de wereld van de archieven aan de andere kant die van de andere verzamelgebieden: bibliotheek, atlas, beeld geluid. Het Gemeentearchief Amsterdam (GAA) vormt hierop geen uitzondering. In het GAA komt jaarlijks gemiddeld 300 meter archief en collectie binnen. Des te opmerkelijker dat voor de verwerving van particuliere archieven en collectie- (item)s1 tot voor kort niet of nauwelijks een acquisitiebeleid geformuleerd was. Acquisitie stond of viel met de inzet en inhoudelijke kennis van de betrokken medewerkers en, eerlijk is eerlijk, die inzet en kennis was (en is) groot, getuige de bijzondere en gevarieerde archieven en collecties die het GAA in huis heeft. De inhoudelijk deskundige medewerkers wisten ieder voor hun eigen gebied de documentaire betekenis en (kunst)historische kwaliteit van potentiële acquisi ties vaak feilloos te herkennen. Desondanks werd de noodzaak van een integraal acquisitiebeleid gevoeld en als gevolg daarvan werden een kleine drie jaar geleden in het kader van een grote reorganisatie alle werkzaamheden met betrekking tot acquisitie samengevoegd in één afdeling, de sectie Verwerving Inspectie.2 68 Hiermee was een belangrijke voorwaarde vervult om te komen tot een integraal acquisitiebeleid, waarbij vanuit een heldere visie op de verwervingstaak van de eigen instelling uitvoering gegeven wordt aan de acquisitie van uiteenlopende documenten. Een aantal redenen lag ten grondslag aan de wens om tot een integraal acquisi tiebeleid te komen of anders geformuleerd, een aantal problemen vergde een intergraal acquisitiebeleid om opgelost te worden. Ik noem de belangrijkste: Steeds meer en meer omvangrijke archieven en collecties kloppen zelf aan de poorten van het archief om bewaard te worden. Bepaalde sectoren zoals sport en jongerencultuur zijn daarentegen onvoldoende vertegenwoordigd en vergen een andere dan de gebruikelijke aanpak om als essentieel onderdeel van het maatschappelijke-culturele spectrum veilig te stellen.3 Via de website van het gemeentearchief bereiken we een steeds grotere groep digitale bezoekers. Het laagdrempelige medium stimuleert bezoekers hun foto's en andere documenten direct aan te bieden en er ontstaan ook vanuit acquisitie geheel nieuwe relaties met de 'klant'. Nieuwe digitale documenten, zoals websites en databases moeten net als de conventionele dragers opgeno men worden in het proces van acquisitie en dat gaat niet vanzelf. Tenslotte verwachten grote groepen nieuwe Nederlanders nu of op termijn ook hün geschiedenis weerspiegeld te zien in de archieven. Stuk voor stuk ontwikkelingen die alle verzamelgebieden beïnvloeden en een integrale visie en aanpak vereisen. Invloeden ook die niet uitsluitend Amsterdams zijn, maar in meer of mindere mate alle archiefbewaarplaatsen beïnvloeden. Welke antwoorden gaan we daarop geven? In dit artikel wil ik uiteenzetten welke stappen het GAA gezet heeft (en nog gaat zetten) om te komen tot een integraal acquisitiebeleid voor de particuliere archieven en collecties, de gedachtegang die daaraan gepaard ging én de inter actie die plaatsvindt met de alledaagse praktijk van verwerving. De acquisitie van overheidsarchieven is hier in principe van uitgezonderd, daar deze primair volgens de geldende wet- en regelgeving verloopt. Ik gebruik met opzet 'in principe', want daar waar raakvlakken liggen zullen de overheidsarchieven er juist zoveel mogelijk onderdeel van uitmaken. En zoals uit het vervolg van dit artikel zal blijken, is dat steeds vaker het geval. Verwerven op kwaliteit Twee jaar geleden begon de sectie Verwerving Inspectie met het ontwikkelen van een integraal acquisitiebeleid. De eerste fase van het project bestond uit het aftasten van hoe er binnen de organisatie over het onderwerp gedacht werd. Dit om te voorkomen dat er een eindresultaat uit zou rollen waarin slechts een klein deel van de betrokkenen zich kon vinden. Een eerste presentatie in het manage mentteam ging in op de reikwijdte van het project en met de discussie daarna te kenden de contouren van de opdracht zich geleidelijk af. Zo werd er nadrukkelijk ALICE VAN DIEPEN 1 Daar waar in het vervolg gesproken wordt over archieven en collecties worden zowel grotere gehelen als losse items bedoeld. 2 Inspectie is dus hierbij primair aangemerkt als het verwerven van overheidsarchieven. In praktijk zijn de werkzaamheden gescheiden in de zin dat twee medewerkers zich uitsluitend met de inspectietaak bezighouden. ALICE VAN DIEPEN HET ULTIEME INSTRUMENT VOOR EEN TOETSBAAR ACQUISITIEBELEID? 3 In dit verband noem ik de Stichting de Sportwereld, die door middel van brochures en extra aandacht het behoud van sportarchieven stimuleert. 69

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 36