baar niet worden gelezen in de betekenis van de term zoals boven omschreven,
maar specifiek als synoniem voor het 'wissen'. Ik schrijf dit toe aan een redactio
nele fout.
Net als in de vertaling van de internationale norm voor archiefbeheer, geven de
vertalers/bewerkers van de bovengenoemde Amerikaanse standaard aan dat de
term disposition eigenlijk niet goed is te vertalen. Er zou geen bruikbaar equiva
lent zijn in de Nederlandse archivistiek.60 Disposition wordt volgens de Webster
Dictionary 'het meest letterlijk benaderd wordt door de betekenis 'uiteindelijke
afdoening", zo de vertalers/bewerkers. De woorden 'uiteindelijke afdoening' zijn
toch niet gebruikt en er is gekozen voor de term 'verwijdering'. Verwijdering in
de betekenis van overdracht, vervreemding61, overbrenging62, vernietiging,
waarbij in de definitie voor verwijdering onder andere staat dat het ook de
'verwijdering van te vernietigen records, gewoonlijk door vernietiging soms door
donatie'63, respectievelijk 'gewoonlijk door vernietiging nadat de geldende
vernietigingstermijn van de records is verlopen of soms door schenking'64. Een
en ander maakt de betekenis die aan de term verwijdering moet worden gehecht
er niet duidelijker op. Ook hier bestaat nog de neiging om verwijdering te zien als
synoniem voor vernietiging.
Onder andere op grond van het bovenstaande lijkt het tijd om duidelijkheid te
scheppen. Ik stel voor te beginnen aan een Nederlandse bijdrage bij herbouw van
de toren van Babel.
Voorstel voor een 'definitie' van de termen waardering,
selectie en verwijdering
Het gebruik van termen als waardering, selectie en verwijdering is binnen de
archivistiek in Nederland relatief nieuw. Voorheen was sprake van selectie voor
vernietiging en draaide de selectie expliciet om de vernietiging, en niet, zoals
tegenwoordig ook expliciet om de bewaring. Door in kaart te brengen welke
stukken op termijn voor overbrenging in aanmerking komen (bewaren) en welke
ter vernietiging, komt aan het licht welke archiefstukken er (behoren te) zijn.
Juist ook om die reden lijkt het goed om de verschillende archivistische processen
die leiden tot de daadwerkelijke overbrenging en/of de daadwerkelijke vernieti
ging van archiefstukken, separaat te benoemen. Ik zoek daarbij zoveel mogelijk
aansluiting bij de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen,
66
Waarderen: Toekennen van waarde aan documenten op verschillende
momenten en binnen verschillende processen.
a) Bepalen welke documenten als archiefbescheiden moeten
worden aangemerkt, en in het archiveringssysteem moeten
worden opgenomen
b) Bepalen welke archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel
blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder
toekenning van bewaartermijnen.
Selecteren: het administratief verwerken van de tijdens het proces van waarde
ring (proces genoemd onder b) gemaakte keuze door archivistische
metadata aan de stukken toe te kennen.
Verwijderen: het daadwerkelijk logisch en fysiek scheiden van de te bewaren en
de te vernietigen stukken.
Waardering, selectie en verwijdering zijn nauw gelieerde, maar toch verschillen
de archieffuncties, -handelingen en -processen. Een nauwkeurige onderscheiding
doet uitkomen dat het gaat om verschillende handelingen waar andere kennis,
inzichten en kwaliteiten voor nodig zijn. Wellicht heeft het ook gevolg voor
andere archivistische termen die met waardering, selectie, verwijdering van doen
hebben. Bijvoorbeeld ten aanzien van selectiecriteria is er reden om deze begrip
pen en woorden aan te passen. Criteria voor waardering of waarderingscriteria
zou meer tegemoet komen aan de rol en functie van deze criteria, die immers
nodig zijn voor een beoordeling van de waarde en niet voor de administratieve
verwerking van de gegevens (selectie).
67
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
60 Jan Möller, Jacques Bogaarts, Hans Nijborg, 'Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer
volgens US DoD 5012.2-STD' [versie 1997], in: F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling, J.U. van Wijngaarden
(red.), Archiefbeheer in de praktijk. (Alphen aan den Rijn: Kluwer 1986), aflevering 5750-1/36, daar 5750-6
[juni 1999]. In de vertaling van de versie uit 2002 is deze opmerking gehandhaafd, zie Jan Möller
'Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer volgens US DoD 5012.2-STD' [versie 2002],
in: Archiefbeheer in de praktijk, aflevering 5750-1/57, daar 5750-5 [februari 2004]
61 In de vertaling van de versie uit 2002 is vervreemding geschrapt. Möller 'Minimum functionele eisen voor
elektronisch archiefbeheer volgens US DoD 5012.2-STD' [versie 2002], 5750-5 [februari 2004]
62 In de vertaling/bewerking alleen bedoeld voor overbrenging van permanent te bewaren records naar het
Algemeen Rijksarchief, respectievelijk Nationaal Archief. Het is onduidelijk waarom hier niet de
Archiefwettelijke betekenis van de term 'overbrenging' is gevolgd.
63 Möller, e.a. 'Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer volgens US DoD 5012.2-STD',
[versie 1997] 5750-34. [juni 1999].
64 Möller, 'Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer volgens US DoD 5012.2-STD' [versie
2002], 5750-55 [februari 2004].
HANS WAALWIJK EEN BOUWSTEEN VOOR DE TOREN VAN BABEL