(al dan niet met achtervoegsels) in de betekenis van de Archiefterminologie voor
Nederland en Vlaanderen.46 In onder andere Nederland47 en Frankrijk48 van toe
passing op de stukken in zowel de dynamische archieffase49, onder beheer van
de administratie, de registratuur, de archiefvormer (de documentaire informatie
voorziening) als ook in de statische archieffase onder beheer bij het openbaar
archiefwezen. In het Duitse en het Angelsaksische50 taalgebied in de regel
gebruikt als aanduiding van de stukken in de statische fase, derhalve veelal
onder beheer bij het openbaar archiefwezen. Een en ander heeft vanzelfsprekend
gevolgen voor de betekenis en reikwijdte van het woord Archivaris.
Afstemming op, of ten minste bewustwording van, het gebruik van termen en
definities in de landen waarmee en/of talen waarin over het archiefbeheer van
gedachten wordt gewisseld, hoeft niet te betekenen dat we onze archivistische
identiteit inruilen voor een andere. Als echter termen en definities uit het
buitenland of vanuit andere disciplines, een waardevolle toevoeging zijn,
waarom dan schromen om deze over te nemen in het eigen begrippenkader?
Bij waardering, selectie en verwijdering doet zich deze situatie voor.
Zo heeft de term selectie binnen de bibliotheekwetenschappen bij voorbeeld
overwegend de betekenis van collectievorming en acquisitie.51 Beperk ik mij tot
waardering, selectie en verwijdering binnen de archivistiek, dan wordt ook
hierbij duidelijk dat het moeilijk is de neuzen in dezelfde richting te krijgen, de
discussies over de termen en definities bij de totstandkoming van de Archiefter
minologie voor Nederland en Vlaanderen tussen 2001 en 2003 getuigen daarvan.52
Daarnaast is het bovendien nog maar de vraag of het afstemmen van definities
tussen bijvoorbeeld archief- en bibliotheekwetenschappen het doel moet zijn.
Hoewel dit de documentbeherende instellingen (en daarmee de daarbij behoren
de vakdisciplines) mogelijk dichter tot elkaar kan brengen, kan het ook leiden tot
segregatie en verzuiling als de betekenis van de gehanteerde termen krampachtig
en gekunsteld is, en daardoor inhoudsloos en onwerkbaar blijkt.
Net als in het Nederlandse taalgebied, bestaat er binnen het Angelsaksisch taal
gebied geen algemene overeenstemming over definities voor een aantal vakter-
men en -begrippen op het gebied van waardering, selectie en verwijdering. Je
kunt je afvragen of dat erg is. Wellicht is bij het definiëren van termen en bij het
gebruik daarvan rekening te houden met de context waarbinnen dat gebeurt.
Met name de Engelstalige termen Appraisal en Disposal en hun onderscheiden
betekenis, sluiten mijns inziens duidelijker en beter aan bij de archivistische
praktijk van dit moment53 dan de Nederlandse.
Appraisal heeft betrekking op het beoordelen of archiefbescheiden voor perma
nente bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Hierin zit zowel het
maken van de keuzes als het toekennen van die keuzes aan de archiefstukken
opgesloten.54 Deze twee elementen kunnen in het Nederlandse begrippenkader
worden gesplitst in waarderen en selecteren. Disposal wordt gezien als het verwij
deren van (aggregaten van) archiefstukken 'uit het (dynamisch of semi-statisch)
archief van de archiefvormer, hetzij door ze te vernietigen of door ze over te
brengen naar een archiefbewaarplaats'.55
Ter illustratie ga ik kort in op het gebruik van de term disposal in de Nederlandse
vertaling van de internationale norm voor archiefbeheer (NEN-ISO 15489-1
(nl)56) en in de Nederlandse vertaling/bewerking van de standaard voor record
management applicaties, in gebruik bij het Amerikaanse Ministerie van Defensie
(DoD 5015.2-STD57). In beide stukken komt overigens de term appraisal,
respectievelijk de term 'waardering' en 'selectie' als het gaat om de vertalingen
daarvan, niet voor.
In NEN-ISO 15489-1 is disposal vertaald met 'verwijdering', met de volgende
omschrijving: 'reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van
beslissingen over bewaartermijnen, vernietiging of overdracht, die zijn vastgelegd
in bevoegdheden of andere instrumenten'. In een noot van de vertaler is als toe
lichting gegeven dat is gekozen voor de term verwijdering voor disposal 'omdat
het gaat om de vraag wat er moet gebeuren indien archiefbescheiden uit een
archiefsysteem worden verwijderd: bewaren, vernietigen of overdragen'.58
Opmerkelijk is dat de omschrijving van de term 'vernietiging' luidt 'proces van
verwijderen of wissen van archiefbescheiden 59 Hier moet verwijderen blijk-
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
46 Archief terminologie, lemma 10: Archief en toelichting eerste gedachtestreepje Definitie: 'geheel van archief
bescheiden ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie'. Toelichting:
Het begrip geheel impliceert a, dat de plaats en de wijze van bewaring voor het begrip niet relevant is: een
onderdeel van hetzelfde archief kan bij archiefvormende organisatie berusten en een onderdeel bij een
archiefdienst.
47 Theo Thomassen, 'Archivarissen en records managers: zelfde professie, verschillende verantwoordelijkhe
den', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuwe paradigma in de archivis
tiek. Jaarboek 1999 van de Stichting Archiefpublicaties ('s-Gravenhage Stichting Archiefpublicaties, 1999),
pp. 185-194.
48 Michel Duchein, 'Archives, Archivistes, Archivistique: Définitions et problématique', in: Jean Favier (red.),
La pratique archivistique Francaise (Paris, 1993), pp. 19-39, daar p. 21 e.v.
49 Ik gebruik hier met opzet de onderdelen van het levenscyclusmodel en niet die van het records-continuum-
model, omdat deze mijns inziens de administratieve plaats van het archiefbeheer (en daardoor de - politie
ke of juridische - verantwoordelijkheid daarvoor) in dit kader beter tot zijn recht laat komen. Dit ondanks
dat het records-continuummodel de componenten genoemd in het levenscyclusmodel niet uitsluit. Vgl. Naar
een nieuwe paradigma in de archivistiek, p. 148.
50 In Australië is wel het records continuum in organisatorische termen vertaald waardoor de domeinen van
het dynamisch en van het statisch archief als geïntegreerd geheel wordt beschouwd. Theo Thomassen,
'Archivarissen en records manager, pp. 185-194, daar p. 188. Dit heeft echter nog niet geleid tot toepassing
van het begrip archief op de dynamische fase.
51 Vgl. J.R. de Groot, 'Collectievorming', in: P. Schneiders (red. et. al), Bibliotheek en documentatie. Handboek
ten dienste van de opleidingen. (Deventer, 19773), pp. 121-132; William A. Katz, Collection Development.
The Selection of Materials for Libraries (New York, 1980).
64
HANS WAALWIJK EEN BOUWSTEEN VOOR DE TOREN VAN BABEL
52 Zie H. Waalwijk 'Eén archiefterminologie voor het Nederlands taalgebied. Verslag van een studiemiddag',
in: Archievenblad 105, nr. 5 (juni 2001), pp. 18-19.
53 Vgl Björn Lindh, 'Some thoughts on appraisal terminology', in: Janus. Revue Archivistique Archival Review,
1997.2. (Paris: International council on archives), pp. 18-22. In dit artikel behandelt Lindh de verschillen
en overeenkomsten in de termen waardering, selectie en verwijdering in het Engelse, Duitse en Franse taal
gebied. Lindh constateert dat in veel gevallen de ideeën worden gedeeld, maar toch op verschillende wijze
worden benoemd.
54 Vgl. Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, lemma 'appraisal', 31. Volgens Horsman
heeft appraisal bovendien eerder betrekking op het bepalen en vaststellen van de criteria waarop de keuzes
worden gemaakt dan op het op basis van criteria maken van de keuze bewaren of vernietigen zelf. Zie Peter
Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard' in: Naar een nieuwe paradigma in de
archivistiek, 233. Horsman baseerde zich hier op de definitie van appraisal in: Peter Walne (ed.) Dictionary
ofArchval Terminology. Dictionaire de terminology archivistique. 2nd edition (München, 1998), lemma 23.
Getuige het onderscheid dat Horsman in latere publicaties maakt tussen waarderen en selecteren, mag
worden verondersteld dat hij hier niet meer achter staat. Vgl: Peter Horsman, Archiveren. Een inleiding.
('s-Gravenhage, 2004), p. 56 e.v..
55 Peter Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard', in Horsman e.a., Naar een nieuw
paradigma, p. 233 en p. 235.
56 Nederlandse norm NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement -
Deel 1: algemeen (ISO 15489-1:2001, IDT) (Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, 2001).
57 Department of Defence DoD 5015.2-STD, Design criteria standard for electronic records management software
applications, November 1997. Een herziene versie is onder dezelfde naam en afkorting verschenen op 19
juni 2002.
38 NEN-ISO 15489-1 (n)l, nummer 3.9.
59 NEN-ISO 15489-1 (n)l, nummer 3.8.
65