Te vernietigen staat hier voor waarderen: het maken van de keuze welke archief stukken op termijn voor overbrenging en welke op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Overigens is het woord 'vernietiging' in het begin van de twintigste eeuw begrepen in twee verschillende betekenissen: 'het stoffelijk ver nietigen van de gegevensdrager' (vaak aangeduid met het woord 'verwijderen' en 'het vernietigen van de bestemming van het stuk als archiefstuk'.23 In ander archiefrecht dan de archiefwet wordt archiefvernietiging in strikte zin niet genoemd. Echter, wel het vernietigen en/of verwijderen van gegevens en informatie, meestal persoonsgegevens. Het verwijderen van gegevens komt in veel wet- en regelgeving voor. Onder bepaalde omstandigheden dienen bepaalde archiefstukken die deel uitmaken van het archief, weer uit het archief (of volgens sommige wet- en regelgeving, uit een bestand) te worden verwijderd als zij hun doel (als archiefstuk) hebben uitgediend.24. De termen vernietigen/ verwijderen worden door elkaar gebruikt, zonder definitie. Verwijderen houdt hier in de regel in ofwel het daadwerkelijk stoffelijk vernietigen, ofwel het externaliseren van gegevens of informatie uit gegevensbestanden zonder dat zij worden vernietigd25. In het laatste geval is er feitelijk sprake van overdragen of overbrengen (in niet archiefwettelijke betekenis). Gegevens en informatie gaan dan immers van het ene informatie- of archiveringssysteem, of informatie- of archiefbeheerssyteem, over naar het andere. Geconstateerd is dat in verschillende wetgeving waarmee de archiveringsfuncie wordt vormgegeven, ofwel bij overheden of bij rechtspersonen, geen eenheid van terminologie bestaat. De wetgever zou mijns inziens ten aanzien van de termino logie een meer homogene benadering dienen na te streven. De aanwezigheid van een term als verwijderen in verschillende wetgeving zonder dat er een expliciete verwijzing is opgenomen naar het archiefbeheer, verdient aandacht. Relatie met ordenen en beschrijven In de archivistiek gaat het bij het maken van de keuzes om het al dan niet bewaren of vernietigen van archiefstukken. In de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen is selectie een ondergeschikte term aan intellectueel beheer en het ordenen en beschrijven, nevengeschikt aan ordening en aan ont sluiting en archiefbewerking. Blijkbaar is dit gebaseerd op het Lexicon van Nederlandse archieftermen.26 In die terminologie is selectie als een van de werk- zaamheden van het ordenen aangemerkt, net als in het commentaar op de Archiefwet 1918 van de hand van Fruin, waarin staat dat 'zo mogelijk tot orde ning, en dus schifting, der archieven te worden overgegaan.'27 Schifting als algemene aanduiding voor waardering, selectie èn verwijdering? Het lijkt er wel op, gezien ook het gebruik van dit woord door G.W.A. Panhuyzen: 'dat hij [de archivaris, HW] een wetenschappelijk verantwoorde schifting aan brengt in de massale hoeveelheden aan archiefbescheiden, en dat hij daarbij niet louter in negatieve zin de beslist waardeloze stukken ter vernietiging afzondert, maar tevens en vooral de beslist wezenlijk waardevolle bescheiden opspoort en alleen deze ter blijvende bewaring in de archiefbewaarplaats afzondert'.28 Hoe het ook zij, met de Nederlandse Archiefterminologie in de hand leren we dat selectie is gericht op het beperken van de omvang van het archief door onbelang rijke stukken daaruit te verwijderen.29 Welke stukken belangrijk zijn en welke niet, daar gaat de terminologie vanzelfsprekend niet op in. Negentiende-eeuwse wortels In relatie tot de overbrenging verwijst de Nederlandse Archiefterminologie30 ondermeer naar de Handleiding van Muller, Feith en Fruin. Daarin staat alleen dat het van belang is stukken over te dragen omdat anders het gevaar bestaat dat door administraties 'om ruimte te verkrijgen, [oud archief] zal worden vernietigd zonder sorteering en zonder onderscheiding'.31 Met 'sorteering' doelen de auteurs op (aspecten van) de 'ordening'. In het midden van de negentiende eeuw wordt naast 'vernietiging' ook de term 'opruiming' gebruikt.32 'Opruiming', als ware het een voorjaarsschoonmaak, werd gebruikt in de zin van 'verscheuring en onbruikbaar maken' van de archief stukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen.33 Het verscheurde en onbruikbaar gemaakte papier werd overigens toen nog verkocht, wat aanleiding was voor menig dispuut. Omdat hier niet altijd sprake is van het gebruik van beide termen (vernietiging en opruiming) als synoniemen, lijkt het er op dat dit 'opruimen' in betekenis dicht in de buurt komt van het 'verwijderen', 'verwij deren' in de zin van 'vernietigen' öf 'overbrengen'. Daarnaast was het 'schudden van archieven' blijkbaar ook een term om selectiewerkzaamheden mee aan te duiden.34 WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 23 R. Fruin, De archiefwet 1918, derde stuk. (Alphen aan den Rijn, 1929), p. 6 e.v. Met de wetswijziging van 14 mei 1928 is aan dit interpretatieverschil een einde gekomen, ten gunste van het stoffelijk vernietigen van de drager. 24 Een en ander op grond van ondermeer de volgende wetten (AmvB's en lagere regelgeving niet meegeno men): artikelen D 3a en D 8 Kieswet; artikel 25 Paspoortwet; artikelen 38b en 48b Politiewet 1993; artikel 5 Rijkswet administratieve bijstand douane; artikelen 36 en 38 Wet bescherming persoonsgegevens; artikelen, 81, 82, 114a en 129 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; artikel 79 Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; artikelen 43, 44 en 49 Wet op de inlichtingen- en veilig heidsdiensten 2002; artikelen 6, 7,7a, 9 en 10 Wet op de justitionele documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag; artikelen 10, 13a, 13b 22 en 24 Wet Politieregisters (stand november/december 2003). 25 Zoals in het tweede lid van artikel 14 van de Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza BZK: De verwijdering geschiedt door het personeelsdossier over te dragen aan de afdeling Bibliotheek en Archief Vergelijk de betekenis van verwijderen in de Wet bescherming persoons gegevens, waarbij door Ketelaar is gesteld dat 'het voorschrift persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk, nog niet meteen [betekent] dat persoonsgegevens vernietigd moeten of mogen worden Ketelaar, Archiefrecht, D2-41 (september 2000). 26 Lexicon, in nummer 6 Ordenen. 60 HANS WAALWIJK EEN BOUWSTEEN VOOR DE TOREN VAN BABEL 27 R. Fruin, De Archiefwet 1918, eerste stuk. (Alphen aan den Rijn, 1919), p. 27. 28 'Verslag van de zes en zestigste algemene vergadering [van de vereniging van archivarissen in Nederland], Toespraak van de voorzitter [G.W.A Panhuyzen], in: Nederlands Archievenblad 1958-1959, jaargang 63, p. 7. 29 Nederlandse Archiefterminologie, nummer 116. 30 Nederlandse Archief terminologie, nummer 111. 31 S. Muller Fz, J.A. Feith, R. Fruin Th.Az., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. (Groningen, 19202), 14. Facsimile uitgave in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898. (Hilversum, 1998). 32 Zie hiervoor bijvoorbeeld de verhandeling over de vernietiging van archiefbescheiden van de gemeente Pernis in 1859. R. Fruin, De gestie van Dr. R.C. Bakhuizen van den Brink als archivaris des Rijks 1854-1865. Hoofdzakelijk uit zijne ambtelijke correspondentie toegelicht ('s-Gravenhage, 1926), p. 131 en p. 144. 33 Bijvoorbeeld in het 'Opruimingsbesluit 1846' voor archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer. Dit besluit is als bijlage opgenomen in H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selektie en vernietiging van Archiefbescheiden ('s-Gravenhage, 1985). 34 Met dank aan Henny van Schie die mij op het gebruik van deze term attendeerde. 61

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 32