ruilt Booms in voor belangrijke maatschappelijke processen en gebeurtenissen,
sociale verbanden en maatschappelijke taken. Is eenmaal de maatschappelijke
kaart uitgetekend, dan is aan te geven wie belangrijke archiefvormers zijn en
waarom. De waarde ligt niet besloten in de inhoud van documenten, waarde
wordt ontleend aan theoretische noties over wat maatschappelijk van belang is,
noties die archivarissen moeten zien te verbinden met archieven.
In Canada is de invloed van deze denkbeelden te bespeuren in het selectiebeleid
dat de National Archives de laatste twaalf jaar, sinds begin jaren negentig, hebben
ontwikkeld. Op de website wordt uitgelegd hoe deze instelling selectie en
acquisitie aanpakt. Welke keuzen worden gemaakt ten bate van de vaderlandse
geschiedenis en het collectieve geheugen? Wanneer zijn archiefbescheiden de
moeite waard, voor wie zijn ze waardevol en waarom? Welke archieven verdienen
voorrang en waarom? Het doel van het selectiebeleid is 'to choose significant
and sufficient recorded evidence from Offices of Primary Interest. This recorded
evidence should most succinctly reflect, in the best recording medium, the
impact of the function or program on Canadians and the public's interaction
with the function or program.'80 De archivaris, de bij wet aangewezen persoon, is
de deskundige bij uitstek om de documentaire nalatenschap van zijn tijd veilig te
stellen.
Voor overheidsarchieven op nationaal niveau is de strategie die door de NA wordt
gevolgd om archieven in huis te halen macro-selectie,81 Macro-selectie is gericht
op het documenteren van het beleid en de besluiten van de overheid, op de
uitvoering en uitwerking van het beleid en op de wisselwerking tussen overheid
en burgers. De strategie geldt voor alle overheidsorganen die vallen onder de
National Archives of Canada Act 1987.82 Binnen onderscheiden maatschappelijke
domeinen - wetenschap en technologie, openbare orde en veiligheid, kunst en
cultuur, landbouw en industrie, buitenlandse handel, etc. - opereren tal van
overheidsinstellingen en zijn gemandateerde taken en verantwoordelijkheden
aan te wijzen. Alleen de instelling die een sleutelrol vervult in een bepaald
domein, the Office of Primary Interest, komt in aanmerking voor verwerving.
OPI staat voor de administratieve eenheid waar de beste archiefbescheiden zijn te
vinden. Welke instelling de OPI kan worden genoemd van een domein of func-
tiegebied, is voorwerp van grondig onderzoek.
Het selectiebeleid van de NA wordt dan ook uitgevoerd aan de hand van een
onderzoekagenda. Niet de archiefbescheiden zelf zijn voorwerp van onderzoek,
maar de taken en functies van een archiefvormer (functional analysis). Het
onderzoek houdt tevens een beoordeling in van de organisatiecultuur van de
betreffende instelling, van het archiveringssysteem en van de relatie met de
burger. Het belang van een archiefvormer wordt aan het eind van het onderzoek
getoetst door een beoordeling van de archiefbescheiden: is de veronderstelling
juist of onjuist dat OPI de spil is in een bepaald domein? Het beoordelen van de
archiefbescheiden maakt dus uitdrukkelijk deel uit van het onderzoek. Het is de
laatste en beslissende stap.
In het beleid van de NA is de hand te herkennen van Terry Cook, die in zijn
theoretisch werk het herkomstbeginsel heeft omgewerkt tot een functioneel her-
komstbeginsel (functional provenance): 'Priority is given to the creator, not the
record, and provenance is rooted in the conceptual act of creation rather than
the physical artefact of the record eventually created.'83 Een terugkerend thema
bij Cook is zijn uitgesproken kritiek op de traditionele, etatistische benadering
van selectie waarin door archivarissen de meeste aandacht wordt toebedeeld aan
overheidsarchieven. 'Do we use the power entrusted to us by society to reflect its
broad spectrum of human memory or do we privilege the official narratives of
the state and the powerful in society?'84 Cook keert zich tegen de rol van de
archivaris als verlengstuk van de overheid en verwijst de zogenaamde onpartijdig
heid van de archivaris naar het rijk der fabelen. Er rust een grote sociale verant
woordelijkheid op de schouders van archivarissen bij het waarderen en selecteren
van archieven. 'We archivists are literally co-creating archives. We are making
history. We are exercising power over memory.'85
In zijn woorden is het Canadese macro-selectiebeleid gebaseerd op, onder meer,
de volgende uitgangspunten86:
Selectie veronderstelt een actieve houding van de archivaris en een planmati
ge aanpak.
Criteria voor beoordeling dienen vooraf te zijn geëxpliciteerd.
Het mogelijk gebruik door een latere onderzoeker - informational values -
is niet het eerste waar een archivaris zich druk over moet maken.
De archivaris beoordeelt de context van ontstaan en het gebruik van de
archiefbescheiden.
De grondslag van het waardeoordeel moet expliciet staan beschreven; alleen
dan is consistente uitvoering te bereiken.
Waarderen blijft hoe dan ook een subjectieve aangelegenheid: 'the archivist
in the present is constructing the past that the future will know'.87
Het doen en laten van archivarissen bij waarderen en selecteren moet worden
vastgelegd. Het is ingewikkeld, het publieke belang van selectie is groot en
rekenschap afleggen derhalve gerechtvaardigd.
Macro-selectie in Nederland
Bij verschijnen van de handleiding van Van Meerendonk, in 1985, stond het
openbaar archief in Nederland op de drempel van een nieuwe Archiefwet. Eén
van de vernieuwingen die het veld met deze nieuwe wet te wachten stond, de
verkorting van de overbrengingstermijn van overheidsarchieven van vijftig naar
twintig jaar, is - op rijksniveau - aanleiding geweest voor het ontwikkelen van een
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
80 Appraisal Methodology: macro-appraisal and functional analysis - Part A: concepts and theory
http://www.collectionscanada.ca
81 Voor overbrenging naar de National Archives komt ca. 1 in aanmerking, schrijft Ian E. Wilson
National Archivist, Canada) The fine art of destruction (seminar Ottawa, 2000), in te zien op
http://www.collectionscanada.ca
82 Het verzamelbeleid van de NA is ruim: tekstdocumenten, gegevensbestanden, digitaal archief, foto's,
kaarten en tekeningen, beeld en geluid, documentaire kunst etc.. Naast overheidsarchieven verwerft NA
archieven uit de particuliere sector. In de Canadese traditie gaat deze brede culturele benadering terug
tot de negentiende eeuw, uit de tijd van de oprichting van NA. Cf. Ian Wilson 'A noble dream: the origins
50
AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN
of the Public Archives of Canada', in: Tom Nesmith (ed.) Canadian archival studies and the rediscovery
of provenance, (N.J., 1993), pp. 61-84.; Wilfred I. Smith 'Total Archives: the Canadian experience', in:
Nesmith, pp. 133-150.
83 Cook, 'Mind over matter', elders in dit jaarboek.
84 Cook 'Beyond the screen', p. 10.
85 Terry Cook, 'Macro-appraisal and functional analysis: documenting governance rather than government',
Journal of the Society of Archivists, Vol. 25, No. 1 (2004), pp. 5-18.
86 Cook, 'Macro-appraisal', pp. 6-7
87 Cook, 'Macro-appraisal', p. 7.
51