functionering van het orgaan moeten altijd worden bewaard, dat is de kern. Wat
daarbuiten verder nog meer in aanmerking komt voor bewaren, is te beoordelen
naar administratief en historisch belang.
De door De Vey Mestdagh geopperde macro-selectie (avant la lettre), beoordeling
en selectie van archiefvormers, komt men in de handleiding van Van
Meerendonk niet tegen. Het onderwerp is de selectie op het niveau van de
stukken. De grondslag voor de beoordeling van de archiefbescheiden van een
overheidsorgaan is de plaats van het orgaan in het totale overheidsbouwwerk, de
functie van het orgaan en de taken en bevoegdheden. Dit onderzoek levert het
fundament voor selectie. Het kan helpen voorkomen 'dat het onmogelijk is
geworden de functie van de instelling en de hoofdlijn van de uitvoering van haar
werkzaamheden te reconstrueren'.68 De algemene categorieën voor de kern van
een overheidsarchief - Van Meerendonk brengt er zeven in kaart - vermelden
vier categorieën voor te bewaren:
1) Stukken betreffende wetgeving.
2) Stukken kenmerkend voor het beleid van het archiefvormend orgaan en
de invloed daarop van anderen.
3) Representatieve voorbeelden van de gewone taakuitvoering en
de normale administratieve procedures.
4) Stukken waarin ambtshalve handelingen of gegevens uit andere
bescheiden zijn samengevat.
De gewone uitvoering van overheidstaken kan overwegend worden vernietigd
en in geval van bijzondere omstandigheden dienen de categoriën te worden aan
gepast.69
Het ongemakkelijke gevoel dat archivarissen telkens opnieuw bekruipt wanneer
zij over historisch belang komen te spreken, raakt ook de auteur van deze hand
leiding, Van Meerendonk, niet geheel kwijt: dat laat zich niet in regels vangen.70
Beoordeling van het historisch belang is in elk geval teamwerk en géén zaak van
de archivaris alleen. De archivaris - in veel gevallen zelf iemand met een
geschiedkundige achtergrond - zal de mening van belangengroepen moeten
peilen, hij moet de belanghebbenden laten meedenken. 'Het vernietigingsvraag-
stuk moet worden opgelost door het bijeenbrengen van de kennis omtrent de
materie en de verwerkingsbehoefte van de latere gebruiker.'71 Het wettelijk
voorgeschreven driehoeksoverleg kan daarin voorzien. 'Van de kennis van de
administratie moet hij gebruik maken. Met de wensen van de onderzoeker moet
hij op de hoogte zijn of zien te komen.'72
De geringe aandacht in de Handleiding voor buitenlandse opvattingen verant
woordt Van Meerendonk met een verwijzing naar de geheel eigen wetgeving en
verhoudingen in ons land.73 Hij signaleert dat de onderlinge verschillen tussen
landen groot zijn; aanknopingspunten ziet hij niet direct. Van Meerendonk
meent bijvoorbeeld dat Schellenberg te veel verantwoordelijkheid in de handen
van de archivaris legt bij het bepalen van de blijvende waarde van de stukken,
hetgeen hij afwijst. Het Nederlandse systeem is volgens Van Meerendonk beter:
'Wij prijzen ons gelukkig met het driehoeksoverleg, dat overeenkomstig de
Algemene richtlijnen alle betrokkenen inschakelt.'74
Het beeld van de samenleving en het idee van de macro-selectie75
Het vraagstuk van waarderen en selectie, in het bijzonder het waarderen en de
selectie van overheidsarchieven, is voorwerp van (internationale) discussie sinds
ongeveer midden jaren tachtig.76 In die discussie speelt onder meer de Duitse
archivaris Hans Booms een stimulerende rol.77 Zijn opvattingen - in de
Angelsaksische wereld bekend geraakt na 19 8 778 - staan aan het begin van de
Canadese richting van macro-selectie van overheidsarchieven en van de
documentation strategy.79 Het belang van Booms' inbreng is gelegen in zijn poging
te benoemen waarom archieven bewaard blijven, wat beogen wij er mee? Het is
niet alleen aan archivarissen om daar een antwoord op te geven, zo beweert
Booms, het is een publieke zaak. Hij voerde het denken over waarderen, appraisal,
daarmee in een andere richting. Het gaat niet om het beeld van de archiefvor
mende instelling (taken, werkzaamheden), het gaat niet om de inhoud (en de
toekomstige onderzoeker), het gaat in de eerste plaats om het beeld van de samen
leving dat archieven bewaren. Belangrijke overheidsorganen Sante-Rohr-modell)
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
68 Van Meerendonk, Handleiding, p. 54.
69 Van Meerendonk, Handleiding, p. 92.
70 Van Meerendonk, Handleiding, p. 61-64.
71 Van Meerendonk, Handleiding, p. 63.
72 Van Meerendonk, Handleiding, p. 63.
73 Van Meerendonk, Handleiding, p. 137-141.
74 Van Meerendonk, Handleiding, p. 139.
75 Ontwikkelingen op het gebied van waardering en selectie zijn in de volgende paragrafen tot enkele hoofd
zaken beperkt. Buiten beeld blijft bijvoorbeeld de manier van werken bij het NA te Australië: functional
analysis, de basis van een instrument voor het ontwerpen en beheren van een archiefsysteem, DIRKS, in
relatie tot het (nationale) selectiebeleid zou een afzonderlijke uiteenzetting vergen.
Zie http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html.
Recente ontwikkelingen in de UK zijn evenmin in deze beschouwing betrokken.
Zie http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/selection/appraisal.htm.
76 Bibliography on appraisal Prepared by the ICA Committee on Appraisal (draft 2004). www.ica.org
De eerste ideologie-kritische noten dateren overigens van begin jaren zeventig; zie Cook in dit jaarboek over
F. Gerald Ham. Kritiek op de traditionele methoden kwam ook van David Bearman. Hij neemt in Archival
Methods (Pittsburgh, 1989) selectie op de schop en verwerpt de geldigheid van value als selectieinstrument:
methodologisch onbruikbaar gelet op de enorme hoeveelheid archiefbescheiden. Zie eerder, voetnoot
Bearman stelt voor om risk-management technieken toe te passen. Daar is tegenin gebracht dat dergelijke
technieken misschien zijn te hanteren wanneer het gaat om bedrijfsarchieven, maar dat archiefdiensten,
48
AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN
met een culturele taak belast, daar niet mee uit de voeten kunnen: 'How would an archivist calculate the
risk of culturall loss to society should a particular piece of information be destroyed?', Frank Boles and
Julia Marks Young, Archival Appraisal (New York, 1991), p. 13.
77 Hans Booms 'Gesellschaftsordnung und Uberlieferungsbildung. Zur Problematik archivarischer
Quellenbewertung', Archivalische Zeitschrift 68 (1972), pp. 3-40. Booms stond destijds aan het hoofd van
het Bundesarchiv in de BRD.
78 'Society and the formation of documentary heritage: issues in the appraisal of archival sources',
Archivaria 24 (Summer 1987), pp. 25-33.
79 Documentation strategy behelst een planmatige aanpak van verwerving en selectie van archieven en andere
(documentaire informatie-) objecten. Het kan worden beschouwd als een aanvulling op acquisitie en
selectie. De strategie gaat uit van samenwerking tussen diverse belanghebbenden uit de culturele
erfgoedsector: archieven, historische verenigingen, historische musea, bibliotheken Het vergt onderzoek:
organisaties en sleutelfiguren in een maatschappelijke sector, rond een bepaald onderwerp, of in een
bepaald geografisch gebied e.d. moeten in kaart worden gebracht. Documentation strategy is er op uit te
analyseren en beoordelen wat gedocumenteerd dient te worden in de (lokale) samenleving om vervolgens
gericht instellingen te adviseren en aan te sporen om eigen werkzaamheden te archiveren en documen
teren. 'The analytical nature of the documentation strategy is its focus on a thorough definition of docu
mentation needs before any actual records have been examined.' Richard J. Cox Documenting localities.
A practical model for American archivists and manuscript curators (London, 1999), p. 79. Zie voorts
H.W. Samuels, Varsity letters documenting modern colleges and universities (London, 1998); Richard J. Cox,
'Archivists confront a changing world: documentation strategies, the reformulation of archival appraisal,
and the possibilities of multi-disciplinary cooperation', American Archival Analysis: the recent development of
the archival profession in the United States. (London, 1993), pp. 291-303; en Cook in dit jaarboek.
49