functionering van het orgaan moeten altijd worden bewaard, dat is de kern. Wat daarbuiten verder nog meer in aanmerking komt voor bewaren, is te beoordelen naar administratief en historisch belang. De door De Vey Mestdagh geopperde macro-selectie (avant la lettre), beoordeling en selectie van archiefvormers, komt men in de handleiding van Van Meerendonk niet tegen. Het onderwerp is de selectie op het niveau van de stukken. De grondslag voor de beoordeling van de archiefbescheiden van een overheidsorgaan is de plaats van het orgaan in het totale overheidsbouwwerk, de functie van het orgaan en de taken en bevoegdheden. Dit onderzoek levert het fundament voor selectie. Het kan helpen voorkomen 'dat het onmogelijk is geworden de functie van de instelling en de hoofdlijn van de uitvoering van haar werkzaamheden te reconstrueren'.68 De algemene categorieën voor de kern van een overheidsarchief - Van Meerendonk brengt er zeven in kaart - vermelden vier categorieën voor te bewaren: 1) Stukken betreffende wetgeving. 2) Stukken kenmerkend voor het beleid van het archiefvormend orgaan en de invloed daarop van anderen. 3) Representatieve voorbeelden van de gewone taakuitvoering en de normale administratieve procedures. 4) Stukken waarin ambtshalve handelingen of gegevens uit andere bescheiden zijn samengevat. De gewone uitvoering van overheidstaken kan overwegend worden vernietigd en in geval van bijzondere omstandigheden dienen de categoriën te worden aan gepast.69 Het ongemakkelijke gevoel dat archivarissen telkens opnieuw bekruipt wanneer zij over historisch belang komen te spreken, raakt ook de auteur van deze hand leiding, Van Meerendonk, niet geheel kwijt: dat laat zich niet in regels vangen.70 Beoordeling van het historisch belang is in elk geval teamwerk en géén zaak van de archivaris alleen. De archivaris - in veel gevallen zelf iemand met een geschiedkundige achtergrond - zal de mening van belangengroepen moeten peilen, hij moet de belanghebbenden laten meedenken. 'Het vernietigingsvraag- stuk moet worden opgelost door het bijeenbrengen van de kennis omtrent de materie en de verwerkingsbehoefte van de latere gebruiker.'71 Het wettelijk voorgeschreven driehoeksoverleg kan daarin voorzien. 'Van de kennis van de administratie moet hij gebruik maken. Met de wensen van de onderzoeker moet hij op de hoogte zijn of zien te komen.'72 De geringe aandacht in de Handleiding voor buitenlandse opvattingen verant woordt Van Meerendonk met een verwijzing naar de geheel eigen wetgeving en verhoudingen in ons land.73 Hij signaleert dat de onderlinge verschillen tussen landen groot zijn; aanknopingspunten ziet hij niet direct. Van Meerendonk meent bijvoorbeeld dat Schellenberg te veel verantwoordelijkheid in de handen van de archivaris legt bij het bepalen van de blijvende waarde van de stukken, hetgeen hij afwijst. Het Nederlandse systeem is volgens Van Meerendonk beter: 'Wij prijzen ons gelukkig met het driehoeksoverleg, dat overeenkomstig de Algemene richtlijnen alle betrokkenen inschakelt.'74 Het beeld van de samenleving en het idee van de macro-selectie75 Het vraagstuk van waarderen en selectie, in het bijzonder het waarderen en de selectie van overheidsarchieven, is voorwerp van (internationale) discussie sinds ongeveer midden jaren tachtig.76 In die discussie speelt onder meer de Duitse archivaris Hans Booms een stimulerende rol.77 Zijn opvattingen - in de Angelsaksische wereld bekend geraakt na 19 8 778 - staan aan het begin van de Canadese richting van macro-selectie van overheidsarchieven en van de documentation strategy.79 Het belang van Booms' inbreng is gelegen in zijn poging te benoemen waarom archieven bewaard blijven, wat beogen wij er mee? Het is niet alleen aan archivarissen om daar een antwoord op te geven, zo beweert Booms, het is een publieke zaak. Hij voerde het denken over waarderen, appraisal, daarmee in een andere richting. Het gaat niet om het beeld van de archiefvor mende instelling (taken, werkzaamheden), het gaat niet om de inhoud (en de toekomstige onderzoeker), het gaat in de eerste plaats om het beeld van de samen leving dat archieven bewaren. Belangrijke overheidsorganen Sante-Rohr-modell) WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 68 Van Meerendonk, Handleiding, p. 54. 69 Van Meerendonk, Handleiding, p. 92. 70 Van Meerendonk, Handleiding, p. 61-64. 71 Van Meerendonk, Handleiding, p. 63. 72 Van Meerendonk, Handleiding, p. 63. 73 Van Meerendonk, Handleiding, p. 137-141. 74 Van Meerendonk, Handleiding, p. 139. 75 Ontwikkelingen op het gebied van waardering en selectie zijn in de volgende paragrafen tot enkele hoofd zaken beperkt. Buiten beeld blijft bijvoorbeeld de manier van werken bij het NA te Australië: functional analysis, de basis van een instrument voor het ontwerpen en beheren van een archiefsysteem, DIRKS, in relatie tot het (nationale) selectiebeleid zou een afzonderlijke uiteenzetting vergen. Zie http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html. Recente ontwikkelingen in de UK zijn evenmin in deze beschouwing betrokken. Zie http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/selection/appraisal.htm. 76 Bibliography on appraisal Prepared by the ICA Committee on Appraisal (draft 2004). www.ica.org De eerste ideologie-kritische noten dateren overigens van begin jaren zeventig; zie Cook in dit jaarboek over F. Gerald Ham. Kritiek op de traditionele methoden kwam ook van David Bearman. Hij neemt in Archival Methods (Pittsburgh, 1989) selectie op de schop en verwerpt de geldigheid van value als selectieinstrument: methodologisch onbruikbaar gelet op de enorme hoeveelheid archiefbescheiden. Zie eerder, voetnoot Bearman stelt voor om risk-management technieken toe te passen. Daar is tegenin gebracht dat dergelijke technieken misschien zijn te hanteren wanneer het gaat om bedrijfsarchieven, maar dat archiefdiensten, 48 AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN met een culturele taak belast, daar niet mee uit de voeten kunnen: 'How would an archivist calculate the risk of culturall loss to society should a particular piece of information be destroyed?', Frank Boles and Julia Marks Young, Archival Appraisal (New York, 1991), p. 13. 77 Hans Booms 'Gesellschaftsordnung und Uberlieferungsbildung. Zur Problematik archivarischer Quellenbewertung', Archivalische Zeitschrift 68 (1972), pp. 3-40. Booms stond destijds aan het hoofd van het Bundesarchiv in de BRD. 78 'Society and the formation of documentary heritage: issues in the appraisal of archival sources', Archivaria 24 (Summer 1987), pp. 25-33. 79 Documentation strategy behelst een planmatige aanpak van verwerving en selectie van archieven en andere (documentaire informatie-) objecten. Het kan worden beschouwd als een aanvulling op acquisitie en selectie. De strategie gaat uit van samenwerking tussen diverse belanghebbenden uit de culturele erfgoedsector: archieven, historische verenigingen, historische musea, bibliotheken Het vergt onderzoek: organisaties en sleutelfiguren in een maatschappelijke sector, rond een bepaald onderwerp, of in een bepaald geografisch gebied e.d. moeten in kaart worden gebracht. Documentation strategy is er op uit te analyseren en beoordelen wat gedocumenteerd dient te worden in de (lokale) samenleving om vervolgens gericht instellingen te adviseren en aan te sporen om eigen werkzaamheden te archiveren en documen teren. 'The analytical nature of the documentation strategy is its focus on a thorough definition of docu mentation needs before any actual records have been examined.' Richard J. Cox Documenting localities. A practical model for American archivists and manuscript curators (London, 1999), p. 79. Zie voorts H.W. Samuels, Varsity letters documenting modern colleges and universities (London, 1998); Richard J. Cox, 'Archivists confront a changing world: documentation strategies, the reformulation of archival appraisal, and the possibilities of multi-disciplinary cooperation', American Archival Analysis: the recent development of the archival profession in the United States. (London, 1993), pp. 291-303; en Cook in dit jaarboek. 49

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 26