Schellenberg, een speciaal soort van records.56 De overheid beheert records omdat
zij die nodig heeft ter ondersteuning van haar eigen werk, maar dat gegeven op
zich maakt een record nog niet tot archiefstuk.57 Archief, dat zijn alleen die
records die worden uitverkoren en overgebracht voor permanente bewaring,
bestemd voor ander gebruik dan waarvoor zij oorspronkelijk zijn gemaakt.
In een bespreking van het boek van Schellenberg laat Jenkinson zijn afkeuring
merken over de Amerikaanse definitie van archief.58 Voor Jenkinson - en de
Engelse praktijk - zijn alle records archiefbescheiden. Het gaat bij archiefbeschei
den, zowel actuele currentals niet-actuele (noncurrent)om procesgebonden
informatie. 'A document which may be said to belong to the class of Archives is
one which was drawn up or used in the course of an administrative or executive
transaction (whether public or private) of which itself formed apart; and
subsequently preserved in their own custody for their own information by the person
or the persons responsible for that transaction and their legitimate successors.'59
Het feit dat archiefbescheiden voor andere doeleinden kunnen worden gebruikt
dan waarvoor zij zijn gemaakt, zoals Schellenberg beklemtoont, behoort niet tot
het wezen van een archiefstuk en kan dan ook niet in een definitie van archief
worden opgenomen. Wat archief daarentegen wèl is, wordt bepaald door een
analyse van de stukken (context, betrouwbaarheid en authenticiteit), niet
door het achtereenvolgende gebruik dat er van kan worden gemaakt. Selectie
op-z'n-amerikaans brengt met reuzensprongen het schrikbeeld naderbij van het
archief als een willekeurige verzameling documenten, zo vreest Jenkinson,
hetgeen ten koste gaat van de integriteit van het geheel en ten koste van de
kwaliteit van het archief als evidence.60
Schellenberg heeft met zijn opvattingen over archief en richtlijnen voor selectie
de weg bereid voor een nogal exclusieve aandacht voor het hergebruik en de
informatiewaarde van archiefdocumenten. Met name in de V.S. verloren tal van
navolgers de nuances en veelzijdigheid van de richtlijnen van hun leermeester uit
het oog. Met de latere onderzoeker voor ogen, werd de richting van waarderen en
selecteren veel meer bepaald door inhoudelijke overwegingen, de informatie-
waarde, dan door formele criteria, de juridische en politieke bewijswaarde.61
Deze benadering heeft onder archivarissen zowel waardering gevonden als tot
een kloof geleid die nog steeds niet is overbrugd. Inhoud of context? Memory of
evidence? Cook wijst op het feit dat fervente neo-Jenkinsonians geneigd zijn de
grenslijnen in de levensfasen van records en archief, en daarmee de afstand
tussen archivaris en records-manager, in stand te houden. De archivaris in het
kielzog van Jenkinson houdt zich nog steeds het liefst verre van selectie - dat zou
46
immers inhouden dat waarde wordt toegekend aan de inhoud -, maar wenst wel
eisen te stellen aan de archiefvorming om er voor te zorgen 'that all records
created bear the properties of good evidence as demanded by classical archival
theory'.62
De Nederlandse positie 1962-1985
De selectiepraktijk in Nederland kenmerkte zich vóór 1970 door een formele
benadering die uitgaat van de organisatiestructuur en de functies van een over
heidsorgaan, zo vatte in 1962 De Vey Mestdagh de ervaringen van zijn collega's
samen.63 Hij geeft er de naam aan van organisch-functioneel motief, een criterium
dat volgens collega vakgenoten meer gewicht in de schaal legt dan het subjectieve
historische motief. De gevolgde werkwijze beoordeelt de (blijvende) waarde van
archiefbescheiden naar de positie van een afdeling in de administratieve hiërar
chie, de functies van de betreffende afdeling en het karakter van de activiteiten
die uit een functie voortvloeien.
Na een beknopt samenvattend overzicht gaat De Vey Mestdagh nog een stap
verder. In het spoor van het Sante-Rohr-model stelt hij voor om overheidsorga
nen te schiften en de archieven van bepaalde categorieën van overheidsorganen
uit te sluiten van overbrenging. Beoordeling en selectie van archiefvormers
zouden vooraf moeten gaan aan een beoordeling en selectie van archiefbeschei
den. Een dergelijke keuze weegt de graad van autonomie van een overheids
orgaan, de mate van zelfstandige beslissingsmacht, het belang van de opgedragen
taken en de juridische en historische draagwijdte en betekenis van de geleverde
prestaties.64 'Deze selectie, vereist een grondige bestudering en kennis van
overheidsinstellingen, van hun functies en bevoegdheden, van hun geschiedenis
en van hun huidige plaats in het gehele bestuursapparaat.'65 Dit type onderzoek,
de bestudering van de geschiedenis van bestuursinstellingen, ligt bij uitstek op
het werkterrein van een archivaris, aldus De Vey Mestdagh.
In een notendop schetste De Vey Mestdagh hier de contouren van selectie op een
hoger, algemener niveau: beoordeling en selectie van archiefvormers.
Vijftien jaar na de studiedagen te Woudschoten van 1970, eerder genoemd, ver
scheen voor het eerst een uitvoerige handleiding voor selectie en vernietiging van
overheidsarchieven, een publikatie die voortkwam uit een opdracht van de
VAN.66 De handleiding behandelt in 21 paragrafen de motieven voor vernietigen,
de voorwaarden, de maatstaven voor vernietigen en de maatstaven voor niet-
vernietigen.67 Archiefbescheiden betreffende de doelstelling, de organisatie en de
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
56 Ontleend aan op de Records Disposal Act of the US Government 1943 (44 U.S. Code 366-80).
57 Schellenberg, Modern archives, p. 14.
58 Hilary Jenkinson, Selected writings of Sir Hilary Jenkinson (Gloucester, 1980), pp. 339-342. (Reprint 2003,
SAA Archival Classics Series). Jenkinson richt zijn pijlen op de principles uit de titel van het boek. Cf.
Luciana Duranti, 'The concept of appraisal and archival theory', the American Archivist 57 (Spring 1994),
pp. 328-344.
59 Jenkinson, Manual, p. 11.
60 Cf. Trevor Livelton, Archival theory, records, and the public (London, 1996), pp. 63-92. Naar mijn oordeel
verloor Jenkinson hierbij uit het oog dat Schellenberg de integrity of records als kwaliteitseis formuleerde.
Zie Schellenberg, Modern archives p. 15.
61 Wat overigens niets zegt over de omvang van te bewaren archief. Het vernietigingspercentage van archief
afkomstig van de federale overheid is geschat op 99 Kolsrud, 'The evolution', p. 40.
AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN
62 In 'Beyond the Screen: The Records Continuum and Archival Cultural Heritage', p. 7. - paper delivered
at the Australian Society of Archivist Conference, Melbourne, 18 August 2000
(http://www.archivists.org.au) - noemt Terry Cook als navolgers van Jenkinson Luciana Duranti en
Terry Eastwood. Zie bijvoorbeeld Luciana Duranti, 'The thinking on appraisal of electronic records:
its evolution, focuses, and future directions', JANUS 1997.2, p. 64.
63 J.H. de Vey Mestdagh, 'Archiefselectie in de loop der tijden', Nederlands Archievenblad 66 (1962), pp. 66-82.
64 De Vey Mestdagh, 'Archiefselectie', p. 80.
65 De Vey Mestdagh, 'Archiefselectie', p. 80.
66 Van Meerendonk, Handleiding. De overheid krijgt in deze handleiding alle aandacht: slechts dertien
bladzijden (117-129) wijdt de auteur aan archieven van particuliere personen en instellingen.
67 Van Meerendonk, Handleiding, hfdst. 1.
47