Archivarissen dienden vroeg in overleg te treden en samen te werken met de administratie om zich een oordeel te vormen over selectie, om de overdracht naar semi-statisch en statisch archief te regelen en om vernietiging volgens schema te laten uitvoeren. Voortaan stond de levensloop van archief, waarin records achtereenvolgende fasen doorlopen - van ontstaan, gebruik, slapend bestaan naar eindbestemming - model voor overheidsinstellingen. De bekend ste vertegenwoordiger van de Amerikaanse richting - waarmee ik hier de benadering aanduid van de National Archives voor selectie van archieven van de federale overheid - is T. R. Schellenberg. In de jaren vijftig legde hij de ideeën vast over selectie en de praktijk zoals gegroeid in de twee decennia van het bestaan van de National Archives.45 Een archivaris in de V.S. was in de eerste plaats historicus, daarna pas archi varis.46 Aan archivistische opvattingen ontleend aan middeleeuwse documenten had Schellenberg geen boodschap.47 Wat kon hij daar ook mee aanvangen, gelet op de enorme omvang en complexiteit van hedendaagse records en gelet op de geregelde reorganisaties van grote overheidsinstellingen? Vooral dat eerste, de enorme omvang, leidde er toe het aspect van selectie voor permanente bewaring in te sluiten in een definitie van archief, archives: 'those records of any public or private institutions which are adjudged worthy of permanent preservation for reference or research purposes and which have been deposited or have been selected for deposit in an archival institution Public archives, then, have two types of values: the primary value to their originating agency and the secondary values to their agencies and to non-government users.'48 De records van een overheidsinstelling hebben allereerst waarde voor de archief vormer zelf, primary values. Voor de vormende organisatie, andere overheids instellingen en voor het publiek kunnen records eveneens waarde hebben, secundary values. Deze laatste zijn verder te onderscheiden in evidential values en informational values. Het onderscheid is analytisch, de twee aspecten sluiten elkaar niet wederzijds uit.49 Evidential values betreffen de waarde van informatie over de organisatie en haar functioneren. 'An accountable government should certainly preserve some minimum of evidence on how it was organized and how it functioned, in all its numerous and complex parts.'50 Volgens Schellenberg zijn dergelijke records van eminent belang voor de overheid zelf, voor onderzoekers en voor aankomende bestuursambtenaren. De keuze voor bewaren op grond van evidential values staat los van de vraag of deze records in de toekomst worden gebruikt. Dat is niet rele vant, aldus Schellenberg. Aan de orde is een belangenloze keuze van archiefbe scheiden die het handelen van de federale overheid openbaar (kunnen) maken. Het bepalen van evidential values kon volgens Schellenberg objectief worden uitgevoerd: voor een analyse van en inzicht in de organisatie e.d. zijn methoden voorhanden en een archivaris is daarin degelijk geschoold. Het begint met een overzicht van het gehele archief van een organisatie (de hiërarchie van de diensten, de betrekkingen tussen de afdelingen e.d.). Archivarissen beoordelen records vanuit het gezichtspunt van ontstaan: de context van ontstaan dient bekend te zijn. Zonder context is de betekenis van de informatie in de records duister. Stukken die voor langdurige of permanente bewaring worden geselecteerd vanwege de inhoud, informational values, bevatten informatie over personen, objecten, gebeurtenissen. Het gaat hier dus uitdrukkelijk niet om de informatie over de vormende organisatie, maar juist over geheel andere zaken. Die informa- tiewaarden zijn heel wat gecompliceerder te achterhalen en worden, om te beginnen, aan de hand van drie criteria getest. (1) Uniqueness: is de informatie in de records uniek, vergeleken met andere bronnen binnen en buiten de federale overheid? Is de informatie in de records uniek, vergeleken met andere archief vormers (bewaarniveau) (2) Form: in welke vorm is de informatie in het document gepresenteerd? Is de vorm van het document te hanteren? (3) Importance betreft de vraag waarop het antwoord altijd discutabel zal zijn: hoe belangrijk is de inhoud? De term die Schellenberg voor deze lastige maatstaf gebruikt, imponderable matters, lijkt op het 'lichtelijk verbijsterend ideaal' waarmee Fockema Andrea ooit het historisch motief als bewaarbelang besprak.54 Schellenberg legt de beoordeling van importance bij archivarissen-specialisten die goed zijn ingevoerd in specifieke onderzoekterreinen, deskundigen derhalve die de ontwikkelingen in het wetenschappelijk onderzoek op de voet dienen te volgen.52 Controverse Archives en records zijn in de Amerikaanse opvatting gescheiden.53 De definitie van records bevat elementen die in de Europese traditie - Schellenberg verwijst naar Muller, Feith en Fruin, naar Jenkinson, Eugenio Casanova - zijn geschaard onder de definitie van archief: 'all books, papers, maps, photographs, or other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received by any public or private institution in pursuance of its legal obligations or in connection with the transaction of its proper business and preserved or appropriate for preservation by that institution or its legitimate successor as evidence of its functions, policies, decisions, procedures, operations or other activities or because of the informational value of the data contained therein.'54 De definitie van archief die in de Verenigde Staten ingang heeft gevonden, wijkt af van het begrip in de meeste Europese landen.55 Archiefstukken zijn, volgens WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN 45 Modern archives: principles and techniques, (Melbourne, 1956). 46 In tal van landen huldigen archivarissen, veelal opgeleid als historicus, deze beroepsopvatting. Recent is in Duitsland een discussie verwant aan dit onderwerp nieuw leven ingeblazen. Cf. Robert Kretzschmar, Archivwissenschaft als Historische Hilfswissenschaft: Schnittstelle zur Forschung, lezing in te zien op www.lad-bw.de. 47 Schellenberg, Modern archives, p. 15. 48 Schellenberg Modern archives, p. 16. 49 De ideeën van Schellenberg zijn in Nederland pas goed doorgedrongen in de jaren negentig van de vorige eeuw, vooral dankzij historicus Paul Klep die de gelijkwaardigheid van de beide waarden bepleit. Zie verderop. 50T.R. Schellenberg, 'The appraisal of modern records', Bulletin number 8 (1956). Te vinden op de website van NARA, bij Archives Library Information Center (ALIC). http://www.archives.gov/ 44 AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN 51 S.J. Fockema Andrea, 'Regels voor vernietiging van nieuwe archiefbestanddelen', Nederlands Archievenblad 52 (1947/1948), pp. 43-45. 52 In zijn voorwoord tot Schellenberg - Bulletin (1956) - omschreef de archivaris van de V.S. het zo: is familiar with the total research sources and needs of the field in which he is working'. Elizabeth Lockwood beschrijft in 'Imponderable matters: the influence of new trends in history on appraisal at the National Archives', the American Archivist Vol 53 nr. 3 (Summer 1990) hoe dat bij het NARA (Washington) in z'n werk gaat. 53 Te vergelijken met Duitsland: Schriftgut en Archivgut. Angelika Menne-Haritz, Schlusselbegriffe der Archivterminologie (Marburg, 1999), p. 44 en 88. 54 Schellenberg, Modern archives, p. 16. 55 Cf. E. Posner, Archives in the ancient world (Chicago - reissue, 2003), pp. 4-5. 45

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 24