Archivarissen dienden vroeg in overleg te treden en samen te werken met de
administratie om zich een oordeel te vormen over selectie, om de overdracht
naar semi-statisch en statisch archief te regelen en om vernietiging volgens
schema te laten uitvoeren. Voortaan stond de levensloop van archief, waarin
records achtereenvolgende fasen doorlopen - van ontstaan, gebruik, slapend
bestaan naar eindbestemming - model voor overheidsinstellingen. De bekend
ste vertegenwoordiger van de Amerikaanse richting - waarmee ik hier de
benadering aanduid van de National Archives voor selectie van archieven van de
federale overheid - is T. R. Schellenberg. In de jaren vijftig legde hij de ideeën vast
over selectie en de praktijk zoals gegroeid in de twee decennia van het bestaan
van de National Archives.45
Een archivaris in de V.S. was in de eerste plaats historicus, daarna pas archi
varis.46 Aan archivistische opvattingen ontleend aan middeleeuwse documenten
had Schellenberg geen boodschap.47 Wat kon hij daar ook mee aanvangen, gelet
op de enorme omvang en complexiteit van hedendaagse records en gelet op de
geregelde reorganisaties van grote overheidsinstellingen? Vooral dat eerste, de
enorme omvang, leidde er toe het aspect van selectie voor permanente bewaring
in te sluiten in een definitie van archief, archives: 'those records of any public or
private institutions which are adjudged worthy of permanent preservation for
reference or research purposes and which have been deposited or have been
selected for deposit in an archival institution Public archives, then, have
two types of values: the primary value to their originating agency and the
secondary values to their agencies and to non-government users.'48
De records van een overheidsinstelling hebben allereerst waarde voor de archief
vormer zelf, primary values. Voor de vormende organisatie, andere overheids
instellingen en voor het publiek kunnen records eveneens waarde hebben,
secundary values. Deze laatste zijn verder te onderscheiden in evidential values en
informational values. Het onderscheid is analytisch, de twee aspecten sluiten
elkaar niet wederzijds uit.49
Evidential values betreffen de waarde van informatie over de organisatie en haar
functioneren. 'An accountable government should certainly preserve some
minimum of evidence on how it was organized and how it functioned, in all its
numerous and complex parts.'50 Volgens Schellenberg zijn dergelijke records van
eminent belang voor de overheid zelf, voor onderzoekers en voor aankomende
bestuursambtenaren. De keuze voor bewaren op grond van evidential values staat
los van de vraag of deze records in de toekomst worden gebruikt. Dat is niet rele
vant, aldus Schellenberg. Aan de orde is een belangenloze keuze van archiefbe
scheiden die het handelen van de federale overheid openbaar (kunnen) maken.
Het bepalen van evidential values kon volgens Schellenberg objectief worden
uitgevoerd: voor een analyse van en inzicht in de organisatie e.d. zijn methoden
voorhanden en een archivaris is daarin degelijk geschoold. Het begint met een
overzicht van het gehele archief van een organisatie (de hiërarchie van de
diensten, de betrekkingen tussen de afdelingen e.d.). Archivarissen beoordelen
records vanuit het gezichtspunt van ontstaan: de context van ontstaan dient
bekend te zijn. Zonder context is de betekenis van de informatie in de records
duister.
Stukken die voor langdurige of permanente bewaring worden geselecteerd
vanwege de inhoud, informational values, bevatten informatie over personen,
objecten, gebeurtenissen. Het gaat hier dus uitdrukkelijk niet om de informatie
over de vormende organisatie, maar juist over geheel andere zaken. Die informa-
tiewaarden zijn heel wat gecompliceerder te achterhalen en worden, om te
beginnen, aan de hand van drie criteria getest. (1) Uniqueness: is de informatie
in de records uniek, vergeleken met andere bronnen binnen en buiten de federale
overheid? Is de informatie in de records uniek, vergeleken met andere archief
vormers (bewaarniveau) (2) Form: in welke vorm is de informatie in het
document gepresenteerd? Is de vorm van het document te hanteren? (3)
Importance betreft de vraag waarop het antwoord altijd discutabel zal zijn: hoe
belangrijk is de inhoud? De term die Schellenberg voor deze lastige maatstaf
gebruikt, imponderable matters, lijkt op het 'lichtelijk verbijsterend ideaal'
waarmee Fockema Andrea ooit het historisch motief als bewaarbelang besprak.54
Schellenberg legt de beoordeling van importance bij archivarissen-specialisten
die goed zijn ingevoerd in specifieke onderzoekterreinen, deskundigen derhalve
die de ontwikkelingen in het wetenschappelijk onderzoek op de voet dienen te
volgen.52
Controverse
Archives en records zijn in de Amerikaanse opvatting gescheiden.53 De definitie
van records bevat elementen die in de Europese traditie - Schellenberg verwijst
naar Muller, Feith en Fruin, naar Jenkinson, Eugenio Casanova - zijn geschaard
onder de definitie van archief: 'all books, papers, maps, photographs, or other
documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or
received by any public or private institution in pursuance of its legal obligations
or in connection with the transaction of its proper business and preserved or
appropriate for preservation by that institution or its legitimate successor as
evidence of its functions, policies, decisions, procedures, operations or other
activities or because of the informational value of the data contained therein.'54
De definitie van archief die in de Verenigde Staten ingang heeft gevonden, wijkt
af van het begrip in de meeste Europese landen.55 Archiefstukken zijn, volgens
WAARDERINGSTHEORIE EN ONTWIKKELING VAN WAARDERINGSMETHODEN EN -STRATEGIEËN
45 Modern archives: principles and techniques, (Melbourne, 1956).
46 In tal van landen huldigen archivarissen, veelal opgeleid als historicus, deze beroepsopvatting. Recent
is in Duitsland een discussie verwant aan dit onderwerp nieuw leven ingeblazen. Cf. Robert Kretzschmar,
Archivwissenschaft als Historische Hilfswissenschaft: Schnittstelle zur Forschung, lezing in te zien op
www.lad-bw.de.
47 Schellenberg, Modern archives, p. 15.
48 Schellenberg Modern archives, p. 16.
49 De ideeën van Schellenberg zijn in Nederland pas goed doorgedrongen in de jaren negentig van de vorige
eeuw, vooral dankzij historicus Paul Klep die de gelijkwaardigheid van de beide waarden bepleit.
Zie verderop.
50T.R. Schellenberg, 'The appraisal of modern records', Bulletin number 8 (1956). Te vinden op de website
van NARA, bij Archives Library Information Center (ALIC). http://www.archives.gov/
44
AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN
51 S.J. Fockema Andrea, 'Regels voor vernietiging van nieuwe archiefbestanddelen', Nederlands Archievenblad
52 (1947/1948), pp. 43-45.
52 In zijn voorwoord tot Schellenberg - Bulletin (1956) - omschreef de archivaris van de V.S. het zo: is
familiar with the total research sources and needs of the field in which he is working'. Elizabeth Lockwood
beschrijft in 'Imponderable matters: the influence of new trends in history on appraisal at the National
Archives', the American Archivist Vol 53 nr. 3 (Summer 1990) hoe dat bij het NARA (Washington)
in z'n werk gaat.
53 Te vergelijken met Duitsland: Schriftgut en Archivgut. Angelika Menne-Haritz, Schlusselbegriffe der
Archivterminologie (Marburg, 1999), p. 44 en 88.
54 Schellenberg, Modern archives, p. 16.
55 Cf. E. Posner, Archives in the ancient world (Chicago - reissue, 2003), pp. 4-5.
45