De kunst van het weglaten* 'Certain things always need to be forgotten for any cognitive system to work. There is no way of paying full attention to everything. Mary Douglas Inleiding Ruimte- en kostenbesparing zijn alleszins geldige redenen om de omvang van een archief in te dammen, met kennis van zaken, dat spreekt voor zich. Toch is het is niet alleen de kwantiteit die selectie van archief noodzakelijk maakt, de kwaliteit van het archief heeft er baat bij. Toegankelijk houden en de band met de context van ontstaan bewaren - daar draait het uiteindelijk om. Vanuit archivistische invalshoek is het belangrijkste argument, dat het verwijderen van archiefstukken nodig is om de zaken in de hand te houden. Ballast verhindert namelijk het zicht op wat er is en op wat belangrijk is om blijvend te bewaren. Zowel voor de organi satie als voor latere onderzoekers levert het inperken van archief voordelen op, de gebruiker dreigt anders om te komen in de overvloed. Eenvoudig is selectie niet, verre van dat. Het vergt moed om archief te waarderen en selecteren. Vernietigen van informatie mag geen gat slaan in geheugen. Archi varissen zouden een voorbeeld kunnen nemen aan Pieter Bos, de maker van de beroemde schoolatlas. Bos durfde gaten te laten vallen: niet alles kan op de kaart. Lege plekken vergroten de overzichtelijkheid en de bruikbaarheid van de kaart. Voor archivarissen zou Bos' benadering neerkomen op de vraag: 'wat kan weg zonder schade te doen aan de informatierijkdom van een archief?' Tegelijk is een beoordeling van diepte en kwaliteit van de overblijvende informatie van groot belang. Gaan archivarissen inderdaad zo te werk? Is deze benadering te herken nen in de selectiepraktijk van archivarissen? Waardoor laten zij zich leiden bij een beslissing archiefbescheiden te bewaren of te vernietigen? En is het alleen aan archivarissen voorbehouden om zich te buigen over dit keuzeprobleem? Opruimen, verscheuren en onbruikbaar maken In Het nieuwe registratuurstelsel bij de gemeente-administratiën, een publikatie van bijna honderd jaar geleden, nam J.A. Zaalberg een paragraaf op onder de titel 'Vernietiging van stukken'. De gehele paragraaf, genummerd 19, omvat niet meer dan één regel: 'Waardelooze stukken moeten worden vernietigd'.1 Het bieden van houvast is niet direct het sterke punt van deze onbekommerde richt lijn van Zaalberg. De auteur liet in het midden wie zich mag uitspreken over de vraag welke stukken waardeloos zijn en wat het etiket waardeloos inhoudt, maar stelde ongetwijfeld impliciet de (concept)vernietigingslijsten voor gemeentelijke administratiën ten voorbeeld. De eerste gemeentelijke vernietigingslijst dateert vanl908.2 Het werken met lijsten voor het jaarlijks opruimen van archiefstukken is bij de rijksoverheid voor het eerst geregeld voor de Algemene Rekenkamer, in 36 1846.3 Het ministerie van Binnenlandse Zaken volgde vanaf 1871 een systeem van periodieke vernietiging van gemerkte stukken.4 Richtlijnen voor het provin ciaal bestuur dateren van 1896.5 Richtte Zaalberg (1908) zich op stukken van jonge datum, nog berustende bij de administratie, Muller, Feith en Fruin schreven hun Handleiding (1898) ten behoeve van het ordenen en beschrijven van (afgesloten) archief dat zich in een archiefbewaarplaats bevindt. Vernietigen is voor het drietal een ondergeschikt onderwerp; bij voorkeur moest men zich daar nimmer aan wagen. Tenslotte gaat het er om archieven, eenmaal overgebracht, zorgvuldig te bewaren. Indien het vraagstuk zich toch zou voordoen beslisse steeds het gezond verstand en vernietige men niets zonder advies van deskundigen'.6 Reeds enkele jaren na het verschijnen van de Handleiding spraken archivarissen zich wél uit over de noodzaak tot 'zorgvuldige schifting'. De toename van de massa beschreven papieren, vooral in de tweede helft van de negentiende eeuw, en de gebrekkige voorzieningen op lokaal niveau deden vragen rijzen over de toekomst van het archief bij gemeenten. De vrees dat vroeg of laat al die massa' s papieren geruisloos naar zolder zouden verdwijnen, in de vergetelheid raken en worden verwaarloosd, bracht de beroepsvereniging van archivarissen (VAN) in beweging. Het VAN-bestuur dringt er in 1905 bij de minister van Binnenlandse Zaken op aan om gemeenten met een richtlijn de weg te wijzen bij de periodieke opruiming van het archief. Het voorstel van de VAN ging vergezeld van een concept-lijst van de jaarlijks te vernietigen stukken en lag aan de basis van de eerste gemeentelijke vernietigingslijst van 1908.7 Het zou nog tot 1918 duren vooraleer de wetgever meer duidelijkheid bood over het verwijderen van archiefstukken 'welke niet noodig geoordeeld worden langer dan zekeren tijd bewaard te worden'. Archiefwet 1918 art. 5 schreef voor dat een algemene maatregel van bestuur zou regelen wie bevoegd was om te beslissen over vernietiging van archiefstukken, ongeacht of deze waren overgebracht in de archiefbewaarplaats of nog berustten onder de administratie. De vaststelling van lijsten werd niet verplicht gesteld. De AMvB (KB 7 oktober 1919 Stb 596) bepaal de dat op twee wijzen tot vernietiging kan worden overgegaan: voor provincie, gemeente en waterschap zijn - of komen - lijsten beschikbaar, de administratie op rijksniveau is verplicht advies omtrent vernietiging in te winnen bij de aangewezen rijksarchivaris. Ruim twintig jaar later signaleerde Graswinckel dat de laatstgenoemde werk wijze inefficiënt is en ten koste gaat van uniformering.8 Wanneer het persoonlijk inzicht van de betrokken archivarissen de doorslag geeft, kan dat leiden tot AGNES E.M. JONKER AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN Peter Horsman, Eric Ketelaar en Paul Klep dank ik voor hun opmerkingen bij een eerdere versie van dit artikel. 1 Amsterdam, 1908, p. 25. 2 R. Fruin, De Archiefwet 1918. Eerste Stuk (Alphen aan den Rijn, 1919), p. 27. 3 H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selektie en vernietiging van archiefbescheiden ('s-Gravenhage, 1985), p. 17 en bijlage II. 4 Van Meerendonk, Handleiding, p. 18. 5 Van Meerendonk, Handleiding, p. 19. 6 Par. 33. P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998), p. 64. Uit het voorbeeld dat op deze uit spraak volgt, is op te maken dat met 'deskundigen' in de eerste plaats aan juristen (recht of bewijs) wordt gedacht. 7 Van Meerendonk, Handleiding, pp. 19-20. 8 D.P.M. Graswinckel, 'Vernietiging van archieven. Voordracht 26 October 1940', Nederlandsch Archievenblad 48 (1940-1941), pp. 19-33. 37

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2004 | | pagina 20