De kunst van het weglaten*
'Certain things always need to be forgotten for any cognitive system to work.
There is no way of paying full attention to everything.
Mary Douglas
Inleiding
Ruimte- en kostenbesparing zijn alleszins geldige redenen om de omvang van een
archief in te dammen, met kennis van zaken, dat spreekt voor zich. Toch is het is
niet alleen de kwantiteit die selectie van archief noodzakelijk maakt, de kwaliteit
van het archief heeft er baat bij. Toegankelijk houden en de band met de context
van ontstaan bewaren - daar draait het uiteindelijk om. Vanuit archivistische
invalshoek is het belangrijkste argument, dat het verwijderen van archiefstukken
nodig is om de zaken in de hand te houden. Ballast verhindert namelijk het zicht
op wat er is en op wat belangrijk is om blijvend te bewaren. Zowel voor de organi
satie als voor latere onderzoekers levert het inperken van archief voordelen op, de
gebruiker dreigt anders om te komen in de overvloed.
Eenvoudig is selectie niet, verre van dat. Het vergt moed om archief te waarderen
en selecteren. Vernietigen van informatie mag geen gat slaan in geheugen. Archi
varissen zouden een voorbeeld kunnen nemen aan Pieter Bos, de maker van de
beroemde schoolatlas. Bos durfde gaten te laten vallen: niet alles kan op de kaart.
Lege plekken vergroten de overzichtelijkheid en de bruikbaarheid van de kaart.
Voor archivarissen zou Bos' benadering neerkomen op de vraag: 'wat kan weg
zonder schade te doen aan de informatierijkdom van een archief?' Tegelijk is een
beoordeling van diepte en kwaliteit van de overblijvende informatie van groot
belang. Gaan archivarissen inderdaad zo te werk? Is deze benadering te herken
nen in de selectiepraktijk van archivarissen? Waardoor laten zij zich leiden bij
een beslissing archiefbescheiden te bewaren of te vernietigen? En is het alleen
aan archivarissen voorbehouden om zich te buigen over dit keuzeprobleem?
Opruimen, verscheuren en onbruikbaar maken
In Het nieuwe registratuurstelsel bij de gemeente-administratiën, een publikatie van
bijna honderd jaar geleden, nam J.A. Zaalberg een paragraaf op onder de titel
'Vernietiging van stukken'. De gehele paragraaf, genummerd 19, omvat niet
meer dan één regel: 'Waardelooze stukken moeten worden vernietigd'.1 Het
bieden van houvast is niet direct het sterke punt van deze onbekommerde richt
lijn van Zaalberg. De auteur liet in het midden wie zich mag uitspreken over de
vraag welke stukken waardeloos zijn en wat het etiket waardeloos inhoudt, maar
stelde ongetwijfeld impliciet de (concept)vernietigingslijsten voor gemeentelijke
administratiën ten voorbeeld. De eerste gemeentelijke vernietigingslijst dateert
vanl908.2 Het werken met lijsten voor het jaarlijks opruimen van archiefstukken
is bij de rijksoverheid voor het eerst geregeld voor de Algemene Rekenkamer, in
36
1846.3 Het ministerie van Binnenlandse Zaken volgde vanaf 1871 een systeem
van periodieke vernietiging van gemerkte stukken.4 Richtlijnen voor het provin
ciaal bestuur dateren van 1896.5
Richtte Zaalberg (1908) zich op stukken van jonge datum, nog berustende bij de
administratie, Muller, Feith en Fruin schreven hun Handleiding (1898) ten
behoeve van het ordenen en beschrijven van (afgesloten) archief dat zich in een
archiefbewaarplaats bevindt. Vernietigen is voor het drietal een ondergeschikt
onderwerp; bij voorkeur moest men zich daar nimmer aan wagen. Tenslotte gaat
het er om archieven, eenmaal overgebracht, zorgvuldig te bewaren. Indien het
vraagstuk zich toch zou voordoen beslisse steeds het gezond verstand en
vernietige men niets zonder advies van deskundigen'.6
Reeds enkele jaren na het verschijnen van de Handleiding spraken archivarissen
zich wél uit over de noodzaak tot 'zorgvuldige schifting'. De toename van de
massa beschreven papieren, vooral in de tweede helft van de negentiende eeuw,
en de gebrekkige voorzieningen op lokaal niveau deden vragen rijzen over de
toekomst van het archief bij gemeenten. De vrees dat vroeg of laat al die massa' s
papieren geruisloos naar zolder zouden verdwijnen, in de vergetelheid raken en
worden verwaarloosd, bracht de beroepsvereniging van archivarissen (VAN) in
beweging. Het VAN-bestuur dringt er in 1905 bij de minister van Binnenlandse
Zaken op aan om gemeenten met een richtlijn de weg te wijzen bij de periodieke
opruiming van het archief. Het voorstel van de VAN ging vergezeld van een
concept-lijst van de jaarlijks te vernietigen stukken en lag aan de basis van de
eerste gemeentelijke vernietigingslijst van 1908.7
Het zou nog tot 1918 duren vooraleer de wetgever meer duidelijkheid bood over
het verwijderen van archiefstukken 'welke niet noodig geoordeeld worden langer
dan zekeren tijd bewaard te worden'. Archiefwet 1918 art. 5 schreef voor dat een
algemene maatregel van bestuur zou regelen wie bevoegd was om te beslissen
over vernietiging van archiefstukken, ongeacht of deze waren overgebracht in de
archiefbewaarplaats of nog berustten onder de administratie. De vaststelling van
lijsten werd niet verplicht gesteld. De AMvB (KB 7 oktober 1919 Stb 596) bepaal
de dat op twee wijzen tot vernietiging kan worden overgegaan: voor provincie,
gemeente en waterschap zijn - of komen - lijsten beschikbaar, de administratie
op rijksniveau is verplicht advies omtrent vernietiging in te winnen bij de
aangewezen rijksarchivaris.
Ruim twintig jaar later signaleerde Graswinckel dat de laatstgenoemde werk
wijze inefficiënt is en ten koste gaat van uniformering.8 Wanneer het persoonlijk
inzicht van de betrokken archivarissen de doorslag geeft, kan dat leiden tot
AGNES E.M. JONKER
AGNES E.M. JONKER DE KUNST VAN HET WEGLATEN
Peter Horsman, Eric Ketelaar en Paul Klep dank ik voor hun opmerkingen bij een eerdere versie van dit
artikel.
1 Amsterdam, 1908, p. 25.
2 R. Fruin, De Archiefwet 1918. Eerste Stuk (Alphen aan den Rijn, 1919), p. 27.
3 H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selektie en vernietiging van archiefbescheiden ('s-Gravenhage, 1985),
p. 17 en bijlage II.
4 Van Meerendonk, Handleiding, p. 18.
5 Van Meerendonk, Handleiding, p. 19.
6 Par. 33. P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het
ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998), p. 64. Uit het voorbeeld dat op deze uit
spraak volgt, is op te maken dat met 'deskundigen' in de eerste plaats aan juristen (recht of bewijs) wordt
gedacht.
7 Van Meerendonk, Handleiding, pp. 19-20.
8 D.P.M. Graswinckel, 'Vernietiging van archieven. Voordracht 26 October 1940', Nederlandsch Archievenblad
48 (1940-1941), pp. 19-33.
37